Virtual Meeting Concept in Business
Dalam bisnis melakukan sebuah meeting adalah sebuah hal yang biasa. Bahkan untuk sebuah perusahaan yang sedang berkembang terkadang meeting menjadi bagian rutin yang mana tidak hanya dilakukan di dalam kantor, namun bisa saja dilakukan di luar kota bahkan di luar negeri. Kebutuhan tersebut sudah pasti membutuhkan biaya yang tidak sedikit khususnya untuk biaya perjalanan dan akomodasi.
Namun dengan semakin berkembangnya teknologi, maka kebutuhan akan meeting kini bisa dengan lebih mudah dipenuhi tanpa terbatas ruang dan waktu yaitu dengan menggunakan virtual meeting.. Menurut Julia Young virtual meeting adalah sebuah kegiatan dimana semua peserta dari berbagai lokasi bergabung dalam waktu yang telah terlebih dahulu disepakati dengan menggunakan sebuah media seperti teleconference atau video conference.
Berdasarkan survei yang dilakukan oleh Travel Management Institute terhadap lebih dari 1.800 orang di perusahaan di seluruh dunia, menunjukkan bahwavirtual meeting yang paling populer dilakukan melalui konferensi video, pertemuan berbasis Web, dan telepresence produk dari Cisco.
Kegunaan virtual meeting menurut beberapa penelitian yang dilakukan oleh 3 perusahaan besar yaitu Accenture, Cisco dan Blommington memungkinkan perusahaan untuk melakukan penghematan secara signifikan khususnya dalam hal perjalanan bisnis.
Berikut adalah faktor – faktor yang mendukung suksesnya virtual meeting :
- Merencanakan agenda kegiatan.
Virtual meeting yang efectif cenderung singkat maksimal 90 menit saja. Dalam waktu yang singkat tersebut pastikan meeting sesuai dengan agenda kegiatan yaitu tetap fokus agar virtual meeting tetap poduktif. Selain itu dengan merencanakan agenda kegiatan, virtual meeting menjadi lebih terarah dimana komunikasi, pemecahan masalah, serta penyampaian ide – ide bisnis.
- Pemilihan teknologi yang efektif.
Ada berbagai jenis teknologi yang tersedia saat ini dimana media tersebutmendukung keterlibatan peserta agar tetap interaktif . Untuk mendapatkan hasil yang sesuai, sangat penting untuk mencocokkan teknologi sebagai fasilitator dari virtual meeting. Hal lain yang terpenting adalah kemampuan untuk menggunakan media tersebut. Pastikan bahwa media teknologi yang dipilih sesuai dengan kemampuan agar ketika virtual meeting berjalan semua fokus dan tidak terganggu karena terbatasnya kemampuan dalam menggunakan media teknologi selain itu pastikan teknologi yang dipilih mudah diakses oleh semua peserta, karena penelitian menunjukan bahwa 15 menit pertama habis terbuang akibat sulitnya akses ke media virtual meeting. Hal lainnya yang harus diperhatikan, kita juga harus menentukan lebih dari 1 pemilihan teknologi sebagai media virtual meeting dimana hal ini merupakan rencana cadangan jika ternyata saat virtual meeting berlangsung teknologi yang sudah disepakati susah untuk diakses.
- Mempersiapkan peserta.
Faktor yang ke 3 untuk kesuksesan sebuah virtual meeting adalah peserta. Pastikan bahwa agenda serta media yang digunakan sudah diinformasikan sebelum virtual meeting dilakukan. Hal ini diperuntukan agar semua peserta dapat mempersiapkan diri sehingga virtual meeting menjadi efisien, produktif dan menarik.
- Menjaga agar peserta fokus dan interaktif selama virtual meeting.
Berikut adalah beberapa cara agar peserta tetap fokus dan interaktif saat virtual meeting berlangsung :
- Sebelum memulai rapatpastikan peserta untuk sudah dalam keadaan siap .
- Facilitator tidak terlalu lama berbasa basi.
- Tanyakan pendapat dari setiap peserta.
- Fokus pada peserta yang bertanya.
- Bagi sesi dengan jelas, kapan saat mendengarkan dan kapan saat bertanya.
- Mencatat semua pertanyaan serta jawabannya serta dirangkum dalam sebuah notulen meeting.
- Membangun kepercayaan.
Berawal dari pertemuan rapat den
Dalam bisnis melakukan sebuah meeting adalah sebuah hal yang biasa. Bahkan untuk sebuah perusahaan yang sedang berkembang terkadang meeting menjadi bagian rutin yang mana tidak hanya dilakukan di dalam kantor, namun bisa saja dilakukan di luar kota bahkan di luar negeri. Kebutuhan tersebut sudah pasti membutuhkan biaya yang tidak sedikit khususnya untuk biaya perjalanan dan akomodasi.
Namun dengan semakin berkembangnya teknologi, maka kebutuhan akan meeting kini bisa dengan lebih mudah dipenuhi tanpa terbatas ruang dan waktu yaitu dengan menggunakan virtual meeting.. Menurut Julia Young virtual meeting adalah sebuah kegiatan dimana semua peserta dari berbagai lokasi bergabung dalam waktu yang telah terlebih dahulu disepakati dengan menggunakan sebuah media seperti teleconference atau video conference.
Berdasarkan survei yang dilakukan oleh Travel Management Institute terhadap lebih dari 1.800 orang di perusahaan di seluruh dunia, menunjukkan bahwavirtual meeting yang paling populer dilakukan melalui konferensi video, pertemuan berbasis Web, dan telepresence produk dari Cisco.
Kegunaan virtual meeting menurut beberapa penelitian yang dilakukan oleh 3 perusahaan besar yaitu Accenture, Cisco dan Blommington memungkinkan perusahaan untuk melakukan penghematan secara signifikan khususnya dalam hal perjalanan bisnis.
Berikut adalah faktor – faktor yang mendukung suksesnya virtual meeting :
- Merencanakan agenda kegiatan.
Virtual meeting yang efectif cenderung singkat maksimal 90 menit saja. Dalam waktu yang singkat tersebut pastikan meeting sesuai dengan agenda kegiatan yaitu tetap fokus agar virtual meeting tetap poduktif. Selain itu dengan merencanakan agenda kegiatan, virtual meeting menjadi lebih terarah dimana komunikasi, pemecahan masalah, serta penyampaian ide – ide bisnis.
- Pemilihan teknologi yang efektif.
Ada berbagai jenis teknologi yang tersedia saat ini dimana media tersebutmendukung keterlibatan peserta agar tetap interaktif . Untuk mendapatkan hasil yang sesuai, sangat penting untuk mencocokkan teknologi sebagai fasilitator dari virtual meeting. Hal lain yang terpenting adalah kemampuan untuk menggunakan media tersebut. Pastikan bahwa media teknologi yang dipilih sesuai dengan kemampuan agar ketika virtual meeting berjalan semua fokus dan tidak terganggu karena terbatasnya kemampuan dalam menggunakan media teknologi selain itu pastikan teknologi yang dipilih mudah diakses oleh semua peserta, karena penelitian menunjukan bahwa 15 menit pertama habis terbuang akibat sulitnya akses ke media virtual meeting. Hal lainnya yang harus diperhatikan, kita juga harus menentukan lebih dari 1 pemilihan teknologi sebagai media virtual meeting dimana hal ini merupakan rencana cadangan jika ternyata saat virtual meeting berlangsung teknologi yang sudah disepakati susah untuk diakses.
- Mempersiapkan peserta.
Faktor yang ke 3 untuk kesuksesan sebuah virtual meeting adalah peserta. Pastikan bahwa agenda serta media yang digunakan sudah diinformasikan sebelum virtual meeting dilakukan. Hal ini diperuntukan agar semua peserta dapat mempersiapkan diri sehingga virtual meeting menjadi efisien, produktif dan menarik.
- Menjaga agar peserta fokus dan interaktif selama virtual meeting.
Berikut adalah beberapa cara agar peserta tetap fokus dan interaktif saat virtual meeting berlangsung :
- Sebelum memulai rapatpastikan peserta untuk sudah dalam keadaan siap .
- Facilitator tidak terlalu lama berbasa basi.
- Tanyakan pendapat dari setiap peserta.
- Fokus pada peserta yang bertanya.
- Bagi sesi dengan jelas, kapan saat mendengarkan dan kapan saat bertanya.
- Mencatat semua pertanyaan serta jawabannya serta dirangkum dalam sebuah notulen meeting.
- Membangun kepercayaan.
Berawal dari pertemuan rapat dengan tatap muka maka ketika diubah menjadi virtual meeting maka disini harus dibangun kepercayaan dengan peserta. Dalam hal ini komunikasi saat virtual meeting berlangsung merupakan kunci untuk tetap berhubungan dengan peserta dan juga tetap berupaya untuk menggunakan cara – cara interaktif dalam berkomunikasi.
Referensi :
http://en.wikipedia.org/wiki/Virtual_meeting
e-book : Manager Guide’s to Effective Meeting. Straibel, Barbara. J.
gan tatap muka maka ketika diubah menjadi virtual meeting maka disini harus dibangun kepercayaan dengan peserta. Dalam hal ini komunikasi saat virtual meeting berlangsung merupakan kunci untuk tetap berhubungan dengan peserta dan juga tetap berupaya untuk menggunakan cara – cara interaktif dalam berkomunikasi.
Referensi :
http://en.wikipedia.org/wiki/Virtual_meeting
e-book : Manager Guide’s to Effective Meeting. Straibel, Barbara. J.