Tools and Framework John Ward

Identifikasi Informasi Organisasi

Identidikasi informasi organisasi dapat dilakukan dengan memperoleh misi, visi. Objektif dan tujuan organisasi, identiifikasi faktor kunci keberhasilan (critical success faktor, CSF), dan memperoleh gambaran global struktur organisasi.

Menentukan visi, misi, organisasi

Dalam suatu organisasi, selalu mempunyai visi dan misi. Misi adalah tujuan atau penyebab mengapa suatu organisasi didirikan. Rumusan misi yang baik akan menggambarkan secara jelas tujuan dasar, sehingga dapat dibedakan dengan organisasi yang lain dalam arti keunikan  produk yang dihasilkan dan pasar yang dituju. Sedangkan visi atau pandangan ke depan organisasi menyangkut bentuk, keadaan atau wujud organisasi.

Menentukan Objektif, Tujuan Organisasi

Objektif adalah hasil suatu aktifitas yang diharapkan dapat dicapai dalam waktu tertentu. Objektif sedapat mungkin dinyatakan secara kuantitatif agar mudah diukur. Objektif harus merupakan hasil yang sesuai dengan misi organisasi. Perlu membedakan tujuan (goal) dan objektif (objective) yang kelihatannya sama, tetapi sebetulnya sangat beda. Tujuan adalah hal yang ingin dicapai dalam waktu yang tidak ditentukan. Sehingga semacam cita-cita dalam jangka panjang, sedangkan objektif adalah hal-hal yang direncanakan dicapai dalam jumlah tertentu dan waktu tertentu.

Identifikasi  CSF  (Critical  Success  Factor) Organisasi

Pada sutu organisasi, paling tidak ada dua alasan mengapa sebuah faktor dianggap sangat penting atau sangatkritis, yaitu: (1) memungkinkan untuk dijadikan faktor keuggulan bersaing (competitive advantage). Sebuah faktorinternal dapat dipilih menjadi CSF karena sangat penting bagi pencipta keunggulan bersaing bagi organisasi (perguruan tinggi) maupun pesaing; (2) menjadi persyaratan bisnis pokok (Basic business requiriment). Sebuah faktor internal dipilih menjadi CSF karena sangat penting, yaitu keberadaannya menjadi syarat minimal agar organisasi dapat tetap terus beroperasi.

Rumusan CSF sebaiknya tidak hanya didasarkan pada kondisi eksisting tetapi juga harus mempertimbangkan perubahan-perubahan lingkungan dimasa depan sebab CSF sangat ini mungkin saja berbeda dengan CSF di masa depan, karena lingkungan telah berubah. Oleh sebab itu CSF sebaiknya diperiksa kembali setelah didentifikasi isu-isu lingkungan yang strategis. Isu-isu tersebut tidak menutup kemungkinan bakal berubah CSF suatu perguruan tinggi, dan hendaknya team perumus CSF terdiri dari orang-orang yang sangat memahami bisnis eksisting dan perkembangan perubahan lingkungan dimasa depan sehingga walaupun tanpa analisis situasi yang formal masih dapat diperoleh CSF yang akurat. Untuk menentukan CSF dapat digunakan alat Bantu untuk menggali ide agar terindentifikasi CSF secara akutat yaitu: Membuat Daftar Internal Kunci – Fungsional, dan menggunakan Value Chain sebagai cara memandang secara sistematis serangkaian kegiatan yang dilakukan organisasi untuk memuaskan pelanggan yang dilayaninya.

Untuk mengidentifikasi faktor-faktor tersebut diatas dapat menggunakan Analisis PEST. Analisis PEST mempunyai kemampuan dalam mengenali dan mengevaluasi peluang dan ancaman eksternal, sehingga organisasi akan mampu mengembangkan visi dan misi sebagai dasar strategi yang tepat untuk mencapai sasaran jangka panjang. (2) Mengidentifikasi posisi organisasi terhadap pesaing dengan menggunakan Analisis BCG Matriks di mana masing-masing unit bisnis dipetakan menurut tingkat pertumbuhan pasar dan posisi bersaing relatif. (3) Setelah menempatkan berbagai bisnisnya ke matrik BCG organisasi harus memutuskan apakah portofolio bisnisnya sehat apa tidak.

Mengetahui Kebutuhan Informasi Dalam Proses Bisnis Organisasi

Untuk mengetahui kebutuhan informasi bisnis organisasi perlu dibuat ringkasan kebutuhan informasi yang berisi atau bersumber dari (1) aktivitas setiap bagian dalam value chain yang perlu diperbaiki atau dioptimalkan melalui pemanfaatan informasi internal organisasi yang lancar; (2) strategis bersaing dan memenangkan persaingan, misal meningkatkan daya tawar terhadap pemasok dan pembeli, dapat meninggikan peluang masuknya pemain baru, berhenti dari persaingan, atau berkonsentrasi di segmen pasar tertentu; (3) kemungkinan perubahan strategi dan proses bisnis.