Workshop Enterprise System, a True and Smart Business Integration

Dokumentasi Kegiatan

Pada tanggal 29 November 2024, telah diselenggarakan workshop berjudul “Enterprise System, a True and Smart Business Integration” yang menghadirkan pembicara Bapak Bayu Satya Wijaya dari PT Astra Honda Motor. Workshop ini dimoderatori oleh Ibu RA Dyah Wahyu Sukmaningsih, S.T., M.Kom., salah satu dosen dari School of Information Systems, dan diikuti oleh mahasiswa yang mengambil mata kuliah Enterprise Systems. Uniknya, Pak Bayu Satya merupakan alumni Binus University periode 2022, yang kini sukses berkarir di salah satu perusahaan besar di Indonesia.

Workshop dimulai dengan sesi ice breaking, di mana Pak Bayu Satya mengangkat contoh sebuah warung kecil yang menjual produk-produk familiar seperti tabung gas, galon air mineral (Aqua, LeMineral), dan produk kebutuhan sehari-hari lainnya. Beberapa pertanyaan menarik diajukan:

1. Ada berapa produk yang terlihat di warung tersebut?
2. Apakah produk tersebut dibuat sendiri oleh warung?
3. Apakah warung tersebut dapat dianggap sebagai enterprise?
4. Siapa saja stakeholder dari warung tersebut?

Jawaban atas pertanyaan-pertanyaan tersebut menegaskan bahwa meskipun dalam skala kecil, warung tersebut dapat dianggap sebagai enterprise karena memiliki elemen-elemen utama seperti input, process, dan output. Selain itu, dengan stakeholder seperti supplier produk, pelanggan, dan operator warung. Hal ini memberikan gambaran awal bahwa konsep enterprise tidak terbatas pada perusahaan besar saja, melainkan bisa diterapkan di berbagai skala usaha.

Menurut beliau, Enterprise adalah organisasi yang terdiri dari banyak elemen yang saling berinteraksi, memiliki input, proses, dan output. Sebagai perbandingan, PT Astra Honda Motor merupakan contoh enterprise dalam skala besar. Pak Bayu Satya juga menjelaskan bahwa sebuah sistem adalah kumpulan elemen yang saling berinteraksi dan mendukung untuk mencapai tujuan bersama. Sehingga, Enterprise System merupakan sistem yang terdiri dari modul-modul yang saling terintegrasi dengan sebuah database pusat, yang mendukung pengambilan keputusan (decision support system) dan proses bisnis secara keseluruhan.

Konsep Enterprise Resource Planning (ERP) juga dijelaskan secara rinci dengan merujuk pada gambar diagram sistem yang menunjukkan alur dari front-office (penjualan dan layanan) ke back-office (aplikasi keuangan, manufaktur, manajemen inventaris), hingga ke stakeholder utama seperti pelanggan dan pemasok. ERP memiliki banyak manfaat bagi bisnis, seperti yang dijelaskan oleh Pak Bayu yang terdiri dari:

1. Produktivitas: Meningkatkan efisiensi proses melalui otomatisasi.
2. Keamanan & Kepatuhan: Data lebih aman dengan redundansi dan perlindungan bawaan.
3. Aksesibilitas: Memberikan akses cepat ke informasi pelanggan dan data historis.
4. Informasi Terintegrasi: Data dari berbagai departemen tersimpan dalam satu lokasi.
5. Streamlining Process: Mempercepat proses dengan mengurangi tugas manual.
6. Mobilitas & Fleksibilitas: Mendukung kerja dari berbagai lokasi.
7. Analisis & Laporan: Membantu pengambilan keputusan berbasis data.
8. Kompetisi: Membantu perusahaan tetap unggul di pasar.

Enterprise Resource Planning (ERP) adalah inti dari Enterprise System. Pada awal kemunculannya, ERP hanya mencakup fungsi dasar seperti keuangan, inventarisasi, dan sumber daya manusia. Namun, pada tahun 2000-an, ERP mulai berkembang menjadi sistem yang lebih extended, mencakup:

• Business Intelligence (BI): Analisis data yang mendalam untuk mendukung keputusan strategis.
• Customer Relationship Management (CRM): Mengelola interaksi dengan pelanggan.
• Supply Chain Management (SCM): Optimalisasi rantai pasokan.
• E-Business: Mendukung transaksi bisnis secara digital.

Meskipun ERP sangat kuat, Pak Bayu menekankan bahwa tidak semua data perusahaan dapat dicakup oleh sistem ini. Beberapa modul, seperti CRM, sering kali berdiri sendiri tetapi tetap terintegrasi dengan ERP untuk sinkronisasi data. Dalam beberapa kasus, data yang besar disimpan di cloud untuk efisiensi.

Beliau membagikan pengalaman tentang bagaimana sistem ERP telah mengubah proses kerja di PT Astra Honda Motor. Pada masa lalu, tim akuntansi sering harus menginap di kantor untuk melakukan tutup buku, memvalidasi data, dan menyusun laporan keuangan. Proses ini memakan waktu 2-3 hari. Dengan penerapan ERP yang canggih, pekerjaan tersebut kini dapat diselesaikan dalam 1-3 jam, membuat tim untuk langsung melihat hasil akhir, baik di akhir bulan maupun akhir tahun.

Dalam workshop tersebut, juga menjelaskan perbedaan antara tiga software ERP utama:

• SAP: Digunakan oleh perusahaan besar, berbasis langganan, tanpa free trial, dengan jumlah pengguna lebih dari 50.000.
• Odoo: Open source, memiliki free trial, biaya mulai dari $15 per pengguna per bulan, cocok untuk perusahaan kecil dan menengah.
• Oracle: Menyediakan solusi SaaS, menawarkan free trial, dengan modul tambahan seperti Advanced Financial Controls.

PT Astra Honda Motor sendiri menggunakan solusi ERP berbasis B2E (Business to Employee), yang mendukung operasional karyawan secara langsung yang mengutamakan efisiensi dalam mendukung karyawan untuk meningkatkan produktivitas. Meskipun ERP telah menjadi solusi yang sangat efektif, masih ada ruang untuk pengembangan. Beberapa perusahaan menghadapi tantangan dalam integrasi aplikasi tambahan atau dalam mengelola data yang sangat besar. Teknologi berbasis cloud dan modular menjadi solusi untuk menghadapi tantangan ini.

Workshop ini memberikan wawasan mendalam tentang Enterprise Systems dan manfaatnya dalam menyederhanakan proses bisnis. Melalui pengalaman nyata Pak Bayu Satya di PT Astra Honda Motor, para mahasiswa mendapatkan gambaran bagaimana ERP menjadi fondasi penting dalam pengelolaan perusahaan, baik skala kecil maupun besar. Dengan adanya teknologi ini, perusahaan tidak hanya mampu meningkatkan efisiensi tetapi juga membuat keputusan yang lebih cepat dan tepat berbasis data.