School of Information Systems

Mengatasi Perlawanan terhadap Perubahan melalui Manajemen Perubahan

11 Oct 2023

Salah satu masalah utama dalam penerapan manajemen perubahan di suatu perusahaan adalah resistensi karyawan. Individu menolak perubahan karena mereka tidak mau berurusan dengan rasa sakit, kesedihan, kemarahan, dan kurang percaya diri yang ditimbulkannya. Bahkan perubahan positif, seperti promosi, bisa membuat stres setiap kali karyawan mencapai wilayah mereka sendiri yang belum dipetakan. Bahkan perubahan kecil mungkin memerlukan sedikit latihan, tetapi perubahan besar bisa sulit untuk diadaptasi. Sebagian besar karyawan menjadi terbiasa dengan operasi bisnis dari waktu ke waktu dan menentang perubahan jadwal normal mereka. Faktanya, menurut penelitian McKinsey & Company, 70% dari semua perubahan gagal. Hal ini terjadi karena berbagai alasan, seperti budaya disfungsional yang tidak sejalan dengan tujuan, masalah kepemimpinan, kurangnya keterlibatan dan dukungan, kurangnya komunikasi tentang visi yang kuat atau mengkomunikasikan visi yang buruk secara berlebihan, persaingan prioritas , pelatihan atau sumber daya yang tidak memadai, dll. 

Berbagai jenis perubahan memiliki berbagai tingkat dampak pada berbagai tingkat organisasi. Perubahan dalam operasi, misalnya, berdampak paling besar pada staf tingkat paling bawah, langsung di garis depan. Perubahan mungkin tidak diperhatikan oleh karyawan tingkat yang lebih tinggi, mengakibatkan kesulitan yang signifikan bagi siapa pun yang ingin menerapkan perubahan. Pergolakan politik, di sisi lain, memiliki dampak terbesar di tingkat tertinggi perusahaan. Ketika hal-hal berubah di puncak organisasi, karyawan di tingkat yang lebih rendah biasanya langsung menyadarinya. 

Kurt Lewin membuat salah satu upaya pertama untuk memahami proses manajemen perubahan pada tahun 1947. Lewin membuat dua pengamatan: pertama, bahkan ketika tujuan inisiatif disepakati secara luas, perubahan organisasi bertemu dengan oposisi keras. Kedua, meskipun upaya-upaya tampaknya mengatasi resistensi dan berhasil, mereka biasanya cepat berlalu, dengan struktur kembali ke keadaan semula dalam waktu singkat. Saat mencairkan organisasi, lebih baik fokus pada pengurangan kekuatan oposisi daripada peningkatan kekuatan perubahan., menurut penelitian Lewin. Tekanan perubahan yang meningkat, di sisi lain, sering menyebabkan perlawanan yang berlawanan baik pada tingkat organisasi maupun individu, yang menyebabkan peningkatan stres dan kecemasan organisasi. 

Reformasi organisasi terlalu sering berakhir dengan memenuhi standar tetapi gagal menghasilkan hasil yang diinginkan. Inilah yang terjadi ketika sebuah strategi didasarkan pada cara untuk menyelesaikannya, bukan keuntungannya. Mempersempit ketidakseimbangan antara kriteria serta hasil, target kinerja, dan alternatif atau bahkan keunggulan membutuhkan fokus pada individu-individu yang akan terkena dampak secara teratur oleh perubahan. Jika orang tidak merangkul dan menggunakan solusi, bagaimana mereka akan mendapat manfaat darinya? Dengan menggunakan manajemen perubahan, kesenjangan dapat dijembatani dengan mempersiapkan, memperlengkapi, dan mendukung individu saat individu menjalani periode transformasi untuk memanfaatkannya dalam pekerjaan sehari-hari. 

Mengabaikan aspek perubahan orang menimbulkan biaya dan risiko. Ketika adopsi dan penggunaan solusi diabaikan, orang hanya akan peduli dengan pencapaian spesifikasi teknis. Hal ini menghasilkan pengeluaran “RE” dari mendesain ulang, mengerjakan ulang, mengunjungi kembali, mengulang, melatih ulang, melakukan rescoping, dan, dalam beberapa situasi, mundur, seperti yang didefinisikan oleh Prosci. Jika aspek manusia dari perubahan tidak diantisipasi dan diselesaikan, hasilnya akan lebih tinggi keterlambatan dan pelepasan, penurunan kinerja, demoralisasi, dan karyawan yang tidak puas Klien juga dipengaruhi oleh keputusan perusahaan Manajemen perubahan membantu mengurangi kerentanan bisnis. 

Di sinilah manajemen perubahan berperan. Manajemen perubahan dapat membantu karyawan untuk memahami kebutuhan akan perubahan dan membimbing karyawan melalui perubahan tersebut, menjadikannya jauh lebih dapat ditanggung dan mengurangi stres. Salah satu metodologi prosci disebut model Prosci ADKAR, di mana karyawan dipandu oleh sistem untuk melalui perubahan dengan cara yang tidak terlalu membebani mental. Karyawan tidak menyadari pentingnya beradaptasi dengan perubahan atau bagaimana mencapainya dengan sukses, sehingga restrukturisasi perusahaan cenderung gagal. Orang-orang hanya memperhatikan sesuatu yang mungkin berubah. Pengambil keputusan seringkali tidak siap untuk melibatkan karyawan dalam perubahan dan mengidentifikasi kemungkinan oposisi. Model ADKAR mengatasi masalah tersebut dengan menyiapkan para pemimpin dengan strategi dan informasi yang diperlukan, bersama dengan karyawan dengan pengetahuan, inspirasi, dan kesempatan yang sesuai untuk mengakses transisi perusahaan dengan sukses. 

ADKAR adalah singkatan dari kesadaran, keinginan, pengetahuan, kemampuan dan penguatan. Ini adalah elemen yang akan diajarkan kepada setiap karyawan untuk memastikan mereka mampu menghadapi perubahan yang akan datang. Melalui Prosci ADKAR, setiap karyawan diberikan bimbingan secara individu agar mampu mempersiapkan diri menghadapi perubahan yang akan datang. Sistem ADKAR prosci akan memberikan panduan kepada karyawan untuk menyadari kebutuhan untuk berubah, sehingga memicu keinginan mereka untuk berubah. Mereka juga akan diberi informasi tentang cara berubah, kapasitas untuk memberlakukan kompetensi ideal, dan validasi untuk membantu mereka mempertahankan perubahan. Metode prosci lain yang dapat mengurangi resistensi perubahan disebut Prosci 3-Phase Process. Ini adalah cara menangani porsi perubahan karyawan yang terorganisir, dapat disesuaikan, dan dapat diulang. (Hiatt, Jeff, 2001). Ini bertindak sebagai penghubung penting dalam manajemen perubahan pribadi dan kolektif, memungkinkan pembuat keputusan untuk mengukur operasi manajemen perubahan sebagaimana diperlukan untuk membantu individu yang terkena dampak perubahan karena harus beralih ke penyesuaian ADKAR mereka. 

Ada tiga fase dari proses ini, pendekatan persiapan, mengelola perubahan, mempertahankan hasil. 

➔ Persiapkan pendekatan (Fase 1) 

Pendekatan Persiapan dirancang untuk menghadirkan transformasi menuju kesuksesan dengan mengembangkan rencana manajemen perubahan yang dipersonalisasi dan terukur yang memastikan pendanaan dan dedikasi yang diperlukan. Strategi Manajemen Perubahan adalah bagian dari proyek. Orang yang mempraktikkan perubahan bekerja melalui 3 tahap selama Fase 1 – Mempersiapkan Pendekatan: Menentukan Kesuksesan, Menentukan Dampak, dan Menentukan Pendekatan. Misi mereka adalah menemukan jawaban atas tiga pertanyaan kunci: 

  • Prestasi apa yang diinginkan?
  • Tugas apa yang harus dijalankan secara berbeda dan bagaimana caranya?
  • Apa yang dibutuhkan untuk menjadi sukses?

➔ Kelola Perubahan (Fase 2) 

Tujuan Fase 2 adalah untuk menjamin bahwa perubahan diterima dan dipraktikkan dengan membuat dan menerapkan rencana atau pengaturan untuk memimpin anggota staf dan bisnis melalui transisi ADKAR. Tiga proses iteratif Plan and Act, Track Performance, dan Adapt Actions diselesaikan oleh tim perubahan selama fase ini. Memahami pertanyaan berikut adalah tujuannya: 

  • Apa rencana untuk mempersiapkan, memperlengkapi, dan mendukung orang?
  • Bagaimana perkembangannya?
  • Apa saja perubahan yang perlu dilakukan?

➔ Hasil Berkelanjutan (Fase 3) 

Tujuan Fase 3 adalah untuk menjamin bahwa strategi diterapkan dan bahwa perusahaan berdedikasi penuh dan siap untuk mempertahankan transformasi. Ada tiga langkah dalam fase ketiga: Meninjau Kinerja, Mengaktifkan Keberlanjutan, dan Mentransfer Kepemilikan. Misi mereka adalah untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan berikut: 

  • Bagaimana situasi perusahaan saat ini?
  • Apa yang dibutuhkan untuk memastikan transformasi berkelanjutan?
  • Siapa yang akan bertanggung jawab atas hasilnya dan mempertahankannya?

 

Referensi 

  • Aljohani, M. R. (2016). Change Management. INTERNATIONAL JOURNAL OF SCIENTIFIC & TECHNOLOGY RESEARCH, 5 (5), 4. 
  • Bouchard,N. (2020). What is change management? Project Management. https://unito.io/blog/change-management-definition/ 
  • Connelly, M. (2019). Benefits of change management. Creating Positive Change. https://www.change-management-coach.com/benefits-of-change-managem ent.html 
  • Connelly, M. (2020). Frustrated By Resistance To Change? Creating Positive Change. 
  • https://www.change-management-coach.com/resistance-to-change.html Dold, A (2020). The ADKAR Model: A Change Management Tool We Can Use Every Day. Life at legget. https://lifeatleggett.com/2020/09/25/the-adkar-model-a-change-managemen t-tool-we-can-use-everyday/ 
  • Gleeson, B.(2018). Organizational Change Can Really Hurt: 3 Ways To Manage Fear And Stay Energized. Forbes. https://www.forbes.com/sites/brentgleeson/2018/03/23/organizational-chang e-can-suck-3-ways-to-manage-fear-and-stay-energized/?sh=235a113b609d 
  • Hashim, M. (2013). Change Management. International Journal of Academic Research in Business and Social Sciences on Change Management, 3(7). http://dx.doi.org/10.6007/IJARBSS/v3-i7/92 
Isabel Averina