Developing a Project Plan

Sebuah proyek, terutama proyek bisnis bisa dikatakan sebagai hal yang cukup penting penting sehingga membutuhkan perencanaan yang sangat matang. Oleh karena itu, project plan merupakan suatu yang sangat dibutuhkan sebagai step awal untuk memulai proyek. Pengertian dari project plan sendiri adalah dokumen bersifat formal yang khusus dibuat dan digunakan untuk memberikan arah serta kendali dari sebuah proyek. Oleh karena itu, peran dari project plan ini sangatlah penting dan bisa dibilang bersifat wajib untuk dibuat sebelum proyek tersebut dijalankan. Sebelum proyek dimulai, biasanya project manajer ataupun project auditor akan meninjau project plan-nya terlebih dahulu untuk memastikan kesiapan dari para stakeholder saat sudah mau menjalankan proyek. Dengan memulai project plan dengan timeline dan baseline yang baik dan benar dapat mempermudah penilaian performa proyek nantinya ketika proyeknya sudah dimulai. Terdapat tiga komponen dasar dari sebuah project plan, yaitu jadwal, biaya, dan ruang lingkupnya. Ketiga komponen ini wajib ada dalam sebuah project plan untuk memastikan penyusunan rencana proyek yang efektif, efisien, serta minim kendala. Terdapat beberapa manfaat dari penggunaan project plan ini, yaitu:  

• Memberikan gambaran proyek yang jelas 

Tim proyek dapat memiliki gambaran yang jelas mengenai tujuan yang harus dicapai dan juga akan lebih ter-motivasi untuk bekerja dan memastikan hal-hal tersebut benar-benar dapat terwujud nantinya.  Selain itu, memiliki tujuan yang jelas juga dapat mempermudah tim proyek dalam menentukan kegiatan apa saja yang perlu dilakukan untuk mencapai hasil akhir yang sudah ditentukan diawal. 

• Memungkinkan untuk mencapai target atau hasil yang baik  

Salah satu bagian dari project plan adalah terdapat ukuran yang digunakan untuk memantau keberhasilan dari suatu proyek. Oleh karena itu, dengan menyusun project plan ini, memungkinkan tim proyek untuk mencapai milestone dan juga titik pencapaian akan menjadi semakin terlihat karena adanya perencanaan proyek yang matang. 

• Terdapat penilaian risiko dan penyusunan rencana mitigasi 

Risiko merupakan salah satu hal yang akan selalu ditinjau dalam project plan. Penyusunan rencana proyek biasanya akan membuat para stakeholder proyek mengetahui risiko-risiko potensial yang mungkin terjadi ketika proyek tersebut dijalankan. Dengan memiliki gambaran risiko ini, tim proyek dapat mempersiapkan rencana yang baik untuk menghadapi segala kendala yang mungkin dihadapi nantinya. 

• Alokasi sumber daya yang lebih efisien 

Porject plan merupakan salah satu dokumen yang juga mencakup alokasi sumber daya proyek. Hal ini dapat membuat tim proyek agar dapat mengetahui sumber daya apa saja yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek tersebut dan juga bagaimana mengatur sumber daya tersebut agar dapat digunakan secara efektif dan efisien. 

Developing the Project Network 

Project network merupakan salah satu tools yang biasanya digunakan untuk melakukan perencanaan, penjadwalan, dan monitoring dari kemajuan proyek. Network ini dikembangkan dari informasi yang dikumpulkan untuk pembuatan WBS dan merupakan sebuah flowchart grafik dari project job plan. Network ini nantinya akan menggambarkan kegiatan proyek yang harus diselesaikan, logical sequences, dan juga interdependencies dari kegiatan proyek yang harus diselesaikan. Dalam beberapa kasus, waktu untuk memulai dan menyelesaikan kegiatan proyek ini melalui jalur terpanjang, yaitu network—critical path. Network merupakan framwork untuk proyek sistem informasi yang biasanya akan digunakan oleh project manager untuk membuat keputusan mengenai waktu, biaya, dan kinerja proyek. 

Mengembangkan project network ini membutuhkan waktu bagi seseorang atau beberapa kelompok; oleh karena itu, tentunya mereka juga membutuhkan sumber daya tambahan. Network dibuat agar dapat lebih mudah dipahami oleh orang lain karena network ini menampilkan tampilan grafik alur dan sequence pekerjaan dari proyek tersebut. Setelah network ini selesai dikembangkan, tentunya akan sangat mudah untuk memodifikasi atau mengubah ketika terjadi kejadian tak terduga saat proyek berlangsung. Contohnya, jika bahan untuk suatu kegiatan tertunda, dampaknya dapat dinilai dengan cepat dan seluruh proyek direvisi hanya dalam beberapa menit menggunakan tools yang ada.  

Terdapat beberapa alasan mengapa project network ini bisa dikatakan sangat penting dan bernilai. Pada dasarnya, project network akan meminimalkan kendala karena sudah memiliki rencana lebih awal dan memungkinkan feedback yang lebih korektif. Pernyataan yang umum diterima dari para praktisi adalah project network ini mewakili tiga perempat dari proses perencanaan proyek. Hal ini menandakan betapa pentingnya network ini bagi project manager ketika sedang menjalankan sebuah proyek.  

Project network dapat memberikan informasi dan insight. Hal ini memberikan dasar untuk penjadwalan tenaga kerja dan tools yang akan digunakan untuk proyek nantinya. Hal ini juga dapat meningkatkan komunikasi yang dapat menyatukan semua manajer dan kelompok dalam memenuhi tujuan waktu, biaya, dan kinerja proyek. Serta hal ini dapat memberikan perkiraan durasi proyek sehingga dapat meminimalkan kesalahan perkiraain durasi proyek nantinya. Network memberikan waktu kapan aktivitas dapat dimulai dan selesai serta kapan aktivitas pada proyek tersebut dapat ditunda. Hal ini memberikan dasar untuk penganggaran arus kas proyek dan juga mengidentifikasi aktivitas mana yang dinilai “critical“. Oleh karena itu, aktivitas tersebut tidak boleh ditunda jika proyek ingin diselesaikan sesuai rencana awal. 

From Work Package to Network 

Project network dikembangkan dari WBS. Project network merupakan visual dari flow diagram sehingga terdapat sequence, interrelationships, dan dependencies dari semua aktivitas yang harus diselesaikan untuk menyelesaikan proyek yang sedang dijalankan. Aktivitas disini dapat dikatakan sebagai sebuah elemen dalam proyek yang dapat menghabiskan waktu, Contohnya, bekerja atau menunggu. Work package dari WBS digunakan untuk membangun aktivitas yang ditemukan pada project network. Dalam satu aktivitas dapat mencakup satu atau lebih work package. Aktivitas tersebut ditempatkan pada sequence agar penyelesaian proyek dapat lebih teratur. Nerwork dibangun menggunakan node (kotak) dan panah (garis). Node menggambarkan aktivitas, dan panah menunjukkan ketergantungan dan flow dari proyek tersebut.  

Mengintegrasikan work package dan network merupakan titik di mana proses manajemen seringkali gagal dalam melakukannya. Terdapat 2 alasan utama untuk kegagalan ini, yaitu:  

• Kelompok orang yang berbeda digunakan untuk mendefinisikan work package dan kegiatan kerja  
• WBS dibangun dengan tidak baik dan juga tidak berorientasi pada hasil. Integrasi WBS dan project network sangat penting untuk manajemen proyek yang efektif 

Network menyediakan jadwal proyek dengan mengidentifikasi dependencies, sequencing, dan waktu aktivitas, yang sebenarnya tidak dirancang untuk dilakukan oleh WBS. Masukan utama untuk mengembangkan rencana project network adalah work package. Work package didefinisikan independensi dari work package lain, dan juga memiliki titik awal dan akhir yang pasti, membutuhkan sumber daya tertentu, termasuk spesifikasi teknis, dan memiliki perkiraan biaya untuk work package tersebut. Namun, dependencies, sequencing, dan waktu aktivitas dari masing-masing faktor ini tidak termasuk dalam work package. Aktivitas network dapat mencakup satu atau lebih dari work package.