E-Procurement

E-Procurement atau pengadaan elektronik mengacu pada proses pembelian dan penjualan barang atau jasa melalui metode elektronik, terutama Internet. Ini merupakan alternatif dari proses pengadaan secara manual dan tentunya lebih unggul dari yang terakhir dalam banyak hal. Organisasi semakin memilih platform e-Procurement, menyadari potensinya untuk mengekang penyimpangan dan biaya yang tidak perlu. e-Procurement terdiri dari Manajemen Indentasi, pembuatan RFX, e-Tendering, e-Auctioning, Manajemen Vendor dan Manajemen Kontrak di antara proses-proses lainnya. Solusi e-Procurement dapat mengotomatiskan seluruh proses,

E-Procurement tidak lain adalah transfer data elektronik untuk mendukung pengadaan operasional, taktis dan strategis. E-procurement sudah ada sejak lama dalam satu bentuk atau lainnya sebelum dilakukan melalui pertukaran data elektronik. Saat ini, sebagian besar e-procurement dilakukan melalui Internet.

Knudsen (2003) dan Smart (2010) telah meninjau klasifikasi sederhana dari berbagai jenis atau aplikasi e-procurement. Ini adalah tipe utama:

• Sumber daya elektronik
• Tender elektronik
• E-menginformasikan
• Lelang terbalik
• E-MRO dan ERP berbasis web

Alat dan Aplikasi E-Procurement

Beberapa alat dan aplikasi e-procurement menyertakan sistem elektronik untuk mendukung pengadaan tradisional

• EDI (pertukaran data elektronik)
• Sistem ERP
• Internet sebagai pendukung atau pelengkap pengadaan tradisional
• Surat elektronik (email)
• EDI berkemampuan web
• Bahasa markup yang dapat diperluas (XML)
• World Wide Web (www)
• Alat dan platform internet yang menggantikan pengadaan tradisional

Komponen e-Procurement

Komponen utama dari e-Procurement adalah sebagai berikut-

1. Manajemen Indentasi
2. Pembuatan RFX.
3. Pengajuan Tawaran
4. Pembukaan dan Evaluasi Penawaran
5. e-Auction
6. Seleksi dan Finalisasi Vendor
7. Vendor dan Manajemen Kontrak

Manfaat e-Procurement

Beberapa manfaat utama yang ditawarkan e-Procurement adalah

• Biaya yang timbul atas barang dan jasa yang terkait dengan produksi.
• Biaya yang dikeluarkan untuk proses pengadaan seperti pemesanan, dukungan administrasi dll.
• Biaya yang dikeluarkan untuk formulasi spesifikasi, pemilihan pemasok, dll.
• Manfaat biaya dalam menjalin hubungan dengan pemasok.
• Ini mempromosikan transparansi dalam proses dan karena itu meningkatkan akuntabilitas.
• Transparansi yang lebih besar dalam pengadaan melalui penerbitan pemberitahuan tender dan pemberian kontrak
• Manfaat internal dari investasi yang timbul

Risiko e-Procurement

Penerapan alat e-Procurement memiliki risiko tertentu. Konsekuensi yang tidak disengaja akan terjadi saat e-Procurement tidak memiliki transmisi, yaitu:

• Terlalu mengandalkan teknologi dan menonaktifkan uji tuntas. Hal ini sering kali menyebabkan kekurangan, penundaan, dan gangguan rantai pasokan yang menghancurkan.
• Kurangnya dukungan dan penolakan terhadap perubahan dari karyawan. Hal ini sering kali mengarah pada pengelakan Sistem eProcurement, hilangnya kontrol proses, pembelian pintu belakang, dan pencurian.
• Integrasi yang buruk dengan sistem yang ada. Ini masalah besar, dan alasan populer untuk pengelakan
• Investasi berlebihan dalam perangkat e-procurement tidak memberikan manfaat yang diharapkan
• Biaya, Biaya, Biaya. Seringkali, jika faktor-faktor di atas ada dalam lingkungan pengadaan, akibatnya adalah hilangnya uang dan keunggulan kompetitif yang mengejutkan.