School of Information Systems

Cloud ERP vs On-Premises: Mana Pilihan yang Tepat untuk Bisnis? 

14 Oct 2025

 Pendahuluan 

Dalam beberapa tahun terakhir, setiap organisasi berlomba-lomba meningkatkan efisiensi dan ketepatan dalam pengelolaan bisnis. Salah satu langkah penting untuk mewujudkan hal itu Adalah melalui penerapan sistem Enterprise Resource Planning (ERP). Sistem ERP yang terintegrasi ini lah yang membantu organisasi dalam menyatukan berbagai fungsi penting organisasi, mulai dari keuangan, sumber daya manusia, rantai pasokan (supply chain), inventori dan produksi, sehingga aktivitas bisnis menjadi lebih efisien, terukur, dan saling terkoordinasi. 

Namun, ketika organisasi memutuskan untuk mengimplementasikan sistem ERP, muncul pertanyaan penting yang perlu dijawab sejak awal: Apakah sebaiknya menggunakan Cloud ERP atau On-Premises ERP?  

Pertanyaan ini bukan sekadar teknis, tetapi juga strategis. Keputusan tersebut akan memengaruhi biaya operasional, keamanan data, fleksibilitas bisnis, serta arah transformasi digital organisasi dalam jangka panjang. Oleh karena itu, penting bagi organisasi untuk memahami perbedaan, keunggulan, dan kelemahan dari masing-masing model ERP agar keputusan yang diambil benar-benar sesuai dengan kebutuhan bisnis. 

Memahami Perbedaan Cloud ERP dan On-Premises ERP 

On-Premises ERP 

On-Premises ERP adalah model di mana perangkat lunak ERP diinstal dan dijalankan di server milik organisasi sendiri. Semua data dan infrastruktur berada di bawah kendali internal tim IT organisasi, sehingga organisasi memiliki kontrol penuh terhadap keamanan dan performa sistem. 

Kelebihan:  

  • Kontrol penuh terhadap data dan keamanan, karena semua sistem berada “di rumah sendiri”. 
  • Kemampuan kustomisasi tinggi, ERP dapat disesuaikan secara mendalam sesuai kebutuhan proses bisnis spesifik. 
  • Tidak bergantung terus-menerus pada koneksi internet untuk operasi sistem sehari-hari (meskipun akses jarak jauh mungkin memerlukan VPN atau konektivitas khusus). 

Kekurangan: 

  • Biaya awal yang tinggi untuk pembelian sever, perangkat keras pendukung, lisensi, implementasi, dan integrasi. 
  • Beban pemeliharaan dan upgrade menjadi tanggung jawab internal. Setiap patch pembaruan dan perbaikan harus di manage sendiri oleh tim IT. 
  • Skalabilitas terbatas, karena untuk menambah kapasitas, organisasi harus menambah perangkat keras yang bisa mahal dan memakan waktu. 
  • Waktu implementasi sering lebih lama dibandingkan Cloud ERP, karena harus merancang, menguji, dan mengintegrasikan modul-modul secara internal. 

Cloud ERP 

Cloud ERP dijalankan melalui internet dengan sistem berbasis langganan (subscription). Data dan aplikasi disimpan di server milik penyedia layanan seperti SAP S/4HANA Cloud, Oracle NetSuite, atau Microsoft Dynamics 365. Pengguna dapat mengakses sistem kapan saja dan di mana saja. 

Kelebihan: 

  • Investasi awal lebih ringan karena tidak perlu membeli server atau perangkat keras besar. Biaya diubah menjadi model langganan (OPEX). 
  • Cepat untuk diimplementasi (deployment lebih cepat dibanding on-premises). 
  • Pemeliharaan, pembaruan, dan infrastruktur dikelola oleh vendor, sehingga beban operasioanl internal bisa lebih ringan. 
  • Skalabilitas lebih fleksibel, organisasi biasa menyesuaikan kapasitas sesuai kebutuhan (menambal modul, pengguna, kapasitas komputasi). 
  • Akses dari mana saja selama ada koneksi internet yang mendukung operasional multi-cabang atau remote. 
  • Vendor cloud sering menggunakan teknologi keamanan dan redudansi tingkat tinggi (enkripsi, backup otomatis, pemulihan pasca bencana). 

Kekurangan: 

  • Ketergantungan pada koneksi internet, jika jaringan buruk atau terputus, operasi dapat terganggu. 
  • Kontrol data lebih terbatas karena organisasi menyerahkan Sebagian kontrol kepada vendor. 
  • Kustomisasi yang terbatas, kemampuan modifikasi mendalam bisa dibatasi oleh arsitektur multi-tenant vendor. 
  • Biaya langganan jangka panjang bisa menjadikan total biaya kepemilikan (TCO) lebih tinggi dibanging on-premises. 
  • Tantangan regulasi atau kepatuhan local terhadap data (missal regulasi penyimpanan data wilayah geografis tertentu), data mungkin disimpan di pusat data. 

Faktor-faktor yang Harus Dipertimbangkan dalam Pemilihan  

Berikut faktor-faktor krusial yang sebaiknya dievaluasi secara mendalam: 

Faktor  Cloud ERP  On-Premises ERP 
Skala Bisnis dan Kebutuhan Fleksibilitas  Cocok untuk bisnis yang berkembang pesat, memiliki banyak cabang, atau membutuhkan akses dari berbagai lokasi.  Lebih sesuai untuk organisasi besar yang memiliki proses kompleks dan memerlukan kontrol penuh terhadap sistem serta data. 
Anggaran dan Model Pembiayaan  Menggunakan model OPEX (Operational Expenditure), biaya operasional berbasis langganan bulanan atau tahunan.  Menggunakan model CAPEX (Capital Expenditure), membutuhkan investasi awal besar untuk perangkat keras, lisensi, dan infrastruktur 
Keamanan dan Kepatuhan Data  Keamanan dikelola oleh penyedia layanan dengan sistem enkripsi, backup otomatis, dan sertifikasi keamanan. Namun, data disimpan di server pihak ketiga.  Memberikan kontrol penuh terhadap data, cocok untuk industri dengan regulasi ketat seperti keuangan, kesehatan, dan pemerintahan. 
Sumber Daya dan Kemampuan IT Internal  Tidak memerlukan banyak sumber daya IT karena pemeliharaan dan pembaruan dilakukan   Memerlukan tim IT internal yang kompeten untuk mengelola server, keamanan, serta pembaruan sistem secara rutin. 
Rencana Pertumbuhan dan Skalabilitas  Mudah diskalakan sesuai perkembangan bisnis, baik menambah pengguna, modul, atau cabang baru.  Skalabilitas lebih terbatas dan memerlukan investasi tambahan setiap kali kapasitas diperluas. 
Total Biaya Kepemilikan (TCO) dan Pengembalian Investasi (ROI)  Biaya awal lebih rendah, tetapi biaya langganan jangka panjang perlu diperhatikan agar tidak melebihi total investasi on-premises.  Biaya awal tinggi, namun bisa lebih hemat dalam jangka panjang jika sistem digunakan lama dan dikelola dengan efisien. 
Kesiapan Infrastruktur dan Koneksi Internet  Sangat bergantung pada koneksi internet yang stabil agar sistem berjalan lancar.  Tidak terlalu bergantung pada koneksi internet karena data tersimpan di server internal, meski akses jarak jauh memerlukan koneksi tambahan (VPN). 

Rekomendasi Praktis dalam Berbagai Kasus 

  • Bisnis kecil-menengah (SME) dengan pertumbuhan cepat 

Cloud ERP seringkali menjadi pilihan ideal karena investasi awal rendah, kecepatan implementasi, dan fleksibilitas skalabilitas. 

  • Organisasi besar atau institusi pemerintah 

Bilai kontrol penuh terhadap data dan kepatuhan regulasi menjadi kebutuhan utama, model on-premises atau model hybrid (gabungan) bisa dipertimbangkan. 

  • Perusahaan dengan infrastruktur IT kuat dan tim teknis mumpuni 

On-premises bisa optimal jika organisasi mampu mengelola beban operasional dan pemeliharaan. 

  • Model hybrid 

Banyak organisasi sekarang mengadopsi model campuran, yakni Sebagian modul ERP dijalankan di cloud dan Sebagian modul yang sensitif atau local tetap di on-premises. Hal ini memungkinkan kompromi antara fleksibilitas dan kontrol. 

Kesimpulan 

Baik Cloud ERP maupun On-Premises ERP memiliki keunggulan dan kelemahannya masing-masing. Tidak ada satu solusi yang cocok untuk semua organisasi. Pemilihan sistem yang tepat bergantung pada kebutuhan bisnis, anggaran, tingkat keamanan yang dibutuhkan, serta rencana pertumbuhan jangka panjang perusahaan. 

Dengan analisis yang matang dan pemahaman konteks organisasi, Anda dapat menentukan pilihan sistem ERP yang paling sesuai untuk meningkatkan efisiensi operasional dan mendorong transformasi digital yang berkelanjutan. 

Referensi 

Susi Ramdhania