Automation Robot Process Automation (RPA) Project Kick-Off
Saat memulai projek otomatisasi, ada beberapa tahapan yang akan dilakukan pada tahap kick-off ini, tahapan mulai dari pengenalan team, melakukan review project dan analisa-analisa yang diperlukan dan pada akhirnya akan ditutup dengan merangkum hasil project kick-off sebagai persiapan untuk dilanjutkan ke tahap selanjutnya
1. Team Introduction, pada tahap ini projec leader akan mengenalkan anggota-anggota dari tim pengembangan RPA kepada client, format pengenalan dapat menggunakan pembagian seperti pada tabel dibawah ini, pembagian tugas juga akan mengikuti job description yang sesuai untuk setiap fase
2. Project Review, pada tahap ini team akan melakukan evaluasi dan kesiapan client untuk implementasi RPA di dalam proses bisnisnya, tahapannya meliputi:
a. Scope Summary, mendefinisikan batas-batas atau batasan-batasan di mana sesuatu beroperasi atau berdampak. Ruang lingkup menguraikan pekerjaan yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan proyek.
Analis Bisnis biasanya bekerja sama dengan stakeholder untuk menilai kebutuhan inisiatif dan memprioritaskan kebutuhan ini. Mereka selanjutnya menyusun pernyataan kebutuhan yang digunakan untuk menggambarkan kebutuhan stakeholder dan ruang lingkup kebutuhan.
b. Deliverables & Milestone, mendefinisikan output-output yang diperlukan pada dokumen dokumen yang perlu untuk didokumentasikan seperti: Process Definition Document, test cases, test scenarios, Solution Design Document, and Business Case
c. Dependencies & Assumptions, sebelum melanjutkan ke tahap berikutnya, team harus memastikan bahwa semua prasyarat telah selesai. Untuk itu, Project Manager harus mengembangkan dan memelihara daftar periksa kesiapan proyek (Project Readiness Checklist).
d. Readiness Checklist, Dokumen ini menilai kesiapan organisasi atau tim untuk suatu proyek atau fase. Ini memastikan bahwa prasyarat, sumber daya, dan kondisi penting sudah tersedia sebelum dimulainya proyek, membantu Project Manager dan pemangku kepentingan dalam inisiasi yang lancar.
e. Application Access Tracker, fitur ini berfungsi mengawasi sistem dan aplikasi yang penting bagi Pengembang RPA selama pengembangan dan untuk robot pasca-otomatisasi, memastikan alur kerja yang lancar. Hal ini dimulai pada tahap Kickoff oleh Solution Architect dan Project Manager. Seiring dengan berjalannya implementasi, Analis Bisnis berkontribusi dengan menambahkan aplikasi baru yang ditemukan, menjadikannya dokumen yang dinamis dan diperbarui secara berkala yang mencerminkan detail proyek yang terus berkembang.
f. Project Risks, tahap ini team akan mendokumentasikan resiko-resiko yang dapat terjadi dan juga langkah-langkah mitigasi yang dapat dilakukan. Resiko pada implementasi RPA dapat dibedakan menjadi 4 kategori yaitu resiko pada saat Infrastructure Setup, User Account Setup, Application Access Setup dan Test Data Availability Setup.
g. Communication Plan, tahap ini meliputi rencana Project Manager untuk mengkomunikasikan rencana dan progress mereka kepada client seperti jadwal meeting yang akan dilakukan untuk setiap fase pengembangan.
h. Project Workstream Timeline, team pengembang akan membuat timeline implementasi seperti pada contoh dibawah:
3. Wrap up, tahapan penutup ini akan merangkum aktivitas yang akan dilakukan untuk tahapan selanjutnya, tahapan ini berfungsi untuk memastikan bahwa semua sudah sesuai dengan kebutuhan implementasi. Contoh checklist dapat melihat tabel dibawah ini:
