TRANSFORMASI PROSES BISNIS MENGGUNAKAN ROBOT PROCESS AUTOMATION (RPA)
Automation atau yang disebut otomatisasi adalah kegiatan mereproduksi interaksi manusia dengan teknologi, perangkat lunak, atau mesin untuk melakukan tugas-tugas yang biasanya membutuhkan upaya manusia. Seni dari otomatisasi adalah alur kerja apa pun dapat diotomatisasi dengan syarat proses ini dapat didefinisikan, diulang, dan dieksekusi berdasarkan aturan oleh manusia. Salah satu cara untuk melakukan otomatisasi adalah menggunakan software robot atau yang disebut dengan RPA (Robot Process Automation), software robot ini akan meniru tindakan manusia dan dengan mudah terlibat dengan sistem digital menjadi memungkinkan untuk mengotomatisasi berbagai aplikasi dan aplikasi yang berbeda termasuk sistem lama
Pada artikel ini akan dibahas beberapa contoh transformasi proses bisnis saat implementasi RPA dengan rincian sebagai berikut:
1.Transformasi proses bisnis penggajian (Payroll)
| Before RPA Implementation | After RPA Implementation |
| Mengambil data details dari absen karyawan manual | Mengambil data details dari absen karyawan manual (Automated) |
| Kalkulasi pembayaran dari kontrak | Kalkulasi pembayaran dari kontrak (Automated) |
| Melakukan pembayaran gaji | Melakukan pembayaran gaji (Automated) |
Pada tabel diatas, dapat kita lihat bahwa sebelum adanya implementasi RPA di dalam perusahaan, karyawan akan menarik data absen secara manual di dalam sistem, kemudian menghitung pembayaran dari kontrak dan melakukan pembayaran gaji kepada karyawan lain. Namun saat RPA sdh diimplementasi, karyawan tidak perlu melakukan apapun, sistem akan secara otomatis menarik data absen karyawan, menghitung pembayaran yang sesuai dan secara otomatis menggaji karyawan yang terkait. User hanya perlu memantau apakah robot sudah menjalankan tugasnya sesuai dengan hasil yang diinginkan atau tidak.
2.Transformasi proses bisnis pembaharuan informasi (Information Update)
| Before RPA Implementation | After RPA Implementation |
| Update informasi dari berbagai dokumen sumber | Update informasi dari berbagai dokumen sumber (Automated-Batches) |
| Menghubungi bagian back-end untuk menyimpan dan validasi data data | Langsung validasi, menyimpan data dan update database bagian back-end (Automated) |
Sebelum adanya transformasi dari RPA, karyawan akan melakukan update data karyawan secara manual dengan menarik beberapa sumber dokumen yang telah ditentukan untuk menjadi acuan, setelah itu staff akan menghubungi staff bagian backend untuk validasi data dan meminta bagian backend untuk update informasi yang baru. Setelah menggunakan RPA, staff tidak perlu lagi secara manual menarik data karena sistem akan secara otomatis melakukan update data ke dalam database apabila ada data baru yang masuk sesuai dengan aturan yang ditentukan.
3.Transformasi proses bisnis laporan kepatuhan (Compliance Reporting)
| Before RPA Implementation | After RPA Implementation |
| Memantau kepatuhan data dari setiap departemen | Memantau kepatuhan data dari setiap departemen (Automated) |
| Mengikuti prosedur internal dan ketentuan audit | Mengikuti prosedur internal dan ketentuan audit (Automated) |
| Menghubungi secara langsung pihak berwajib untuk follow-up | Follow-up dilakukan secara otomatis dengan memeriksa laporan dari pihak berwajib (Automated) |
| Meminta Validasi User (User Action) |
Sebelum menggunakan implementasi RPA, staff akan memantau kepatuhan setiap departemen dengan melakukan pengecekan data secara berkala, setelah itu staff akan mencocokan data apakah sudah sesuai dengan prosedur internal audit yang ada, setelah itu Staff akan menghubungi secara manual pihak terkait untuk dilakukan follow up dan verifikasi data. Tetapi setelah implementasi RPA, sistem akan secara otomatis melakukan pengecekan data, bahkan dapat dilakukan secara real time sehingga user hanya perlu validasi laporan yang diterima oleh robot apakah sudah sesuai atau belum.