Strategi Human-Centric Knowledge Management Bagi Tenaga Kerja Digital (Bagian 2)

Tacit, atau implisit, pengetahuan adalah kebalikan dari pengetahuan eksplisit. Itu tidak formal, tidak tertulis, dan sering kali berdasarkan pengalaman. Itu cenderung hidup di kepala orang daripada dikodifikasi. Pertimbangkan sistem GPS mobil Anda. Itu adalah pengetahuan eksplisit. Ini memiliki basis pengetahuan jalan-jalan yang membantu memandu Anda dari satu tempat ke tempat lain dengan cara yang paling efisien. Pengetahuan diam-diam adalah mengetahui bahwa, meskipun GPS mengatakan belok kanan di Jalan A lalu belok kanan lagi di Jalan B, ada jalan pintas melalui tempat parkir yang jarang digunakan yang bahkan lebih efisien.

Pengetahuan tidak selalu menjadi satu-satunya bidang manajemen. Pekerja garis depan (front liner) mengetahui hal-hal dari perspektif praktis yang mungkin tidak disadari oleh para manajer. Ini contohnya. Sebuah alat utama di rumah Anda berhenti bekerja. Tukang reparasi mana yang Anda pilih—orang yang membawa manual setebal 900 halaman di iPad mereka, atau orang yang memberi tahu Anda bahwa mereka pernah melihat ini sebelumnya dan koneksi kabel yang longgar sering menjadi penyebab. Lepaskan panel samping, goyangkan sambungan yang longgar itu, dan bingo, alat kembali bekerja. Sambungan kabel yang longgar itu tidak disebutkan dalam manual setebal 900 halaman. Entah perusahaan menghilangkannya dari manual, berpikir itu tidak terlalu penting, bahkan tidak mengetahuinya, atau secara sadar menyembunyikan pengetahuan itu, tidak mau mengakui kesalahannya.

Konten Menjadi Pengetahuan

Konten adalah pendahulu pengetahuan. Pembuatan konten terjadi di seluruh organisasi dan terjadi dalam banyak format yang berbeda, bahkan lebih banyak daripada beberapa dekade yang lalu. Untuk mengubah konten itu menjadi pengetahuan, diperlukan keterampilan manajemen konten yang sangat mirip dengan dasar-dasar KM—kemampuan dan teknologi untuk menangkap, menyimpan, dan membuat konten dapat diakses. Untuk melakukan ini dengan baik memerlukan perencanaan dan pengakuan bahwa KM melampaui manajemen konten. Ini meluas ke pembentukan budaya organisasi dan skema kompensasi yang mendorong dan memberi insentif untuk menangkap dan berbagi pengetahuan.

Dorongan untuk mendigitalkan aset pengetahuan didorong oleh pandemi. Memiliki informasi dalam bentuk digital meningkatkan kemampuan berbaginya—dan berbagi pengetahuan adalah konsep yang melampaui manajemen pengetahuan. Seiring berkembangnya KM, semakin jelas bahwa digitalisasi bukanlah solusi akhir. Anda tidak dapat mendigitalkan organisasi Anda menuju kesuksesan. Ada kisah apokrif tentang karyawan yang terburu-buru yang terjebak dalam mendigitalkan segala sesuatu di lemari arsip sehingga menu takeout untuk restoran lokal berakhir dalam bentuk digital. Sederhananya, digitalisasi saja tidak cukup.

Tempat kerja (workplace) yang menjadi trend pada saat ini banyak memfokuskan pada kolaboratif. Hal ini sangatlah mendukung  knowledge sharing. Karena pengetahuan tersimpan pada diri manusia, dan komponen penting dari KM yang modern melibatkan pembuatan jalur untuk memanfaatkan keahlian tersebut. Perusahaan multinasional selalu khawatir tentang menemukan ahli yang mungkin berada di negara yang berbeda. Pindah ke lingkungan kerja campuran, seperti yang diharuskan oleh pandemi, di mana orang-orang bekerja dari banyak lokasi berbeda, dengan cepat meningkatkan prioritas organisasi terkait mengidentifikasi lokasi keahlian. Mengungkapkan keahlian pribadi berubah dari “baik untuk dimiliki” menjadi “harus dimiliki” dalam semalam.

Sumber yang memasok data untuk menemukan keahlian termasuk resume karyawan, identifikasi diri karyawan dari bidang keahlian (biasanya karyawan diminta untuk mengisi formulir online), dan analisis algoritmik komunikasi elektronik dari dan ke karyawan. Pendekatan terakhir biasanya didasarkan pada email traffic, tetapi dapat mencakup komunikasi jejaring sosial lainnya, baik internal maupun eksternal. Organisasi dengan strategi human-centric lebih siap untuk mendorong kolaborasi di antara karyawan.

Penunjukan Subject Matter Expert (SME) adalah tanggapan langsung terhadap pemahaman yang berkembang tentang peran informasi tacit yang dimainkan dalam KM dan pentingnya keahlian individu. Memiliki SME yang ditunjuk tentu saja merupakan langkah ke arah yang benar, tetapi perusahaan berisiko membebani orang-orang tersebut dengan banyak permintaan informasi dan opini. Ini membantu untuk menerapkan sistem untuk menangkap keahlian mereka—anggap saja sebagai “brain dump”—ke dalam database atau FAQ untuk mengurangi tekanan pada SME; perusahaan. Alih-alih terus-menerus mengganggu seorang ahli, terutama jika pertanyaan telah diajukan beberapa kali, karyawan dapat mencari di database FAQ untuk mendapatkan jawaban yang cepat dan tepat.