Cara Memperbaiki Collaboration Overload (Bag. 2)

Rancangan studi kami didasarkan pada penelitian kami sebelumnya yang menunjukkan bahwa kelebihan prioritas telah menjadi salah satu penghambat terbesar kesuksesan tim. Di organisasi yang telah kami pelajari, kami menemukan bahwa 49% karyawan mengalami kelebihan prioritas. Karyawan tenggelam dalam tujuan yang berlebihan atau tidak selaras yang ditetapkan oleh terlalu banyak pemangku kepentingan eksternal dengan kebutuhan dan tuntutan yang saling bersaing. Kelebihan prioritas menyebabkan pekerja kehilangan prioritas tertinggi mereka dan hasil yang menjadi tanggung jawab mereka dan mengakibatkan mereka jatuh ke dalam beban kolaboratif saat mereka terlibat dalam pekerjaan yang tidak kritis.

Sepanjang penelitian, kami menemukan bahwa kecerdasan kolaboratif menghasilkan peserta yang lebih sadar untuk bekerja dengan orang lain dengan cara yang meminimalkan kelebihan kolaborasi orang lain. Kelompok prioritas pribadi melakukan ini dengan paling efektif. Mereka meningkatkan jumlah tindakan kolaboratif mereka di Asana (seperti mengirim pesan, menugaskan tugas, dan menambahkan kolega ke proyek bersama) sebesar 28% selama penelitian, tetapi menurunkan jumlah notifikasi yang mereka picu untuk orang lain sebesar 7% (melalui tindakan seperti mengkonsolidasikan komentar mereka dan membatasi jumlah kolega yang mereka tambahkan sebagai kolaborator dalam tugas hanya kepada pemangku kepentingan yang relevan). Seperti yang dijelaskan oleh salah satu peserta, “Ketika saya pertama kali melihat dasbor ini, saya berkata bahwa saya akan memperhatikan cara saya berinteraksi dengan orang lain… dan tampaknya cara ini berhasil dan orang lain melakukan hal yang sama.”

Kelebihan kolaborasi adalah beban yang seringkali tidak terlihat, tetapi, seperti yang telah ditunjukkan, ini adalah sesuatu yang dapat kita kendalikan. Kami menemukan bahwa orang memiliki kontrol yang jauh lebih besar atas kolaborasi yang berlebihan daripada yang mereka pikirkan pada awal penelitian.

Mengatasi Collaboration Overload

Beban mengatasi beban kerja sama yang berlebihan sering kali dibebankan pada karyawan agar lebih berhati-hati dalam pendekatan mereka terhadap pekerjaan. Tetapi tanggung jawab terletak pada organisasi juga. Jika pemimpin dan struktur organisasi menyebabkan kelebihan beban, jumlah waktu yang dihabiskan karyawan dalam aktivitas kerja kolaboratif akan tetap merajalela di organisasi.

Dalam penelitian kami, kami telah mengidentifikasi empat cara utama agar organisasi dapat mengurangi beban kerja sama yang berlebihan bagi orang-orangnya. Masing-masing dari empat penangkal ini melibatkan organisasi menjadi lebih cerdas tentang bagaimana kolaborasi terjadi.

• Berinvestasi dalam alat dan platform yang melindungi fokus dan dampak pekerja.

Dari 2019 hingga 2021, jumlah pekerja yang menggunakan teknologi kolaboratif tumbuh sebesar 44%, menurut riset Gartner. Alat kolaborasi tempat kerja tidak boleh bersaing untuk mendapatkan perhatian Anda. Organisasi perlu berinvestasi dalam alat dan platform B2B, seperti platform otomatisasi alur kerja dan alat dengan kemampuan “waktu fokus”, yang memungkinkan pekerja melindungi fokus mereka, bukan memecahnya.

Pemimpin juga perlu memprioritaskan pengintegrasian proliferasi alat kolaborasi yang telah mereka investasikan. Satu organisasi yang kami pelajari membuat “pusat” pengetahuan yang mengintegrasikan informasi dari semua alat SaaS yang berbeda (lebih dari 300 di antaranya) sehingga informasi yang ada yang berkaitan dengan banyak tim muncul dan ditampilkan di hub. Informasi yang tidak relevan dengan banyak tim dijauhkan dari hub untuk mengurangi kelebihan informasi dan kolaborasi.