Cara Memperbaiki Collaboration Overload (Bag. 1)

Kita semua tenggelam dalam dunia dan tempat kerja yang sangat terhubung. Karyawan terikat pada rangkaian teknologi kolaboratif yang memusingkan, dan mereka berkolaborasi lebih dari sebelumnya. Waktu yang dihabiskan untuk aspek kolaboratif pekerjaan — seperti pesan instan, email, dan rapat — telah meledak sekitar 50% selama 12 tahun terakhir.

Meskipun ada manfaat penting dari cara kerja hiper-kolaboratif ini, seperti tingkat inovasi yang lebih baik, pengambilan keputusan yang lebih cepat, dan respons pasar, ada juga biaya yang tidak disadari — karyawan kewalahan dengan tuntutan kolaboratif dari pekerjaan mereka. Dan biayanya signifikan: Karyawan kelelahan dengan terlalu banyak prioritas yang bersaing. Koneksi “jembatan” yang menghasilkan inovasi menurun. Dan gesekan meningkat, seringkali dengan keluarnya orang-orang yang paling terhubung, yang kemudian merusak produktivitas orang-orang yang terhubung dengan mereka di jaringan.

Tantangannya bukan terletak pada keseluruhan beban kerja, tetapi pada kolaborasi yang kini harus dilakukan karyawan di sekitar pekerjaan. Dan sayangnya tampaknya tidak ada akhir yang terlihat — di sebagian besar organisasi, jejak kerja kolaboratif tidak dikelola dengan baik. Di salah satu organisasi farmasi yang kami pelajari, setengah dari semua rapat di kalender karyawan dipesan dua kali dengan rapat lainnya.

Teknologi kolaborasi menimbulkan lebih banyak kerusakan. Penelitian terbaru menunjukkan bahwa karyawan di tiga perusahaan Fortune 500 beralih di antara aplikasi rata-rata lebih dari 1.200 kali per hari, menyebabkan inefisiensi yang signifikan secara kognitif melalui biaya peralihan waktu retak dan mendorong stres mikro di saat-saat yang tampaknya kecil yang memiliki konsekuensi yang menghancurkan secara kumulatif selama berhari-hari dan minggu.

Mengurangi biaya kelebihan kolaborasi (collaboration overload) merupakan tantangan analitis. Pemimpin dapat melacak pengeluaran keuangan hingga dua desimal, tetapi mereka sering memiliki pemahaman yang minim tentang bagaimana orang menghabiskan sebagian besar waktu mereka untuk berkolaborasi setiap minggu. Manajer biasanya tidak sengaja membelanjakan anggaran keuangan secara berlebihan, tetapi mereka membelanjakan orang-orangnya dengan meminta mereka untuk berkolaborasi secara luas dan sering dalam semua bentuk pekerjaan tanpa memahami biaya yang sebenarnya.

Kebutuhan Mendesak untuk Kecerdasan Kolaboratif

Untuk menilai keefektifan berbagai strategi untuk mengatasi kolaborasi yang berlebihan, kami menjalankan studi di The Work Innovation Lab, sebuah wadah pemikir oleh Asana yang membantu bisnis memenuhi tantangan pekerjaan yang terus meningkat. Kami membuat dasbor “kecerdasan kolaboratif” untuk karyawan Asana yang memilih studi kami yang menampilkan metrik kolaborasi harian utama:

• Berapa kali mereka memulai kolaborasi dengan orang lain
• Frekuensi orang lain memulai kolaborasi dengan mereka
• Jumlah tim yang bekerja sama dengan mereka

Masing-masing dari tiga metrik di atas juga dibandingkan dengan rekan-rekan mereka. Kami mengacak peserta menjadi tiga kelompok. Semua kelompok diminta untuk menyelesaikan entri buku harian selama dua minggu, dari Selasa hingga Jumat, dan merenungkan kecerdasan kolaboratif baru mereka. Kelompok pertama hanya menyelesaikan entri buku harian. Kelompok kedua menyelesaikan latihan penentuan prioritas pribadi di mana mereka menuliskan tiga hingga lima prioritas utama mereka setiap hari. Dan kelompok ketiga menyelesaikan latihan penentuan prioritas kelompok yang juga melibatkan memberi tahu dua pemangku kepentingan tentang prioritas mereka.