Defining the Project

Pendahuluan

Project manager yang bertanggung jawab atas satu proyek kecil dapat merencanakan dan menjadwalkan tugas proyek tanpa memberikan banyak perencanaan dan informasi formal. Namun, ketika project manager diminta untuk mengelola beberapa proyek kecil atau besar yang kompleks, sering sekali project manager tidak dapat lagi menangani detil perencanaan dan informasi yang dibutuhkan pada proyek tersebut. Pada bab ini akan menjelaskan metode terstruktur yang digunakan untuk mengumpulkan informasi secara selektif yang nantinya akan digunakan pada semua fase dalam project life cycle, dan juga untuk memenuhi kebutuhan semua stakeholder, seperti pelanggan, project manager, dll, serta untuk mengukur kinerja terhadap rencana strategis perusahaan.

Metode yang disarankan adalah garis besar detil proyek yang akan dijalankan, umumnya dikenal dengan nama work breakdown structure (WBS). Tahap awal pengembangan outline yang berfungsi untuk memastikan bahwa semua tugas dalam proyek diidentifikasi dan tim proyek memiliki pemahaman tentang apa yang harus dilakukan. Setelah outline dan detilnya sudah ditentukan, sistem informasi yang sudah terintegrasi dapat dikembangkan untuk menjadwalkan pekerjaan dan mengalokasikan anggaran proyek. Informasi dasar ini akan digunakan untuk melakukan controlling. Dengan tugas proyek yang didefinisikan melalui work breakdown structure (WBS), maka nantinya hasil pembahasan ini akan diakhiri dengan proses pembuatan communication plan yang nantinya akan digunakan untuk membantu mengkoordinasikan kegiatan proyek dan memantau kemajuan progress proyek.

Mendefinisikan ruang lingkup dari proyek merupakan salah satu tahap untuk mengembangkan rencana proyek. Ruang lingkup proyek merupakan definisi dari hasil akhir atau misi dari proyek yang dijalankan atau dapat dikatakan sebagai produk atau layanan yang akan digunakan untuk klien / pelanggan proyek. Tujuan utamanya adalah untuk mendefinisikan sejelas mungkin hasil kepada pengguna akhir dan untuk memfokuskan rencana proyek. Sama dengan hal yang mendasar dan esensialnya dengan definisi ruang lingkup yang muncul, definisi ini sering diabaikan oleh para pemimpin proyek dari perusahaan besar yang sudah dikelola dengan baik.

Project Scope Checklist

Ruang lingkup proyek merupakan salah kunci yang akan menghubungkan semua elemen dari rencana proyek. Untuk memastikan bahwa definisi ruang lingkup sudah lengkap dan benar, maka diperlukan daftar checklist berikut:

• Project Objective: Langkah pertama ketika mendefinisikan ruang lingkup proyek adalah menentukan tujuan dari keseluruhan proyek untuk memenuhi kebutuhan klien / pelanggan. Contohnya, sebagai hasil dari riset pasar yang ekstensif, sebuah perusahaan software komputer memutuskan untuk mengembangkan program yang secara otomatis menerjemahkan kalimat verbal dalam bahasa Inggris ke bahasa Rusia. Proyek ini harus diselesaikan dalam waktu tiga tahun dengan biaya tidak melebihi $1,5 juta. Contoh lain adalah merancang dan memproduksi sistem pengolahan termal limbah berbahaya yang sepenuhnya portabel dalam waktu 13 bulan dengan biaya tidak melebihi $13 juta. Tujuan dari proyek nantinya akan menjawab pertanyaan mengenai apa, kapan, dan berapa banyak.
• Deliverables: Langkah selanjutnya adalah menentukan hasil utama, output yang diharapkan selama proyek dijalankan. Contohnya, Deliverables pada fase desain awal suatu proyek yang mungkin berupa daftar dari spesifikasi software yang akan digunakan dalam menjalankan proyek. Pada tahap kedua, Deliverables dapat berupa code software dan technical manual. Tahap selanjutnya dapat dijalankan dengan menguji prototipe. Fase terakhir dapat berupa tes akhir dan software yang disetujui.
• Milestone: milestone merupakan peristiwa penting dalam sebuah proyek yang terjadi pada suatu titik waktu. Jadwal milestone hanya menunjukkan segmen utama dari pekerjaan proyek; hal tersebut mewakili perkiraan kasar pertama untuk waktu, biaya, dan sumber daya yang akan digunakan untuk proyek tersebut. Jadwal milestone dibuat menggunakan deliverables sebagai platform untuk mengidentifikasi segmen utama kegiatan dalam proyek dan tanggal akhir proyek tersebut selesai. Contohnya, pengujian telah lengkap dan selesai pada 1 Juli di tahun yang sama. Milestone itu harus alami, karena merupakan titik kontrol penting dalam proyek. Milestone juga harus mudah dikenali oleh semua tim proyek.
• Technical Requirements: masalah teknis yang perlu dipertimbangkan agar dapat berhasil menyelesaikan proyek. Hal ini dapat mencakup aspek-aspek seperti performance, reliability, dan availability. Dalam proyek yang berhubungan dengan software, technical requirements umumnya mengacu pada bagaimana software dibangun, contohnya seperti bahasa apa yang diprogram, sistem operasi apa yang dibuat, dan standar apa yang harus dipenuhi.
• Limits and Exclusions: Batas dalam ruang lingkup harus ditentukan pada awal perencanaan proyek. Kesalahan dalam menentukan batas ruang lingkup dapat menyebabkan kekurangan sumber daya dan waktu. Pengecualian selanjutnya yaitu mendefinisikan batas proyek dengan menyatakan apa yang tidak termasuk ke dalam proyek tersebut. Contohnya meliputi: data akan dikumpulkan oleh klien, bukan ke kontraktor atau sebuah rumah akan dibangun, namun tidak ada landscaping atau perangkat keamanan yang ditambahkan.
• Reviews with Customer: menyelesaikan batasan checklist akan diakhiri dengan melakukan review dengan klien / pelanggan (internal ataupun eksternal). Fokus utama di sini adalah pemahaman dan kesepakatan dari ekspetasi. Apakah pelanggan mendapatkan apa yang dia inginkan dalam deliverables? Apakah definisi proyek akan mengidentifikasi pencapaian utama, anggaran, waktu, dan persyaratan kinerja? Apakah pertanyaan tentang batasan dan pengecualian sudah tercakup? Komunikasi yang jelas dalam semua masalah ini sangat penting untuk menghindari klaim atau kesalahpahaman.

Definisi ruang lingkup proyek ini harus dibuat sesingkat mungkin tetapi lengkap

Establishing Project Priorities

Kualitas dan keberhasilan akhir suatu proyek secara tradisional didefinisikan dengan memenuhi serta melebihi harapan klien / pelanggan dan manajemen dalam hal biaya (anggaran), waktu (jadwal), dan kinerja (ruang lingkup) proyek.  Salah satu pekerjaan utama project manager adalah mengelola pertukaran antara waktu, biaya, dan kinerja. Untuk melakukannya, project manager perlu mendefinisikan dan memahami seberapa penting prioritas proyek tersebut. Mereka perlu melakukan diskusi yang jujur dengan klien / pelanggan proyek dan juga manajemen tingkat atas untuk menentukan kepentingan relatif dari setiap kriteria. Contohnya, apa yang terjadi jika pelanggan terus menambahkan persyaratannya? Atau jika, di tengah jalan proyek, harus dibuat trade-off antara biaya dan kecepatan dalam menjalankan proyek, serta kriteria mana yang harus diprioritaskan?

Salah satu teknik yang ditemukan dalam praktik yang berguna untuk tujuan ini adalah melengkapi matriks prioritas proyek untuk mengidentifikasi kriteria mana yang akan dibatasi, dan mana yang harus ditingkatkan, serta mana yang dapat diterima:

• Constraint: parameter asli sudah ditetapkan. Proyek harus memenuhi tanggal penyelesaian, spesifikasi dan ruang lingkup proyek, atau anggaran.
• Enhance: jika dilihat dari ruang lingkup proyek, kriteria mana yang harus dioptimalkan? Dalam hal waktu dan biaya, hal ini biasanya diartikan sebagai pemanfaatan peluang untuk mengurangi biaya atau mempersingkat jadwal proyek. Sebaliknya, dalam hal kinerja, enhance berarti menambahkan nilai pada proyek.

Accept: menentukan kriteria mana yang dapat ditoleransi agar tidak memenuhi parameter asli? Ketika trade-off harus dilakukan, apakah diperbolehkan untuk mengulurkan jadwal, untuk mengurangi ruang lingkup dan kinerja proyek, atau melebihi anggaran?

Gambar 2.1 Project Management Trade-offs

Gambar 2.2 Project Priority Matrix

Gambar 2.2 menunjukkan prioritas matriks yang digunakan untuk pengembangan modem nirkabel baru. Karena waktu diberikan ke market termasuk penting bagi penjualan, project manager akan diinstruksikan untuk memanfaatkan setiap kesempatan agar dapat mengurangi waktu penyelesaian proyek nantinya. Dengan demikian, jika terjadi kelebihan anggaran, hal tersebut dapat diterima meskipun sebenarnya tidak diinginkan. Pada saat yang sama, spesifikasi kinerja original untuk modem serta standar keandalan tidak dapat dikompromikan.

Creating the Work Breakdown Structure

Setelah ruang lingkup dan deliverables telah diidentifikasi, pekerjaan proyek dapat dibagi menjadi elemen kerja yang lebih kecil dan kecil lagi. Hasil dari proses hierarki ini disebut Work Breakdown Structure (WBS). WBS umumnya dikenal sebagai peta dalam proyek. Penggunaan WBS membantu tim proyek untuk meyakinkan project manager bahwa semua produk dan elemen kerja telah diidentifikasi, untuk mengintegrasikan proyek dengan organisasi saat ini, dan untuk menetapkan dasar kontrol. Pada dasarnya, WBS merupakan garis besar proyek dengan tingkat detail yang berbeda.

Deliverables/sistem pekerjaan proyek utama akan diidentifikasi terlebih dahulu; kemudian sub-deliverables yang diperlukan untuk mencapai deliverables yang lebih besar didefinisikan. Proses ini akan diulang sampai detail sub-deliverable berubah menjadi cukup kecil untuk dikelola dan dimana hanya cukup satu orang yang dapat bertanggung jawab. sub-deliverable ini dibagi lagi menjadi kelompok pekerjaan. Karena sub-deliverable terendah biasanya mencakup beberapa kelompok kerja, kelompok kerja ini nantinya akan dikelompokkan berdasarkan jenis pekerjaan. Contohnya seperti kelompok hardware, pemrograman, pengujian, dll. Pengelompokan ini dapat disebut sebagai cost account. Pengelompokan ini akan memfasilitasi sistem untuk memantau kemajuan proyek berdasarkan pekerjaan, biaya, dan tanggung jawab.

Work Breakdown Structure (WBS) akan mendefinisikan semua elemen proyek dalam kerangka hierarkis dan menetapkan hubungannya dengan item akhir proyek. Membayangkan proyek sebagai kelompok pekerjaan besar yang berturut-turut dipecah menjadi kelompok pekerjaan yang lebih kecil; total proyek adalah penjumlahan dari semua kelompok pekerjaan yang sudah di pecah menjadi lebih kecil. Struktur hierarkis ini mewakili evaluasi biaya, waktu, dan kinerja teknis pada semua tingkatan dalam perusahaan selama proyek masih berjalan. WBS juga menyediakan manajemen dengan informasi yang sesuai untuk setiap tingkatnya. Contohnya adalah top management akan berhubungan dengan deliverables utama, sementara supervisor akan berhubungan dengan deliverables yang lebih kecil dan kelompok kerja.

Integrating the WBS with the Organization

Pada dasarnya, WBS digunakan untuk menghubungkan unit organisasi yang bertanggung jawab untuk melakukan pekerjaan dalam proyek. Dalam praktiknya, hasil dari proses ini adalah Organization Breakdown Structure (OBS). OBS menggambarkan bagaimana perusahaan telah mengorganisir untuk melepaskan tanggung jawab kerja. Tujuan OBS adalah menyediakan kerangka kerja untuk meringkas kinerja unit organisasi, mengidentifikasi unit organisasi yang bertanggung jawab atas kelompok pekerjaan, dan mengikat unit organisasi ke dalam akun pengendalian biaya. OBS mendefinisikan sub-deliverable organisasi ke dalam pola hierarkis dalam unit yang lebih kecil secara berurutan. Seringkali, dalam hal ini struktur organisasi tradisional dapat digunakan. Bahkan jika proyek sepenuhnya dilakukan oleh tim tersebut, tentunya perlu untuk memecah struktur tim agar dapat menetapkan tanggung jawab anggaran, waktu, dan kinerja teknis.

Seperti dalam WBS, OBS akan memberikan tugas kepada unit yang paling rendah dalam perusahaan sebuah tanggung jawab untuk kelompok pekerjaan bersamaan dengan cost account. Di sinilah letak salah satu kekuatan utama menggunakan WBS dan OBS; mereka dapat diintegrasikan. Persimpangan paket pekerjaan dan unit organisasi menciptakan titik kontrol proyek (akun biaya) yang mengintegrasikan pekerjaan dan tanggung jawab. Persimpangan antara WBS dan OBS mewakili kumpulan kelompok pekerjaan yang diperlukan untuk menyelesaikan sub-deliverable dan unit organisasi lainnya bertanggung jawab untuk menyelesaikan kelompok pekerjaan di persimpangan tersebut.