Change Management Plan
Change management adalah komponen penting pada area manajemen proyek yang membantu kelancaran pengembangan, transisi, dan implementasi produk atau sistem informasi baru. Change management berfokus pada bagaimana perubahan dapat dilihat sebagai suatu proses dan pada aspek emosional yang biasanya terkait dengan perubahan. Mengembangkan change management plan merupakan landasan penting untuk merencanakan implementasi produk proyek. Change management plan menjelaskan peran dan tanggung jawab anggota tim proyek sehubungan dengan proses change management. Penting untuk setiap orang memahami peran dan tanggung jawab saat mereka bekerja melalui proses change management. Peran dan tanggung jawab ini harus dikomunikasikan sebagai bagian dari change management plan kepada semua stakeholder proyek. Change management plan dapat berupa dokumen informal atau formal.
Gambar 1. Change Management Plan
Sumber: Marchewka (2015)
Berikut ini adalah tahapan dari change management plan framework:
- Assess willingness, readiness, and ability to change.
Tahap pertama dalam mengembangkan change management plan adalah assess willingness (menilai kesediaan), readiness (kesiapan), dan ability to change (kemampuan untuk berubah). Pada tahap ini, para stakeholder dapat berperan sebagai sponsor, change agent, atau target dan juga dapat menentukan peran setiap orang yang akan terlibat dalam perubahan.
- Develop or adopt a strategy for change.
Tahap kedua adalah menentukan strategi perubahan yang cocok untuk dikembangkan atau diadopsi oleh organisasi. Terdapat 4 (empat) strategi untuk change management, yaitu:
- Rational-empirical approach
Pendekatan ini didasarkan pada gagasan bahwa seorang individu mengikuti pola perilaku yang dapat diprediksi dan mengikuti kepentingannya. Change agent harus dapat meyakinkan, menjelaskan, dan menunjukkan bagaimana perubahan tertentu akan menguntungkan pihak lain yang diidentifikasi sebagai target perubahan.
- Normative-reeducation approach
Pendekatan ini didasarkan pada pandangan bahwa manusia adalah makhluk sosial dan perilaku manusia dapat diubah dengan mengubah norma sosial suatu kelompok.
- Power-coercive approach
Pendekatan ini berfokus untuk mendapatkan kepatuhan dari target perubahan yang dilakukan dengan cara menunjukkan adanya kekuasaan, otoritas, penghargaan, atau ancaman hukuman untuk ketidaksesuaian.
- Environmental-adaptive approach
Pendekatan ini didasarkan pada gagasan bahwa seorang individu masih dapat beradaptasi dengan perubahan untuk menghindari gangguan dan kerugian.
- Implement change management plan and track progress
Tahap ketiga adalah mengimplementasikan change management plan dan melacak kemajuannya. Pelacakan kemajuan harus diintegrasikan ke dalam rencana proyek secara keseluruhan dan dipantau menggunakan berbagai alat proyek. Selain itu, peristiwa penting lainnya harus diidentifikasi dan digunakan untuk mengukur seberapa baik organisasi beradaptasi dengan perubahan. Penting untuk tim proyek dan sponsor proyek berkomunikasi secara efektif dengan berbagai kelompok dalam organisasi yang terpengaruh oleh perubahan dan kelompok ini juga harus melakukan komunikasi terbuka supaya komunikasi dua arah terjalin dengan baik.
- Evaluate experiences and develop lessons learned
Tahap terakhir adalah mendokumentasikan pengalaman anggota tim proyek saat melaksanakan change management plan untuk dapat dibagikan kepada anggota tim lain maupun proyek lain sehingga praktik terbaik dapat diidentifikasi. Kemudian setelah proyek selesai, keberhasilan change management plan akan dievaluasi untuk dapat membantu menentukan efektivitas pemain yang berbeda atau strategi change management tertentu.
Sumber:
Marchewka, J. T. (2015). Information Technology Project Management: Providing Measurable Organizational Value (5th ed.), p.287–292. Wiley.