Kenali Tahapan Project Scope Management

Project Scope Management merupakan sebuah proses yang membantu organisasi dalam menentukan dan mendokumentasikan daftar semua tujuan proyek, tugas, deliverables, deadlines, dan anggaran sebagai bagian dari proses perencanaan. Project Scope Management akan ditentukan pada awal pembuatan proyek agar memudahkan tim proyek untuk mengelola dan membuat perubahan yang diperlukan. Dalam project scope management terdapat 6 tahapan yaitu plan scope management, collect requirements, define scope, create the work breakdown structure, validating scope, dan control scope (Schwalbe, 2017).

1. Plan scope management

Pada tahapan ini dimulai dengan menentukan ruang lingkup project dan requirement yang akan dikelola. Hal tersebut akan membantu seorang project manager dalam mendefinisikan, mengelola, memvalidasi, dan mengendalikan ruang lingkup proyek.

2. Collect requirements

Tahapan selanjutnya adalah melakukan dokumentasi dari fitur atau fungsi produk dan proses yang digunakan untuk membuatnya. Semua persyaratan proyek, harapan, anggaran, dan hasil harus didokumentasikan melalui wawancara, survei, dan kelompok fokus. Pada akhir tahap collect requirements, dokumen yang dihasilkan diantaranya, persyaratan fungsional dan non-fungsional, persyaratan stakeholder, persyaratan bisnis dan juga proyek.

3. Define scope

Pada tahap ini, hasil yang sudah didapatkan pada dua tahapan diatas akan dijabarkan menjadi lebih detail tentang layanan atau produk melalui proyek yang akan dilakukan. Dokumen yang dihasilkan dari tahapan ini adalah project scope statement dan pembaruan dokumen proyek yang sudah dibuat.

4. Create the work breakdown structure

Work breakdown structure merupakan dokumen yang menguraikan semua pekerjaan yang perlu dilakukan dalam proyek dan menentukan anggota tim yang bertanggung jawab terhadap tugas tersebut. Selain itu, setiap pekerjaan juga memiliki deadlinenya masing-masing.

5. Validating scope

Tahapan ini merupakan tahapan final dalam proyek dimana dokumen akan diserahkan kepada stakeholder untuk diverifikasi dan dilakukan pengecekkan terhadap deliverables yang telah dibuat apakah telah memenuhi standar yang telah ditentukan atau tidak. Salah satu cara untuk melakukan validasi ruang lingkup adalah dengan menggunakan MOV (measurable organizational value):

6. Control scope

Pada tahapan terakhir terdapat control scope yang merupakan proses pemantauan status proyek dan ruang lingkup serta mengelola perubahan berdasarkan ruang lingkupnya. Salah satu cara mengatasi control scope adalah dengan membuat change request form, berikut ini adalah template yang dapat digunakan dalam scope change request form:

Source:

Schwalbe, K. (2017). An introduction to project management. In Schwalbe Publishing. https://doi.org/10.1097/01.NUMA.0000580584.07510.9b

https://kissflow.com/project/project-scope-management/

Project Scope Management