INFORMATION MANAGEMENT

Istilah information management telah digunakan terutama untuk metode dan pendekatan profesional yang bekerja di bidang informatika. Aksen telah pada pendekatan manajerial dan teknik untuk penanganan sumber daya informasi yang efisien, terutama desain efisien, implementasi dan penggunaan sistem informasi (SI). Pemrosesan informasi yang efisien melalui sistem informasi  biasanya dianggap sebagai tujuan akhir dari Information Management.

William J. Martin mendefinisikan tentang Information management sebagai “manajemen sumber daya informasi dari suatu organisasi dalam mengejar maksud dan tujuannya. Dengan demikian memerlukan penerapan proses manajemen standar perencanaan dan kontrol, sambil berusaha untuk memastikan aliran sehari-hari informasi untuk pengambilan keputusan dan persetujuan informasi dan strategi bisnis dalam organisasi “(Martin, p. 171).

Michael J. Earl menyarankan bahwa “manajemen informasi terdiri dari perencanaan, pengorganisasian dan pengendalian sumber daya informasi yang Efektif manajemen informasi membutuhkan metode perencanaan, prosedur kontrol, dan pengaturan organisasi agar sesuai satu sama lain. Terutama mereka juga harus sesuai dengan praktik manajemen perusahaan pada umumnya “(Earl, 1989, p.24).

Contoh lain dalam memahami information management kita dapat mengutip dari “Association of Information and Image Management” (AIIM in Great Britain) mendefinisikan Information management sebagai “produksi, penyimpanan, pengambilan, dan penyebaran informasi yang efektif dalam format apa pun dan pada media apa pun untuk mendukung tujuan bisnis” (Best, 1996, hal.4).

• Memahami pentingnya information management

Information management sangat penting untuk organisasi sebagai penyedia informasi untuk mendukung operasi, manajemen dan fungsi pengambilan keputusan dalam suatu organisasi. Mengingkatnya minat pada information management menyebabkan banyak kegiatan dalam mengembangkan teknik dan perangkat lunak untuk manajemen data. Information mangement sangat penting untuk pengelolaan informasi sebagai sumber daya. Manajemen dihadapkan pada laju perubahan yang semakin cepat dan lingkungan yang semakin kompleks.

Manajer membutuhkan informasi yang relevan, yaitu informasi yang menambah pengetahuan mereka dan mengurangi ketidakpastian mereka. Dengan demikian dapat digunakan oleh manajer untuk tujuan organisasi. Tanpa informasi yang relevan, tidak ada manajer yang dapat berfungsi secara efektif.  Pepatah terkenal mengatakan “manajemen menyelesaikan sesuatu melalui orang,” bahwa manajemen menyelesaikan sesuatu melalui orang-orang, dengan menggunakan informasi yang relevan yang diambil dari management information system. Tidaklah berlebihan untuk menyatakan bahwa management information system adalah sumber kehidupan manajemen, lalu tanpa adanya information management, tidak akan muncul sistem untuk mengingkatkan manajemen organisasi

• Mengetahui apa saja tantangan di information management
• Mengumpulkan informasi

Tanpa mengumpulkan informasi, tidak mungkin membagikannya. Informasi dapat dikumpulkan dengan berbagai cara. Dalam bisnis ritel, angka penjualan dari toko individu dilaporkan kembali ke kantor pusat perusahaan, yang dapat membagikan informasi ini dengan semua cabang. Ini dapat membantu setiap gerai ritel untuk memahami tren permintaan konsumen. Dalam industri jasa profesional, adalah hal biasa bagi karyawan untuk mengisi kuesioner tentang pekerjaan yang mereka lakukan dan kebutuhan klien mereka. Yang penting adalah memastikan bahwa data yang dikumpulkan relevan dan akurat.

• Menyediakan Informasi

Membuat informasi tersedia adalah tantangan yang sering menyebabkan kesulitan bagi organisasi. Mengumpulkan informasi adalah satu hal, tetapi membuatnya tersedia secara luas. Salah satu teknik adalah dengan meningkatkan komunikasi pribadi melalui penggunaan tim antardepartemen. Ini mendorong orang untuk berbagi pengetahuan pribadi mereka dengan orang lain. Metode lain untuk berbagi informasi adalah melalui teknologi. Database dapat memberikan informasi kepada orang-orang di seluruh organisasi. Hal ini memungkinkan perusahaan internasional untuk mengakses rincian tentang pasar di seluruh dunia. Database, bagaimanapun, melibatkan investasi keuangan yang signifikan untuk menjadi sukses.

• Memastikan Informasi Itu Digunakan

Jika informasi berhasil dikumpulkan dan disediakan, satu-satunya tantangan yang tersisa adalah memastikan informasi diakses dan digunakan. Untuk memastikan bahwa informasi diakses, yang terbaik adalah mengembangkan teknik berbagi informasi yang sederhana dan mudah digunakan. Database, misalnya, harus ramah pengguna. Untuk memastikan bahwa informasi benar-benar digunakan, penting untuk menunjukkan kepada karyawan bahwa ada manfaat nyata untuk menggunakan informasi yang tersedia.