FILE-BASED APPROACH VS DATABABE APPROACH

File-based approach merupakan sebuah sistem yang dapat dibilang masih tradisional dimana segala bentuk data seperti text, nomor, vidio, foto, audio, dan lain – lain disimpan dalam bentuk file program masing – masing ke dalam sebuah hard disk. Data atau files yang disimpan tersebut berdiri sendiri masing – masing sehingga file yang satu tidak memiliki hubungan dengan file yang lainnya. Sistem ini memberikan layanan secara basic kepada pengguna untuk mengakses, mengorganisir dan juga melakukan pengambilan data / file saat dibutuhkan tetapi hanya dapat mengakses satu file dalam sekali waktu sehingga tidak dapat dilakukan secara bersamaan. 

Berikut kelebihan dari File-based approach: 

• Penanganan file / data lebih mudah dilakukan dan tidak serumit menggunakan Database approach 

• Secara keseluruhan biaya yang dikeluarkan lebih murah dibandingkan Database approach 

Berikut kelemahan dari File-based approach: 

• Pada File-system dapat terjadi duplikasi data sehingga mubazir (Redundant) 
• Jika terjadi kehilangan data maka data tersebut secara permanent akan hilang karena tidak menyediakan backup data atau recovery data 
• File-system menyediakan sistem keamanan yang lebih rendah dibandingkan DBMS. 

• File-System tidak dapat dengan mudah share data karena setiap file dan program memiliki bahasa pemograman yang berbeda – beda sehingga tidak kompatibel. 
• File-system tidak menyediakan constraint data yang secara otomatis dapat melakukan pengecekan data sebelum dimasukkan 
• Proses pencarian yang tidak efisien karena butuh menuliskan program aplikasi yang berbeda dan butuh dari start to end. 
• Tidak memiliki Concurrency control sehingga dapat terjadi kekacauan pada sistem data.

Sedangkan Database approach merupakan sistem yang menggunakan Database Management System (DBMS) dimana merupakan aplikasi software yang memberikan layanan kepada pengguna untuk secara efisien mengakses, membuat, menjaga, memberikan akses kontrol (Security, Integrity, Concurrency, Recovery, User-Accessible), dan mendefinisikan database. Database itu sendiri merupakan suatu kumpulan file – file yang mempunyai keterkaitan antara satu file dengan file lainnya sehingga hal ini dapat diakses secara bersamaan jika dibutuhkan oleh pengguna. 

Berikut kelebihan dari Database approach: 

• Pada DBMS data disimpan secara efisien sehingga data tidak akan mubazir  
• Jika terjadi kehilangan data maka data tersebut dapat di backup kembali sehingga data tidak akan hilang (recovery of data) 
• DBMS menyediakan sistem keamanan yang jauh lebih baik dibandingkan File-system 
• Karena adanya sistem sentralisasi maka data dapat di share dengan mudah (data consistency) 

• Data Integrity, dimana database dapat membuat constraints pada data sebelum melakukan input data tersebut 
• Proses pencarian data yang optimal dan efisien karena hanya butuh menuliskan query sederhana untuk mengambil data dari database 
• Terdapat Concurrenct protocol / control yang menjaga atau memanage akses data dari banyak user secara bersamaan sehingga database dapat berjalan secara konsisten dan juga memecahkan konflik read-write dan write-write 

Berikut kelemahan dari Database approach: 

• Penanganan data pada DBMS dapat dikatakan lebih kompleks dan rumit dibandingkan File-system 

• Harus membutuhkan biaya yang lebih banyak karena membutuhkan biaya hardware dan software yang akan digunakan 

Dalam konteks menerapkan pendekatan basis data pada Universitas Maju, hal ini merupakan sesuatu hal yang wajib karena seperti yang sudah dikatakan, makin lama maka akan makin banyak jumlah transaksi dan juga volume data yang disimpan semakin besar. Dengan menerapkan sistem database pada Universitas Maju maka tidak akan terjadi lagi kendala atau masalah dalam mengakses data karena sistem database dapat berjalan lebih optimal dan juga efisien dibandingkan sistem tradisional yaitu File-system.