Kecerdasan Buatan dan Manajemen Pengetahuan

Sistem manajemen pengetahuan membantu orang-orang dalam organisasi untuk berbagi, mengakses, dan memperbarui pengetahuan dan informasi bisnis. Dan memberikan banyak manfaat penting: meningkatkan produktivitas, meminimalkan risiko, menciptakan keunggulan kompetitif, dan membantu bisnis membuat keputusan yang lebih baik dan lebih cepat. Dan sementara itu semua bagus dalam teori, dalam praktiknya, manajemen pengetahuan tidak sempurna.

Di kebanyakan perusahaan, manajemen pengetahuan yang efektif membutuhkan banyak waktu, perhatian, dan energi. Tetapi tidak harus begitu. Menambahkan kecerdasan buatan ke manajemen pengetahuan secara drastis mengurangi jumlah pengawasan yang diperlukan untuk mengelola program. Jadi bagaimana kecerdasan buatan membantu manajemen pengetahuan? Mari kita lihat empat manfaat utama.

1. AI menyederhanakan knowledge discovery

Program manajemen pengetahuan yang efektif memberi karyawan alat yang mereka butuhkan untuk terlibat dalam empat praktik manajemen pengetahuan utama: menangkap, berbagi, menemukan, dan memelihara pengetahuan. Dalam 20 tahun terakhir, banyak alat dikembangkan yang menyederhanakan dua praktik pertama: menangkap dan berbagi pengetahuan. Dari intranet dan wiki hingga drive cloud dan alat kolaborasi, kemajuan teknologi menyediakan banyak cara bagi pekerja pengetahuan untuk mendapatkan informasi dari kepala mereka dan menjadi sumber yang dapat dibagikan dan ditelusuri. Tetapi proses menangkap dan berbagi pengetahuan menciptakan masalah baru: seiring dengan bertambahnya jumlah pengetahuan yang ditangkap dan dibagikan, begitu pula kesulitan untuk menemukan pengetahuan.

2. AI menghubungkan data dari sumber yang berbeda

Hambatan utama manajemen pengetahuan lainnya adalah bahwa karyawan di departemen yang berbeda tidak selalu menangkap dan berbagi informasi dengan cara yang sama:

• Mendukung tim untuk menangkap dan berbagi pengetahuan dalam sistem tiket.
• HR menggunakan portal intranet yang aman.
• Perwakilan penjualan mengelola pengetahuan mereka di alat CRM.
• Tim produk menggunakan alat manajemen proyek.

Ini menciptakan masalah penemuan pengetahuan lain: karyawan tidak tahu ke mana harus mencari untuk menemukan pengetahuan yang mereka butuhkan. Dalam banyak kasus, mereka bahkan mungkin tidak memiliki akses ke alat tempat pengetahuan disimpan. Alat yang didukung AI membantu Anda menghubungkan dan menggabungkan pengetahuan di berbagai sistem, memberikan semua karyawan akses ke pengetahuan di mana pun ia tinggal.

3. AI membantu Anda menjaga konten basis pengetahuan Anda tetap mutakhir

Sebelumnya telah dibahas bagaimana AI membantu penemuan pengetahuan, tetapi juga berguna dalam proses manajemen pengetahuan bermasalah lainnya: pemeliharaan pengetahuan. Begini cara kerjanya: ada dorongan besar untuk mendokumentasikan pengetahuan dan mengunggahnya ke basis pengetahuan perusahaan yang baru. Pada akhirnya, ada banyak sekali informasi yang disimpan di basis pengetahuan Anda — yang akan sangat bagus jika bukan karena fakta bahwa tidak ada yang mau repot untuk kembali dan memperbarui pengetahuan yang sudah ketinggalan zaman.

Menyimpan pengetahuan yang sudah ketinggalan zaman dalam basis pengetahuan Anda akan merusak program manajemen pengetahuan Anda. Ketika karyawan menemukan informasi usang dalam basis pengetahuan Anda dan membuat kesalahan karenanya, mereka kehilangan kepercayaan pada sistem. Akhirnya, mereka berhenti menggunakannya sama sekali.

4. Tools AI menyediakan metrik manajemen pengetahuan yang penting

Bagaimana Anda dapat mengetahui atau — yang lebih penting — membuktikan bahwa program manajemen pengetahuan Anda memberikan manfaat yang dijanjikan? Bagi kebanyakan bisnis, ini sangat sulit — jika bukan tidak mungkin. Anda dapat melakukan survei kepada karyawan untuk melihat seberapa sering wiki tim Anda mengizinkan mereka untuk melakukan self-service dan menemukan informasi yang mereka butuhkan, tetapi pendekatan tersebut tidak memberikan jawaban yang pasti. Bagaimanapun, orang sering salah mengingat sesuatu sambil merasa yakin bahwa mereka mengingat dengan jelas.

Reference :

• https://www.atspoke.com/blog/knowledge-management/ai-helps-knowledge-management/