Pedoman dalam Video Conference (dalam pertemuan online)

Saat pertemuan online, kita juga perlu memperhatikan hal-hal tertentu supaya pertemuan menjadi baik. Banyak dari kebiasaan-kebiasaan ini yang belum dipahami. Harap diingat bahwa orang akan mempelajari ini pada tingkat yang berbeda, karena orang menggunakan alat ini dalam berbagai konteks. Jika ragu, minta bantuan teman atau kolega. Banyak norma sosial digemakan ke ruang virtual, terutama dari perspektif keikutsertaan, keragaman, kesetaraan, dan aksesibilitas.

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam pertemuan online:

1. Saat bergabung dalam pertemuan, perkenalkan diri kita terlebih dahulu, kita bisa memberitahukan nama kita, dan beritahu panggilan yang diinginkan karena peserta lain mungkin tidak tahu bagaimana suara kita saat menelepon. Jika kita menjadi host dalam pertemuan online, beritahu hal ini sebagai pembuka percakapan di awal. Hal ini juga dapat bermanfaat bagi peserta lain untuk mencoba peralatan mereka berfungsi atau tidak.

2. Saat kita tidak berbicara, nonaktifkan/mute mikrofon dan aktikan Kembali jika kita ingin berbicara dan mematikan video kita jika sedang melakukan panggilan grup besar. Suara dan masalah lain dapat mengalihkan perhatian orang yang berbicara dan video dapat memperlambat koneksi.

3. Perhatikan siapa yang berbicara, dan siapa yang tidak berbicara. Ini bukan tentang menempatkan orang pada posisi yang tepat, tetapi mungkin ada ruang untuk merenungkan apakah format diskusi kita memungkinkan untuk ada partisipasi dari peserta lain. Jika orang-orang tertentu mendominasi diskusi, cobalah dan sediakan ruang bagi orang lain untuk bergabung. Jika aplikasi memfasilitasinya, kirim orang yang pendiam pesan untuk ikut serta dalam diskusi.

4. Sangat mudah bagi peserta pertemuan online untuk melakukan screenshot, merekam video, atau mengambil foto (bahkan jika aplikasi fitur rekaman dinonaktifkan di dalam perangkat lunak konferensi kita). Waspadai hal ini dan siapkan ekspektasi privasi yang wajar di awal panggilan. Jika kita juga ingin merekam pertemuan atau mengambil foto, minta izin terlebih dahulu (mungkin di awal pertemuan saat perkenalan). Ini juga penting jika kita ingin berbagi foto di media sosial.

5. Seperti dijelaskan di atas, mengambil giliran adalah wajib. Host / co-host atau turn-taking manager akan memberi tahu kita bagaimana kita dapat menandai yang ingin kita bagikan. Ini bisa dengan menggunakan fitur obrolan atau fungsionalitas ‘mengangkat tangan’/raise hand dalam Zoom, mengaktifkan atau menonaktifkan video, atau mengangkat tangan pada video. Patuhi peraturan ini dan jangan berbicara saat peserta lain berbicara. Ini akan membuat setiap orang punya kesempatan untuk berkontribusi secara setara dan menghindari interupsi, orang berbicara satu sama lain, atau orang yang tidak diajak untuk berbicara.

6. Jika kita berbicara, kita mungkin memiliki bandwidth terbatas. Jika kita menyajikan slide, disarankan untuk mematikan kamera atau menghentikan berbagi layar untuk memastikan bahwa kualitas suara sebaik mungkin. Dan disarankan untuk tidak mematikan kamera kita kecuali benar-benar diperlukan, karena peserta lain yang mungkin mengandalkan lipreading. Jika kita harus mematikan kamera, silakan ketik obrolan apa yang kita katakan dalam fitur chat atau pastikan itu akan dicatat dalam notulen meeting. Juga pertimbangkan kegiatan lain yang mungkin menggunakan bandwidth kita selama panggilan.

7. Jika kita menyajikan slide atau menampilkan sesuatu di layar kita, pastikan untuk menggambarkan slide secara rinci bagi mereka yang banyak memiliki gangguan penglihatan atau yang koneksi internetnya buruk atau tidak dapat melihat video kita. Kita juga dapat mendesain slide untuk mendukung yang akan kita sampaikan, yang mungkin berguna jika kita mengalami masalah.

8. Harap diingat bahwa waktu yang perlu dalam pertemuan mungkin lebih lama daripada pertemuan langsung. Jika memungkinkan, berbicara secara perlahan dan jelas agar dapat bermanfaat dan membantu rapat berjalan dengan lancar.

9. Jika audio atau video seseorang lumpuh saat panggilan berlangsung, pertimbangkan untuk membagikan layar kita atas nama mereka atau mengetik audio ke dalam fungsi obrolan.

10. Gangguan selama pertemuan dapat terjadi (mis. Suara hewan peliharaan yang berkeliaran, anak atau pasangan yang bermunculan di rumah), santai dan ingat bahwa semua orang bekerja dalam keadaan yang sulit dan sering kali memiliki kesibukan lain dalam pertemuan online.

References :

https://medium.com/@BMatB/video-conferencing-good-practice-guidelines-f9cb0528204a