Proses Bisnis: Siklus Pengeluaran

      Pada siklus pengeluaran, terdapat dua fase, yaitu fase pembelian dan fase hutang akun. Fase pembelian adalah suatu aktivitas dimana suatu organisasi berinteraksi secara ekstensif dengan pemasok barang dan jasa eksternal. Tujuan dari dilakukan pembelian adalah untuk mendapatkan barang yang tepat dengan jumlah yang tepat, dan untuk menerima barang tersebut pada waktu yang tepat. Untuk mencapai tujuan tersebut, pembelian harus disetujui dan diotorisasi dengan benar, barang dan jasa harus diperoleh dari pemasok resmi, semua komitmen dan kewajiban pembelian perlu dicatat secara akurat, dan barang dan jasa yang diterima harus memenuhi spesifikasi kualitas dan pengiriman.

      Selanjutnya adalah mengenai fase hutang akun, dimana tujuannya adalah untuk membayar orang yang tepat dengan jumlah yang tepat pada waktu yang tepat. Fase hutang akun memastikan bahwa pembayaran akurat dan tepat waktu, sambil memastikan bahwa mereka memaksimalkan persyaratan penyelesaian yang menguntungkan. Untuk memastikan integritas pelaporan keuangan, semua kewajiban hutang harus dicatat secara akurat dan segera.

      Siklus pengeluaran dapat memberikan keunggulan kompetitif dengan menyediakan produk dan layanan berkualitas tinggi, atau dengan bertindak untuk menahan biaya. Pada fase pembelian, kegagalan untuk mengelola pembelian dengan benar dapat menyebabkan masalah sistemik, yaitu pasokan barang dan jasa yang tidak dapat diandalkan dan berpotensi berdampak negatif pada pendapatan, produksi, dan proses manajemen inventaris. Selain itu, membeli terlalu banyak, terlalu sedikit atau membeli barang yang salah dapat menciptakan masalah persediaan dan dapat menyebabkan peningkatan biaya atau penurunan pendapatan. Berikut ini adalah beberapa dokumen yang terdapat pada siklus pengeluaran:

• Purchase requisition: Mengizinkan departemen yang meminta untuk memesan barang atau jasa. Bagian daftar permintaan atau bagian pengendalian inventaris menyiapkan formulir daftar permintaan pembelian. Dokumen daftar permintaan pembelian hanya dibagikan di dalam organisasi.
• Purchase order: Bertindak sebagai bukti pembelian serta kontrak yang mengikat antara perusahaan dan vendor. Pesanan pembelian disiapkan oleh departemen pembelian. Dokumen pesanan pembelian dibagikan baik di dalam organisasi maupun secara eksternal.
• Vendor list: Daftar vendor resmi yang menawarkan barang berkualitas dan layanan dengan harga pantas. Daftar vendor disimpan sebagai bagian dari database organisasi dan dilihat serta diedit oleh proses bisnis dalam siklus pengeluaran.
• Purchase invoice: Rincian jumlah yang harus dibayar serta syarat dan ketentuan pembayaran. Dokumen ini disiapkan oleh vendor.
• Goods packing slip: Dihasilkan oleh vendor dan dilampirkan dengan barang yang dikirim ke organisasi pembelian.
• Receiving report: Memberikan detail setiap pengiriman seperti detail vendor, berat pengiriman, nomor pesanan pembelian yang sesuai, dan deskripsi barang yang dikirim. Departemen penerima membuat laporan ini.
• Remittance advice: Digunakan untuk mengetahui informasi mengenai penerima pembayaran tentang item yang sedang dibayar. Dokumen ini mungkin berupa faktur atau potongan yang dilampirkan pada cek pembayar atau pemberitahuan lainnya. Nasihat pengiriman uang dapat disiapkan oleh unit akuntansi / keuangan dan vendor (dalam kasus rintisan yang disiapkan vendor).