Komunikasi Bisnis Untuk “Cost Reduction Project”
Komunikasi
Komunikasi merupakan aktifitas penting bagi manusia untuk dapat berinteraksi satu dengan yang lainnya. Komunikasi dapat membawa dampak positif dan negatif bagi manusia, dampak positifnya yaitu dapat menjalin hubungan yang baik seperti bertukar informasi.
Cost Reduction dan Cost Reduction Project
Cost reduction memfokuskan pengurangan biaya pada penyebab timbulnya pemborosan yaitu kualitas. Pengurangan biaya hanya merupakan hasil dari Quality improvement yang dilaksanakan untuk menghasilkan produk jika di dalam proses pembuatan produk.
Cost reduction Project adalah proyek yang dilakukan untuk me-manage aktivitas yang berhubungan dengan proses produksi yang dapat mengurangi biaya produksi dengan mengeliminasi biaya yang seharusnya tidak perlu terjadi dan menggunakan prinsip Cost Reduction.
Komunikasi Bisnis untuk Cost Reduction Project
Komunikasi bisnis adalah pertukaran gagasan dan informasi yang memiliki tujuan tertentu yang disajikan secara personal atau impersonal melalui simbol-simbol atau sinyal.
Komunikasi bisnis melibatkan pertukaran informasi yang terus-menerus. Lebih banyak bisnis diperluas, lebih besar tekanannya pada bisnis tersebut untuk menemukan cara komunikasi yang lebih efektif – bersama para pekerja dan dengan dunia di luar. Dengan demikian, bisnis dan komunikasi berjalan beriringan.
Sebelum Cost Reduction Project dilaksanakan, proyek tersebut harus terlebih dahulu mendapat persetujuan dari pimpinan perusahaan yang bertanggung jawab, misalnya ada proyek pengurangan biaya di bagian TI (Teknologi dan Informasi) maka proyek tersebut memerlukan persetujuan dari CIO atau orang yang bertanggung jawab pada bidang teknologi dan informasi pada perusahaan dan berdasarkan struktur organisasi perusahaan yang berlaku.
Untuk mendapatkan persetujuan tersebut, maka diperlukan komunikasi proyek yang efektif agar pimpinan perusahaan mengerti secara jelas tujuan dan detail dari proyek tersebut sehingga keputusan yang diambil benar – benar tepat dan terhindar dari mis-komunikasi.
Berikut adalah beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam mengkomunikasikan proyek :
- Elevate Cost Cutting
Dalam berkomunikasi dengan pimpinan organisasi tentang usaha cost reduction, Project Leader tidak perlu menekankan biaya apa saja yang perlu dikurangi melainkan fokus pada tujuan yang dapat mendukung pertumbuhan bisnis dan langkah-langkah spesifik yang mereka ambil untuk cost reduction, mereka juga harus melihat bagaimana pekerjaan dapat lebih menarik bagi staff yang bisa mengurangi bebearapa biaya aktivitas sehari hari.
- Set Clear Goals
Baris Sarer, menyarankan Project Leader untuk menetapkan target dalam cost reduction dengan mendefinisikan setiap area, membuat deadline untuk target tersebut serta memantau kemajuan usaha mereka. ” CIO Mengumpulkan kasus bisnis yang terjadi dalam perusahaan untuk melakukan cost reduction, tetapi dengan tidak memantau hasil dalam proses berjalan menjadi salah satu hambatan terbesar untuk sukses”. kuantifikasi jumlah uang organisasi berpotensi menunda keputusan atau tindakan yang terkait untuk mengukur cost reduction tertentu..
- Incentives: Show Them the Money
Hasil Financial performance dapat digunakan Project Leader untuk menghindar dari Turf Wars (Pertempuran politik dalam perusahaan) dengan menunjukan laporan dan tujuan-tujuan dari cost reduction.
- Language Choice
Pemilihan bahasa adalah bahasa secara keeluruhan di dalam suatu komunikasi, sebagai perilaku, pemilihan bahasa hakikatnya merupakan tindakan atau perilaku dalam menggunakan bahasa terpilih berdasarkan situasi yang tersedia agar komunikasi dapat berjalan lancar secara efektf.
Giles mengidentifikasi tiga pola penggunaan bahasa:
- penggunaan bahasa etnik minoritas
- bilingual dalam bahasa etnik dan bahasa dominan
- monolingual dalam bahasa dominan.
Beberapa pemilihan bahasa yang positif pada pengurangan biaya / cost reduction adalah:
- Eliminating waste (menghilangkan ‘sampah’)
Hal ini membutuhkan usaha yang terus menerus pada cost reduction untuk mempertahankan keuntungan di bidang manufaktur . Cara utama untuk mengurangi biaya adalah untuk menghasilkan , secara tepat waktu, dan menghilangkan ketidakbergunaan (waste).
- Increasing productivity
Penempatan kata yang di gunakan harus bertujuan untuk meninkatkan produktifitas dan efesinensi
- Streamlining operations (Memperlancar operasi)
Penempatan kata yang di gunakan harus bertujuan untuk memperlancar oprasi dan menjadi lebih efesinen dan banyak menghmat waktu
- Reducing
- Obtaining more bang for the buck (Mendapatkan impact yang lebih besar daripada biaya yang dikeluarkan)
Contoh kata yang memiliki konotasi lebih negatif meliputi:
- Belt tightening
- Cost cutting
- Downsizing
- Eliminating redundancies
- Terminating
- Eliminating the dead weight
Kesimpulan
Komunikasi sangat diperlukan dalam perusahaan, salah satunya adalah komunikasi dalam menentukan cost. Tujuan dari komunikasi dalam menentukan cost adalah agar setiap pembiayaan proyek yang sedang diselenggarakan oleh perusahaan dapat berjalan dengan baik, benar dan sesuai dengan tujuan perusahaan.
Komunikasi dalam menentukan dan menurunkan cost (cost reduction) haruslah bersifat transparan, agar diketahui oleh seluruh eksekutif dan dipahami dengan baik. Sehingga para eksekutif dapat melakukan pengambilan keputusan dengan tepat. Hubungan yang baik antara para eksekutif juga diperlukan sehingga dapat membantu dalam masa cost-cutting.
Dengan menerapkan komunikasi yang berhubungan dan selaras teknologi informasi, maka suatu perusahaan atau organisasi akan mampu menghemat biaya dalam semua aspek seperti tenaga kerja, proses, pemasaran bahkan manajemen. Selain itu keuntungan lain yang diberikan adalah dapat mempercepat perkembangan perusahaan dengan meningkatnya margin pada perusahaan.
