IT Project Cost Reduction

Pengantar

            Pada masa ini, IT(Information Technology / Teknologi Informasi) adalah hal yang sangat umum dan banyak berperan di dalam kehidupan masyarakat, dan organisasi. Sehingga banyak pula organisasi/ perusahaan yang mengandalkan peran IT di dalam proses bisnis mereka. Proyek adalah bagian dari bisnis perusahaan karena setiap perusahaan pasti memiliki suatu proyek untuk mengembangkan bisnis mereka. Kemudian di setiap proyek perusahaan IT sering memiliki peran yang penting dan bernilai material.

IT Project Cost Reduction

            IT Project Cost Reduction adalah strategi yang digunakan perusahaan untuk mengatur biaya IT yang harus dikeluarkan di dalam suatu proyek di dalam perusahaan. Ada 2 hal yang harus diperhatikan di dalam Cost Reduction :

1. Cost reduction memfokuskan pengurangan biaya pada penyebab timbulnya pemborosan yaitu kualitas. Pengurangan biaya hanya merupakan hasil dari Quality improvement
2. Quality improvement berfokus pada peningkatan kualitas produksi (barang/jasa) perusahaan secara berkelanjutan, pengurangan biaya produk adalah hasil dari peningkatan kualitas (Quality improvement).

Langkah – Langkah dalam IT Project Cost Reduction

Secara umum Langkah-langkah dalam melakukan cost reduction project adalah

1. Establish Goals
2. Obtain Information
3. Analyze
4. Identify and prioritze actions
5. Execute
6. Monitor and improve

1. Establish Goals

            Langkah pertama adalah menentukan tujuan(goals) dari pengurangan biaya (cost) yang akan dilakukan. Termasuk mengerti skala dan waktu yang di butuhkan untuk mereduksi dan area mana saja yang harus direduski serta dampaknya.

Bagian – bagian dari langkah pertama ini adalah :

1. Cost Reduction -> Identifikasi kebutuhan untuk pengurangan budget dan memahami urgency serta dampak dari pengurangan biaya tersebut.
2. Timing of Reduction -> Waktu yang tepat dalam melakukan reduksi biaya amatlah penting. Kita harus memikirkan pengurangan biaya berdasarkan satu periode. Tindakan yang dilakukan pun tentunya berbeda.
3. Reduction Impact -> Analisa dampak dari pengurangan biaya yang akan dilakukan. Sehingga dampak buruk dari pengurangan biaya dapat di minimalisir.
4. Constraint -> Batasan – batasan yang perlu di identifikasi sebelum melakukan pemotongan dan harus dilakukan sedemikian rupa agar tetap menguntungkan perusahaan.
5. Business Goals -> Review dari perubahan business goals, prioritas dan berbagai project sebagai dampak dari IT project.
6. Communicate Goals -> Setiap orang-orang yang terlibat dalam IT, vendor, maupun orang bisnis mengutarakan goals dalam biaya reduksi.

   2. Obtain Information

            Langkah kedua adalah pengumpulan informasi. Pengumpulan informasi ini mencakup anggaran dan pembelanjaan serta kepemilikan aset dan inventory.

Komponen dasar dalam tahap pengumpulan informasi :

1. IT Budget and Spending -> Mencari data terkini mengenai budget dan spending perusahaan di sektor IT dengan melihat laporan beberapa tahun kebelakang mengenai pembelenjaan di sektor IT untuk memperkirakan budget baru.
2. Business Plan -> Mencari informasi mengenai goals, strategi ,dan tujuan perusahaan untuk mereduksi biaya dan mematangkan perencanaan yang telah dibuat.
3. IT Strategic Plan -> Mencari informasi mengenai Strategic Plan diperlukan untuk menemukan apa saja kekuatan sektor IT perusahaan kita seperti business aplication, technical infrastructure, IT organization maupun IT process. Untuk memastikan bahwa cost reduction tidak mengorbankan tujaun dan objektif perusahaan.
4. IT Project List -> Mencari informasi mengenai List Project IT untuk memprioritas ulang project mana yang memiliki budget ringan maupun mengubah prioritas project lainnya sesuai dengan kebutuhan.
5. Application List -> Untuk mengidentifikasi beberapa aplikasi atau software yang mungkin harus diganti, digabungkan maupun dibuang.
6. Hardware Inventory list -> Mencari informasi mengenai hardware apa saja yang harus diganti, digabung maupun dibuang.
7. IT Staff Inventory -> Informasi Pendapatan IT dan menentukan apakah kita butuh mengubah sumber daya yang ada atau tidak.
8. IT Organization Chart -> Diagram organisasi akan membantu mengevaluasi supervisor untuk menemukan potensial dari merging dari struktur yang ada demi mendapatkan efisiensi.

    3. Analyze

            Langkah selanjutnya adalah menganalisa Biaya apa saja yang akan dikurangi, bagaimana rencana pelaksanaanya dan juga dampak dari pengurangan biaya tersebut.

Bagian – bagian yang ada pada tahap ke 3 ini adalah :

1. Slice and Dice the cost -> Menganalisa biaya secara transparan dan memecahnya berdasarkan sektor – sektor IT yang ada seperti sektor business area, maintain lifecyle, fixed cost and variable cost, dan project cost.
2. Cost Driver -> Menganalisa faktor yang memberi dampak pada perubahan tingkat biaya total.
3. Reduction Enablers -> Menentukan enabler yang dapat membantu mencapai tiap goals dari cost reduction untuk mendapatkan hasil yang di inginkan. Contoh : implementasi ITIL untuk cost reduction di Proses IT.
4. Benchmarking -> Suatu proses yang biasa digunakan dalam manajemen atau umumnya manajemen strategis, dimana suatu unit/bagian/organisasi mengukur dan membandingkan kinerjanya terhadap aktivitas atau kegiatan serupa unit/bagian/organisasi lain yang sejenis baik secara internal maupun eksternal.

     4. Identify and Prioritize Action

            Setelah melakukan identifikasi ditahapan sebelumnya di tahap inilah kita akan melakukan beberapa tindakan guna mencari area mana yang akan kita pangkas bianya. Bagian – bagian pada proses ke empat ini adalah :

1. Cost Reduction Approaches -> Melakukan identifikasi langkah – langkah pengurangan biaya dari berbagai pendekatan, pendekatan/approaches yang ada antara lain : expense, investment, assets dan services.
2. Identify Cost Reduction Possibilities -> Mengidentifikasi kemungkinan adanya pengurangan biaya dari beberapa sektor seperti Business Application, Technical Infrastructure, IT Process, IT Organization dan Miscellaneous costs.
3. Prioritize -> Peninjauan kembali langkah – langkah pengurangan biaya yang dibutuhkan untuk semua peluang pengurangan biaya yang diidentifikasi di setiap area IT. Untuk menentukan langkah – langkah yang harus diprioritaskan agar tindakan pengurangan biaya dapat berdampak efektif.
4. Communicate the Plan -> Membuat penanggung jawab yang berakuntabilitas agar dapat mencapai tujuan. Identifikasi resiko dan potensi resiko gagal nya rencana dari setiap kegiatan yang akan dilakukan, sehingga semua kegiatan selalu terintegrasi dengan manajer atau orang yang bertanggung jawab sehingga tidak ada kegiatan yang tidak sesuai dengan rencana yang sudah dibuat.

    5. Execute

            Tahap akhir ini berguna untuk melihat hasil dari pengurangan biaya dan menentukan apakah pengelolaan biaya yang dilakukan sudah sukses. Pastikan bahwa anda mendapatkan respon yang akurat untuk memonitor biaya dan memastikan bahwa yang dilakukan sudah mencapai tujuan. Tetap fokus pada tujuan dan telitilah pada kesalahan yang berakibat fatal.