Penerapan Komunikasi dalam Organisasi

Manusia selain disebut sebagai mahluk induvidu, manusia juga disebut sebagai mahluk social. Karena manusia adalah mahluk social artinya manusia memiliki kebutuhan, kemampuan dan kebiasaan untuk berkomunikasi dengan manusia yang lain.  Cara manusia untuk berkomunikasi dengan orang lain tentunya berbeda-beda sesuai dengan latar belakang dari masing-masing orang. Jika manusia memiliki latar belakang yang kurang baik, maka cara orang tersebut berkomunikasi akan lebih buruk dibandingkan dengan orang yang memiliki latar belakang yang baik. Latar belakang manusia bisa dipengaruhi oleh berbagai faktor seperti lingkungan, keluarga, pendidikan, dan lain lain.

Komunikasi adalah suatu proses di mana dua orang atau lebih membentuk dan melakukan pertukaran informasi antara satu sama lain, yang pada gilirannya terjadi saling pengertian yang mendalam. Sedangkan Komunikasi Organisasi adalah proses yang melibatkan sebuah proses tranmisi dan pengembangan ide yang dibutuhkan umpan balik yang bertujuan untuk membentuk suatu tindakan yang akan digunakan untuk mencapai tujuan dari organisasi.

Jenis Komunikasi dalam Organisasi

Dalam sebuah organisasi terdapat beberapa tingkatan jabatan seperti senior manager, manager, staff dan masih banyak lagi. Dalam berkomunikasi tentu ada cara tersendiri bagaimana cara berbicara terhadpa atasan, bawahan maupun orang yang memiliki jabatan yang sama. Berikut adalah teori pengelompokkan komunikasi berdasarkan jabatan pada organisasi :

1. Downward Communication

Merupakan tipe komunikasi yang terjadi dari orang dengan jabatan yang lebih tinggi kepada orang dengan jabatan yang lebih rendah, biasanya sarana yang digunakan untuk berkoordinasi oleh atasan kepada para bawahannya adalah meeting yang jadwalkan setiap minggu, diluar meeting komunikasi yang dilakukan bisa secara langsung atau bisa melalui media komunikasi seperti sms, line, whatsapp, email. Namun komunikasi melalui media hanyalah sebagai pelengkap koordinasi dalam organisasi.

Komunikasi dalam organisasi lebih baik dilakukan secara tatap muka, karena komunikasi tatap muka dapat dilakukan agar lebih efektif. Baik pengirim ataupun penerima pesan merasa bahwa masalahnya akan lebih mudah terselesaikan apabila dibicarakan dengan tatap muka.

Gambar 1 Downward Communication

2. Sideways Communication

Disebut juga sebagai horizontal communication, merupakan penyampaian informasi di antara teman sejawat pada unit kerja yang sama. Unit kerja merupakan individu-individu yang berada pada tingkat otoritas yang sama dalam sebuah organisasi dengan atasan yang sama. Komunikasi horizontal muncul setidaknya karena enam sebab berikut: koordinasi penugasan kerja, berbagi informasi rencana dan kegiatan, memecahkan masalah, memperoleh pemahaman bersama, mendamaikan, berunding, dan menengahi perbedaan, dan menumbuhkan hubungan antarpersona.

Komunikasi horisontal muncul akibat koordinasi tugas dalam satu departemen, sedangkan untuk level manager dan staff komunikasi horisontal terjadi karena membutuhkan masukan dalam mengerjakan sebuah tugas. Komunikasi yang dilakukan dalam departemen yang sama dapat meningkatkan kedekatan satu sama lain antar anggota dalam sebuah organisasi. Terdapat enam bentuk komunikasi horizontal yang sering terjadi dalams sebuah organisasi, yaitu rapat komite, interaksi informal pada jam istirahat, percakapan telepon, memo dan nota, aktivitas sosial, serta kelompok.

Gambar 2 Sideway Communication

3. Upward Communication

Disebut sebagai subordinate / manager komunikasi. Merupakan komunikasi yang dilakukan antara posisi terendah diperusahaan dengan posisi tertinggi diperusahaan. Komunikasi upward dilakukan dengan meeting untuk mendiskusikan  pekerjaan apa yang harus dimulai, dilanjutkan dan dihentikan melalui diskusi antara atasan dan bawahan. Namun diluar meeting komunikasi bisa juga dilakukan dengan cara menghubungi atasannya secara langsung untuk mendiskusikan pekerjaan yang dilakukan.

Hambatan yang didapat ketika  melakukan komunikasi ke atasan yaitu jika dalam organisasi tersebut terdapat anggota baru, karena anggota baru biasanya masih merasa bingung dalam mengungkapkan pendapatnya terhadap para atasan dan anggota baru biasanya belum terlalu mengerti mengenai aturan yang ada pada organisasi.  Hambatan lain yaitu karena kecenderungan bawahan untuk menyembunyikan pikiran mereka, cara mengatasi masalah komunikasi kepada atasan ini dengan cara manager mendekatkan diri kepada bawahan, sehingga bawahan merasa dekat dengan atasan dan penyampaian informasi antara atasan ke bawahan dapat dilakukan dengan mudah dan tidak ada rasa canggung.

Gambar 3. Upward Communication

4. Diagonal Communication

Bisa disebut sebagai komunikasi lintas saluran, Diagonal communication  merupakan komunikasi yang mengalir diantara orang-orang yang tidak berada pada level yang sama, serta tidak memiliki hubungan langsung secara hirearki organisasi. Atau bisa disebut juga komunikasi diagonal merupakan komunikasi yang dilakukan kepada divisi yang berbeda. Dalam sebuah organisasi harus ada aturan yang digunakan untuk mengatur komunikasi lintas saluran sehingga meminimalisir kesalah pahaman antar divisi.

Diagonal communication dapat terjadi jika antara divisi satu dengan divisi yang lain membutuhkan dukungan untuk bekerja sama dalam mengerjakan sebuah projet, biasanya komunikasi lintas saluran ini dilakukan dengan melakukan meeting untuk membicarakan project yang dikerjakan.

Gambar 4. Diagonal Communication

Sumber:

Wiryanto. (2004). Pengantar Ilmu Komunikasi. Jakarta: PT. Gramedia Widiasarana Indonesia.

MAYASTRI, R. (2015). KOMUNIKASI ORGANISASI PADA ORGANISASI MAHASISWA INTERNASIONAL. Studi Deskriptif Kualitatif Komunikasi Organisasi pada AIESEC Local Committee Universitas Sebelas Maret, 9.

Businesscom. (2015). Meaning of Organizational Communication. Retrieved from The Business Communication: http://thebusinesscommunication.com/meaning-of-organizational-communication/