Pengendalian Internal Sistem Pembelian

Risiko yang bisa terjadi dalam siklus pembelian adalah sebagai berikut.

1. Terjadi kekeliruan dalam memesan barang, karena adanya pesanan barang yang belum dibutuhkan atau memesan barang yang berlebihan tidak sesuai dengan kebutuhan.   Apabila ini terjadi, maka akan mengakibatkan perusahaan harus menanggung biaya ekstra untuk penyimpanan barang dan akan terjadi dana perusahaan akan mengendap berupa barang dalam persediaan (mengurangi likuiditas perusaahaan).
2. Bisa saja terjadi barang yang sudah dipesan ternyata tidak pernah diterima atau barang yang diterima sering terjadi keterlambatan. Jadi dapat terjadi pada perusahaan akan merugi jika sampai barang yang laris ternyata habis (out of stock), yang berarti perusahaan akan kehilangan peluang untuk memenuhi permintaan konsumen atau proses produksi menjadi terhambat atau tertunda.
3. Terjadinya faktur fiktif atau dokumen pendukung lainnya. Faktur fiktif ini akan dapat merugikan perusahaan karena perusahaan bisa jadi mengeluarkan kas untuk faktur fiktif tersebut. Oleh karena itu, bagaimana faktur fiktif bisa terjadi dalam sebuah organisasi, karena adanya kecurangan dan pengendalian yang kurang baik di internal perusahaan.
4. Terjadinya persediaan yang sudah kedaluwarsa atau out of date. Persediaan yang kedaluwarsa atau out of date di gudang sebenarnya hanyalah menghabiskan space gudang. Oleh karena menyimpan barang yang sudah kedaluwarsa, akan menimbulkan suatu masalah. Oleh karena itu barang yang sudah kedaluwarsa atau out of date sebaiknya segera diafkir dari gudang (dijual dengan sale) atau jika tidak dapat dijual, terpaksa dicatat sebagai kerugian.
5. Terjadinya faktur dari pemasok yang legal tetapi informasi dalam faktur tidak benar atau kurang kontrol. Sebagai contoh, adanya salah catat atau salah hitung dalam faktur atau bias juga terjadi kesalahan kode barang dalam faktur. Kesalahan dalam faktur ini dapat menyebabkan dalam proses penagihan, ditagih terlalu besar atau terlalu kecil dari utang yang seharusnya.
6. Terjadi kelalaian dalam melakukan pembayaran satu faktur dua kali. Pengendalian yang kurang baik akan dapat mengakibatkan kerugian pada perusahaan. karena kas perusahaan menjadi tertahan di pemasok. Tambahan lagi, jika administrasi pemasok juga tidak rapi, bisa jadi perusahaan harus melalui prosedur yang rumit untuk menarik kembali kas yang terlanjur dikirim ke pemasok.
7. Pencurian cek oleh karyawan. Jika cek kosong perusahaan dimanfaatkan oleh karyawan, maka perusahaan akan rugi.
8. Terjadi pelanggaran hak akses terhadap daftar pemasok perusahaan oleh karyawan yang tidak berkepentingan. Daftar pemasok merupakan informasi yang mestinya tidak boleh tersebar ke orang yang tidak berkepentingan.

Pengendalian umum yang dapat diterapkan dalam siklus pembelian.

1. Pengendalian organisasi. Terjadinya pemisahaan tanggung jawab antara unit yang bertanggung jawab dalam pengendalian persediaan mesti terpisah dengan unit yang bertanggung jawab dalam mencatat transaksi. Demikian juga unit yang mencatat pengeluaran kas mesti terpisah dari unit yang mengeluarkan cek.
2. Pengendalian dokumen. Pada proses pembelian setiap menggunakan dokumen harus ada dokumen yang didokumentasikan (termasuk flowchart, contoh dokumen, rancangan database dan lain sebagainya.) Setiap kebijakan yang terkait dengan pembelian harus dinyatakan secara tertulis  (seperti kebijakan atas tawaran potongan dari pemasok).
3. Pengendalian praktik manajemen. Praktik manajemen yang baik meliputi : Pelatihan karyawan yang sesuai dengan bidang, prosedur yang jelas atas pengembangan sistem atau perubahan atas sistem yang sudah berjalan, serta adanya audit rutin atas siklus pembelian.
4. Pengendalian akses, seperti adanya password, pembatasan hak akses terhadap komputer, pembuatan backup data secara rutin, pembatasan akses masuk ke gudang tempat menyimpan barang dan lain sebagainya.