People Innovation Excellence

Virtual Meeting Concept in Business

Dalam bisnis melakukan sebuah meeting adalah sebuah hal yang biasa. Bahkan untuk sebuah perusahaan yang sedang berkembang terkadang meeting menjadi bagian rutin yang mana tidak hanya dilakukan di dalam kantor, namun  bisa saja dilakukan di luar kota bahkan di luar negeri. Kebutuhan tersebut sudah pasti membutuhkan biaya yang tidak sedikit khususnya untuk biaya perjalanan dan akomodasi.

Namun dengan semakin berkembangnya teknologi, maka kebutuhan akan meeting kini bisa dengan lebih mudah dipenuhi tanpa terbatas ruang dan waktu yaitu dengan menggunakan virtual meeting.. Menurut Julia Young virtual meeting adalah sebuah kegiatan dimana semua peserta dari berbagai lokasi bergabung dalam waktu yang telah terlebih dahulu disepakati dengan menggunakan sebuah media seperti teleconference atau video conference.

Berdasarkan survei yang dilakukan oleh Travel Management Institute terhadap lebih dari 1.800 orang di perusahaan di seluruh dunia, menunjukkan bahwavirtual meeting yang paling populer dilakukan melalui  konferensi video, pertemuan berbasis Web, dan telepresence produk dari Cisco.


1

Kegunaan virtual meeting menurut beberapa penelitian yang dilakukan oleh 3 perusahaan besar yaitu Accenture, Cisco dan Blommington memungkinkan perusahaan untuk melakukan penghematan secara signifikan khususnya dalam hal perjalanan bisnis.

2

Berikut adalah faktor – faktor yang mendukung suksesnya virtual meeting :

  1. Merencanakan agenda kegiatan.

Virtual meeting yang efectif cenderung singkat maksimal 90 menit saja. Dalam waktu yang singkat tersebut pastikan meeting sesuai dengan agenda kegiatan yaitu tetap fokus agar virtual meeting tetap poduktif. Selain itu dengan merencanakan agenda kegiatan, virtual meeting menjadi lebih terarah dimana komunikasi, pemecahan masalah, serta penyampaian ide – ide bisnis.

  1. Pemilihan teknologi yang efektif.

Ada berbagai jenis teknologi yang tersedia saat ini dimana media tersebutmendukung keterlibatan peserta agar tetap  interaktif . Untuk mendapatkan hasil yang sesuai,  sangat penting untuk mencocokkan teknologi sebagai fasilitator dari virtual meeting. Hal lain yang terpenting adalah kemampuan untuk menggunakan media tersebut.  Pastikan bahwa media teknologi yang dipilih sesuai dengan kemampuan agar ketika virtual meeting berjalan semua fokus dan  tidak terganggu karena terbatasnya kemampuan dalam menggunakan media teknologi selain itu pastikan teknologi yang dipilih mudah diakses oleh semua peserta, karena penelitian menunjukan bahwa 15 menit pertama habis terbuang akibat sulitnya akses ke media virtual meeting. Hal lainnya yang harus diperhatikan,  kita juga harus menentukan lebih dari 1 pemilihan teknologi sebagai media virtual meeting dimana hal ini merupakan rencana cadangan jika ternyata saat virtual meeting berlangsung teknologi yang sudah disepakati susah untuk diakses.

  1. Mempersiapkan peserta.

Faktor yang ke 3 untuk kesuksesan sebuah virtual meeting adalah peserta. Pastikan bahwa agenda serta media yang digunakan sudah diinformasikan sebelum virtual meeting dilakukan. Hal ini diperuntukan agar semua peserta dapat mempersiapkan diri sehingga virtual meeting menjadi efisien, produktif dan menarik.

  1. Menjaga agar peserta  fokus dan interaktif selama virtual meeting.

Berikut adalah beberapa cara agar peserta tetap fokus dan interaktif saat virtual meeting berlangsung :

  1. Sebelum memulai rapatpastikan peserta untuk sudah dalam keadaan siap .
  2. Facilitator tidak terlalu lama berbasa basi.
  3. Tanyakan pendapat dari setiap peserta.
  4. Fokus pada peserta yang bertanya.
  5. Bagi sesi dengan jelas, kapan saat mendengarkan dan kapan saat bertanya.
  6. Mencatat semua pertanyaan serta jawabannya serta dirangkum dalam sebuah notulen meeting.
  7. Membangun kepercayaan.

Berawal dari pertemuan rapat den

Dalam bisnis melakukan sebuah meeting adalah sebuah hal yang biasa. Bahkan untuk sebuah perusahaan yang sedang berkembang terkadang meeting menjadi bagian rutin yang mana tidak hanya dilakukan di dalam kantor, namun  bisa saja dilakukan di luar kota bahkan di luar negeri. Kebutuhan tersebut sudah pasti membutuhkan biaya yang tidak sedikit khususnya untuk biaya perjalanan dan akomodasi.

Namun dengan semakin berkembangnya teknologi, maka kebutuhan akan meeting kini bisa dengan lebih mudah dipenuhi tanpa terbatas ruang dan waktu yaitu dengan menggunakan virtual meeting.. Menurut Julia Young virtual meeting adalah sebuah kegiatan dimana semua peserta dari berbagai lokasi bergabung dalam waktu yang telah terlebih dahulu disepakati dengan menggunakan sebuah media seperti teleconference atau video conference.

Berdasarkan survei yang dilakukan oleh Travel Management Institute terhadap lebih dari 1.800 orang di perusahaan di seluruh dunia, menunjukkan bahwavirtual meeting yang paling populer dilakukan melalui  konferensi video, pertemuan berbasis Web, dan telepresence produk dari Cisco.

Kegunaan virtual meeting menurut beberapa penelitian yang dilakukan oleh 3 perusahaan besar yaitu Accenture, Cisco dan Blommington memungkinkan perusahaan untuk melakukan penghematan secara signifikan khususnya dalam hal perjalanan bisnis.

Berikut adalah faktor – faktor yang mendukung suksesnya virtual meeting :

  1. Merencanakan agenda kegiatan.

Virtual meeting yang efectif cenderung singkat maksimal 90 menit saja. Dalam waktu yang singkat tersebut pastikan meeting sesuai dengan agenda kegiatan yaitu tetap fokus agar virtual meeting tetap poduktif. Selain itu dengan merencanakan agenda kegiatan, virtual meeting menjadi lebih terarah dimana komunikasi, pemecahan masalah, serta penyampaian ide – ide bisnis.

  1. Pemilihan teknologi yang efektif.

Ada berbagai jenis teknologi yang tersedia saat ini dimana media tersebutmendukung keterlibatan peserta agar tetap  interaktif . Untuk mendapatkan hasil yang sesuai,  sangat penting untuk mencocokkan teknologi sebagai fasilitator dari virtual meeting. Hal lain yang terpenting adalah kemampuan untuk menggunakan media tersebut.  Pastikan bahwa media teknologi yang dipilih sesuai dengan kemampuan agar ketika virtual meeting berjalan semua fokus dan  tidak terganggu karena terbatasnya kemampuan dalam menggunakan media teknologi selain itu pastikan teknologi yang dipilih mudah diakses oleh semua peserta, karena penelitian menunjukan bahwa 15 menit pertama habis terbuang akibat sulitnya akses ke media virtual meeting. Hal lainnya yang harus diperhatikan,  kita juga harus menentukan lebih dari 1 pemilihan teknologi sebagai media virtual meeting dimana hal ini merupakan rencana cadangan jika ternyata saat virtual meeting berlangsung teknologi yang sudah disepakati susah untuk diakses.

  1. Mempersiapkan peserta.

Faktor yang ke 3 untuk kesuksesan sebuah virtual meeting adalah peserta. Pastikan bahwa agenda serta media yang digunakan sudah diinformasikan sebelum virtual meeting dilakukan. Hal ini diperuntukan agar semua peserta dapat mempersiapkan diri sehingga virtual meeting menjadi efisien, produktif dan menarik.

  1. Menjaga agar peserta  fokus dan interaktif selama virtual meeting.

Berikut adalah beberapa cara agar peserta tetap fokus dan interaktif saat virtual meeting berlangsung :

  1. Sebelum memulai rapatpastikan peserta untuk sudah dalam keadaan siap .
  2. Facilitator tidak terlalu lama berbasa basi.
  3. Tanyakan pendapat dari setiap peserta.
  4. Fokus pada peserta yang bertanya.
  5. Bagi sesi dengan jelas, kapan saat mendengarkan dan kapan saat bertanya.
  6. Mencatat semua pertanyaan serta jawabannya serta dirangkum dalam sebuah notulen meeting.
  7. Membangun kepercayaan.

Berawal dari pertemuan rapat dengan tatap muka maka ketika diubah menjadi virtual meeting maka disini harus dibangun kepercayaan dengan peserta. Dalam hal ini komunikasi saat virtual meeting berlangsung merupakan kunci untuk tetap berhubungan dengan peserta dan juga tetap berupaya untuk menggunakan cara – cara interaktif dalam berkomunikasi.

Referensi :

https://www.facilitate.com/support/facilitator-toolkit/docs/Six-Critical-Success-Factors-for-Successful-Virtual-Meetings.pdf

http://en.wikipedia.org/wiki/Virtual_meeting

e-book : Manager Guide’s to Effective Meeting. Straibel, Barbara. J.

gan tatap muka maka ketika diubah menjadi virtual meeting maka disini harus dibangun kepercayaan dengan peserta. Dalam hal ini komunikasi saat virtual meeting berlangsung merupakan kunci untuk tetap berhubungan dengan peserta dan juga tetap berupaya untuk menggunakan cara – cara interaktif dalam berkomunikasi.

Referensi :

https://www.facilitate.com/support/facilitator-toolkit/docs/Six-Critical-Success-Factors-for-Successful-Virtual-Meetings.pdf

http://en.wikipedia.org/wiki/Virtual_meeting

e-book : Manager Guide’s to Effective Meeting. Straibel, Barbara. J.


Published at :
Written By
Ratna UN
Leave Your Footprint

    Periksa Browser Anda

    Check Your Browser

    Situs ini tidak lagi mendukung penggunaan browser dengan teknologi tertinggal.

    Apabila Anda melihat pesan ini, berarti Anda masih menggunakan browser Internet Explorer seri 8 / 7 / 6 / ...

    Sebagai informasi, browser yang anda gunakan ini tidaklah aman dan tidak dapat menampilkan teknologi CSS terakhir yang dapat membuat sebuah situs tampil lebih baik. Bahkan Microsoft sebagai pembuatnya, telah merekomendasikan agar menggunakan browser yang lebih modern.

    Untuk tampilan yang lebih baik, gunakan salah satu browser berikut. Download dan Install, seluruhnya gratis untuk digunakan.

    We're Moving Forward.

    This Site Is No Longer Supporting Out-of Date Browser.

    If you are viewing this message, it means that you are currently using Internet Explorer 8 / 7 / 6 / below to access this site. FYI, it is unsafe and unable to render the latest CSS improvements. Even Microsoft, its creator, wants you to install more modern browser.

    Best viewed with one of these browser instead. It is totally free.

    1. Google Chrome
    2. Mozilla Firefox
    3. Opera
    4. Internet Explorer 9
    Close