Project Scope Management

Pendahuluan

                  Suatu proyek manajemen dapat dikatakan mengalami kegagalan dalam pelaksanaan bila terjadinya : over budget, keterbatasan sumber daya, timeline yang relatif singkat.  Untuk itu, diperlukan Project Scope Management,  sebagai acuan semua pekerjaan yang harus dikerjakan dalam rangka menghasilkan produk proyek, termasuk proses-proses yang dilakukan dalam membuat produk.  Mendefinisikan apa yang akan dikerjakan dalam sebuah proyek, berkaitan erat dengan jadwal, biaya, dan scope. Ketiga hal ini merupakan sesuatu yang intens dalam pelakasanaan suatu proyek. Jika ketiga hal ini tidak dikelola dengan baik, maka akan berakibat kegagalan dalam pelaksanaan suatu proyek.  Proses project scope management terdiri dari tahap inisiasi (melanjutkan proyek ke fase berikut), perencanaan ruang lingkup proyek, pendefinisian ruang lingkup proyek, membangun wbs, verifikasi ruang lingkup proyek, dan kendali perubahan ruang lingkup proyek.

Pembahasan

Project Scope Management meliputi :

1.  Scope Management Process 

• Scope planning. Perencanaan verifikasi waktu dimulai dan selesai, proses yang sedang berlangsung. Menjelaskan bagaimana suatu scope didefinisikan, diuji, dan diawasi serta bagaimana Work Breakdown Structure (WBS) akan dibuat.
• Scope definition. Mendefinisian tujuan dan nama proyek, manfaat, dan benefit dari proyek tersebut. Menentukan pekerjaan yang dibutuhkan untuk proyek. Hasil utama adalah  deliverable definition table dan deliverable structure chart.
• Scope verification. Mengkonfirmasi bahwa proyek bisa berjalan, akurat, tepat, dan benar. Melibatkan persetujuan formal project scope yang diselesaikan stakeholders,  dengan melakukan penyelidikan pada pelangaran. Untuk menerima persetujuan formal dari project scope, tim proyek harus membuat dokumentasi yang jelas dari produk proyek dan prosedur untuk mengevaluasi jika proyek sudah diselesaikan dengan benar.

2.  Project Time Management

• Activity definition. Mengidentifikasi aktivitas yang harus dilakukan untuk mendelivered project scope.
• Activity sequencing. Menentukan apakah aktivitas dapat diselesaikan secara berurutan atau paralel dan setiap dependensi yang mungkin ada.
• Activity resource estimation. Identifikasi tipe sumber daya (manusia, teknologi, fasilitas) dan kuantitas sumber daya yang dibutuhkan untuk melaksanakan aktivitas proyek

3.   Beberapa Teknik estimasi Pendekatan Manajemen Proyek Tradisional

• Guesstimating. Estimasi untuk mendapatkan jadwal proyek dan anggaran.
• Delphi Technique. Melakukan perhitungan, membandingkan sampai estimasi mendekati.
• Time Boxing. Estimasi biaya dengan menyesuaikan waktu deadline..

Problem Statement

• Penyampaian informasi antar anggota (secara internal) belum berjalan dengan lancar.
• Penyampaian informasi dengan pihak luar (eksternal) belum berjalan dengan lancar.
• Pengelolaan dokumen atau arsip belum berjalan dengan baik.

Initial Scope of Project

Masalah-masalah yang dipilih dengan solusi untuk mengatasinya,  dan signifikansinya adalah sebagai berikut :

• Penyampaian informasi antar anggota perusahaan yang belum berjalan dengan lancar.

Solusinya : Pengembangan modul repository online dan manajemen news.

• Penyampaian informasi antara perusahaan dengan pihak luar (eksternal) belum berjalan dengan lancar.

Solusinya : Pengembangan modul pelayanan respond online, repository online, dan manajemen news.

• Pengelolaan dokumen atau arsip belum berjalan dengan baik.

Solusinya : Pengembangan modul repository online.

Untuk mengatasi masalah-masalah yang dipilih tersebut, maka dikembangan Sistem Informasi dan document management system yang akan mendukung fungsi-fungsi berikut :

•   Repository online. Memungkinkan perusahaan menyimpan dokumen, menemukan dokumen yang telah tersimpan, serta upload dokumen arsip agar dapat diakses.
•   Pelayanan Respond Online.  Memungkinkan pihak eksternal mengkontak bidang tertentu secara online, memungkinkan perusahaan untuk memberikan respon secara online, dan memungkinkan pihak eksternal untuk membaca respon secara online.
•   Manajemen News. Memungkinkan BEM UI untuk mempublikasikan berita kepada pihak internal ataupun kepada pihak eksternal.

Metodologi yang digunakan (analisa dan perancangan)

1.   Project Methodology. Berbagai macam alternatif rute-rute dalam melewati fase fase pengembangan sistem diatas, rute-rute tersebut dibedakan berdasarkan tipe proyek, tujuan teknologi, kemampuan tim developer, dan strategi pengembangan proyek itusendiri. Setelah dipertimbangkan seluruh tim pengembang maka rute yang sesuai dengan proyek ini yaitu RAD, karena menggunakan prototype untuk menyatukan analisa dan desain dari requirement-requirement user.

2.   Rencana Proyek.  Tujuan utama dari perencanaan proyek adalah membimbing eksekusi setiap bidang pengetahuan termasuk informasi perencanaan.

3.   Project Documentation and Communication. Berikut ini adalah petunjuk yang akan digunakan sebagai sarana dokumentasi dankomunikasi proyek :

• System Analyst dan Programmer melakukan komunikasi secara langsung yang sudah ditentukan untuk membahas mengenai perkembangan dari implementasi yang telah dilakukan.
• System Analyst dan System Owner melakukan komunikasi secara langsung pada waktu yang sudah ditentukan  untuk membahas mekanisme proses bisnis yang sedang berjalan.
• Project Manager dan System Analyst melakukan pertemuan secara langsung pada waktu yang sudah ditentukan untuk melakukan quality assurance management.

4.   Resource Allocation

KESIMPULAN

               Hasil akhir proyek (deliverables project) beserta dokumentasinya diserahkan kepada pelanggan, kontak dengan supplier diakhiri, tim proyek dibubarkan dan memberikan laporan kepada semua stakeholder yang menyatakan bahwa kegiatan proyek telah selesai dilaksanakan. Langkah akhir yang perlu dilakukan pada tahap ini yaitu melakukan post–implementation review, untuk mengetahui tingkat keberhasilan proyek dan mencatat setiap pelajaran yang diperoleh selama kegiatan proyek berlangsung sebagai pelajaran untuk proyek-proyek dimasa yang akan datang. Organisasi Proyek tahapan ini merupakan tahapan sebuah proyek sebelum kemudian ditutup (penyelesaian). Namun tidak semua proyek akan melalui setiap tahap, artinya proyek dapat dihentikan sebelum mencapai penyelesaian. Beberapa proyek tidak mengikuti perencanaan terstruktur

DAFTAR PUSTAKA

Jack T. Marchewka. 2010.  Information technology project management.  3rd Edition.  John Wiley & Sons, Inc.  Hoboken.

Kathy Schwalbe.  2007.  Information technology project management.  5th Edition.  Course Technology. Massachusetts.

Abdul kadir. 2003. Pengenalan sistem informasi. Andi, Yogyakarta.

Kerzner, Harold. 1995. Project Management. 5th ed. New York: Van Nostrand Reinhold.

Virgiawan Fauzi, 2011. Project Management Intranet Site .