Workshop Understanding Business Processes through ERP: A Case with Odoo
Pada Selasa, 18 November 2025, School of Information Systems telah mengadakan Workshop Understanding Business Processes through ERP: A Case with Odoo. Workshop ini dibawakan oleh Ibu Kevina Syahla Aqila yang merupakan Lecturer Specialist S1 dan diselenggarakan di ruang 425 di BINUS University Anggrek Campus. Tujuan dari workshop ini adalah memperkenalkan Odoo, sebuah software ERP dari Belgium kepada mahasiswa dan mengajarkan konsep dasar dari proses bisnis.
Workshop dibuka dengan memperkenalkan konsep ERP dan Odoo kepada mahasiswa. Setelah itu, Ibu Kevina mengajarkan 4 modul penting dalam sebuah proses bisnis yaitu Purchasing & Procurement, Inventory Management, Sales & CRM, dan Accounting. Berikut ini adalah inti dari yang diajarkan untuk setiap modul:
- Purchasing & Procurement: Modul ini berfungsi untuk mengelola proses pengadaan barang atau jasa yang dibutuhkan perusahaan.
a. Procurement
Procurement mencakup langkah strategis seperti:
- Mengidentifikasi kebutuhan perusahaan
- Mencari dan mengevaluasi supplier
- Melakukan negosiasi harga dan kualitas
- Mengawasi kontrak serta menjaga hubungan dengan pemasok
Tahap ini memastikan perusahaan mendapatkan barang terbaik dengan harga yang efisien.
b. Purchasing
Pada tahap operasionalnya, procurement diteruskan menjadi purchasing, yaitu:
- Membuat Request for Quotation (RFQ)
- Mengubahnya menjadi Purchase Order (PO)
- Menerima barang di Gudang
- Mencatat tagihan dari supplier
Di ERP, seluruh proses ini dilakukan secara terstruktur sehingga setiap pembelian dapat terlacak dan terkendali dengan baik.
- Inventory Management: Modul Inventory mengelola semua aktivitas penyimpanan barang di gudang.
Fungsi utamanya meliputi:
- Melacak pergerakan barang masuk dan keluar
- Memastikan stok selalu up-to-date secara real-time
- Mengelola lokasi gudang dan rak penyimpanan
- Menentukan aturan minimum dan maximum stock agar tidak terjadi kekurangan atau kelebihan stok
Dengan sistem terintegrasi, perusahaan dapat mengetahui kondisi stok kapan saja tanpa harus melakukan pengecekan manual.
- Sales & CRM: Modul ini berhubungan dengan proses penjualan dan pengelolaan pelanggan.
a. CRM (Customer Relationship Management)
CRM membantu tim sales dalam:
- Mengelola prospek dan peluang penjualan
- Melakukan follow-up secara terjadwal
- Memantau pipeline penjualan dalam bentuk kanban
- Mengurangi peluang penjualan yang hilang karena kelalaian follow-up
b. Sales
Setelah pelanggan setuju untuk membeli, proses penjualan menjadi lebih formal melalui:
- Pembuatan quotation
- Konversi quotation menjadi Sales Order
- Pengiriman barang (delivery order)
- Pembuatan invoice
ERP juga dapat mengatur aturan diskon, harga khusus pelanggan VIP, dan otomatisasi komunikasi dengan pelanggan
- Accounting: Modul Accounting mencatat seluruh transaksi keuangan yang muncul dari modul lain. Fungsinya meliputi:
- Mencatat tagihan dari supplier (vendor bill)
- Menerbitkan invoice untuk pelanggan
- Melakukan rekonsiliasi pembayaran
- Menghasilkan laporan keuangan secara otomatis
Karena terhubung dengan modul lain, setiap aktivitas baik pembelian, penerimaan barang, penjualan, maupun pengiriman, langsung tercermin pada laporan akuntansi tanpa input manual.
Setiap modul diberikan case study agar mahasiswa dapat mengerti implementasi modul di kemudian hari. Case study ini diberikan secara berkelompok agar mahasiswa bisa bertukar pikiran. Setelah pemaparan modul selesai, Ibu Kevina mengajak para mahasiswa untuk bermain game Scale Up! dari Odoo untuk memahami seluk beluk aplikasi Odoo.
Terima kasih telah hadir di workshop ini. Sampai jumpa di workshop selanjutnya, Binusian!