Tahapan Menganalisa Pembuatan Sistem yang Baik bagi Seorang System Analyst
Dalam pembuatan atau melakukan upgrade pada sebuah sistem, seorang system analyst harus melakukan analisa yang mendalam untuk menghasilkan sebuah sistem yang berguna dan bermanfaat untuk perusahaan tersebut. Berikut ini adalah tahapan untuk membantu menganalisa proses bisnis yang terjadi dalam sebuah perusahaan/organisasi.
- Mengumpulkan informasi
Untuk membuat suatu sistem yang baik, kita harus mengetahui secara detail aktivitas yang dilakukan dalam sistem tersebut, baik yang sedang berlangsung ataupun yang akan diterapkan dalam sistem di masa depan. Ada baiknya bahwa seorang system analyst mengumpulkan informasi-informasi ini dari individu yang akan berinteraksi langsung dengan sistem yang akan dibuat melalui interview atau melakukan observasi dari kinerja mereka dalam menyelesaikan suatu pekerjaan. Tidak hanya itu, pengumpulan informasi ini bisa juga dilakukan dengan melihat dokumentasi dari perusahaan, mengetahui kebijakan dan peraturan yang berlaku, dsb. Jika ditemukan kesamaan dalam proses bisnis antara satu perusahaan dengan yang lain, hal ini dapat dijadikan acuan untuk menyelesaikan masalah bisnis dalam suatu bidang tertentu
- Menentukan kebutuhan sistem
Setelah mendapat banyak informasi dari user dan dokumentasi perusahaan, kita akan menggunakan informasi ini untuk menentukan kebutuhan dari sistem. Kebutuhan sistem dibagi menjadi 2 bagian, yaitu : a. Fungsional à Fungsi-fungsi yang akan dilakukan oleh sistem untuk membantu para user. b. Non-fungsional à Fungsi berupa user interface dari sistem, keamanan, performa, dan bagaimana user dapat bergantung pada sistem. Menentukan kebutuhan dari sistem tidak hanya terletak pada melihat fungsi apa yang harus ada dalam sistem, melainkan kita harus membuat model (Use Case Diagram, Activity Diagram, Domain Class Diagram) dimana dapat menjelaskan persyaratan yang telah kita buat dari informasi yang sudah ada, mengkonsultasikan model yang telah kita buat kepada users, dan melakukan perubahan sesuai dengan kemauan users.
- Mengkategorikan kebutuhan yang harus diprioritaskan
Terkadang, belum tentu apa yang user inginkan adalah hal yang penting untuk dimasukkan ke dalam sistem. Tugas kita sebagai system analyst untuk mengetahui apa yang harus diproritaskan dan esensial untuk diimplementasikan dalam sistem. Maka dari itu, sangatlah penting bagi kita untuk mengerti secara mendalam terhadap perusahaan serta proses bisnisnya agar memudahkan untuk memprioritaskan kebutuhan-kebutuhan utamanya. Tahap ini sangat penting untuk dilakukan karena seperti yang kita ketahui, sumber daya dalam sebuah perusahaan terbatas dan kita harus menentukan batasan terhadap proyek yang akan dibuat. Hal ini dapat membantu untuk menghindari fenomena seperti scope creep dimana disebabkan oleh permintaan user yang dinamis, sering berubah seiring waktu.
- Mengembangkan user interface dialogs
Dalam pengembangan sebuah sistem, tidak semua user mempunyai gambaran terhadap sistem yang baru dibuat. Hal ini bisa terjadi karena terkadang ada fitur baru atau proses manual yang mulai di otomatisasi. Dokumentasi seperti activity diagram atau use case diagram terlalu abstrak sehingga sulit untuk dimengerti oleh user. Peristiwa seperti ini yang menyebabkan system analyst harus mengembangkan rancangan user interface prototype dari sebuah sistem dengan berdasarkan perangkat yang nantinya akan digunakan oleh user, seperti laptop atau handphone. Setelah itu, barulah kita melakukan demo dengan user interface yang telah dibuat untuk melihat apakah user nyaman dan dapat mengerti untuk menggunakan sistem yang baru.
- Mengevaluasi hasil dengan user
Dalam dunia nyata, user memiliki tanggung jawab lain diluar pengembangan sebuah sistem. Namun, mereka pasti mempunyai persyaratan-persyaratan tambahan seiring berjalannya waktu. Oleh karena itu, sebagai seorang system analyst, kita melakukan proses iteratif sampai kebutuhan user terpenuhi. Hal ini dilakukan dengan menuangkan kebutuhan user ke dalam sebuah model, melakukan konsultasi dengan user untuk mendapatkan saran tambahan, dan membangun sendiri sistem yang diinginkan berdasarkan kebutuhan user. Proses ini tidak hanya akan terulang satu atau dua kali, melainkan akan terus berjalan sampai model dan prototype telah sesuai dan akurat untuk membantu user dalam pekerjaannya.
Referensi :
[1] Feronika, N. (2018, January 15). Systems analysis activities. School of Information Systems. Retrieved November 9, 2022, from https://sis.binus.ac.id/2018/01/15/systemsanalysis-activities/ [2] Satzinger, J. W., Jackson, R. B., & Burd, S. D. (2012). Systems Analysis and Design: In a Changing World Sixth Edition. Boston: Course Technology, Cengage Learning
Dibuat oleh :
Justin Hadinata – 2540115244 – Information Systems Accounting and Auditing
D5181 – Ferdianto, S.Kom, M.MSI