Mendokumentasi Workflow dengan Acvitivity Diagram
Saat dalam mengumpulkan data tentang proses bisnis pasti pernah mendengar istilah workflow. Yang mana workflow itu adalah urutan langkah bisnis tersebut seperti restocking hingga distribusi barang kepada konsumen. Dimana workflow ini dibagi menjadi 3 yaitu process workflow, case workflow, Project workflow.
- Process workflow adalah workflow dimana terdirii dari beberapa rangkaian dan kumpulan tugas yang berulang.
- Case workflow adalah workflow yang mana muncul kasus atau kondisi tertentu sehingga tugas yang dituju tidak diketahui dan bisa berdeda beda setiap casenya.
- Project workflow adalah workflow yang mirip seperti process workflow hanya lebih fleksibel dan bisa melakukan hal yang diluar workflow/rencana yang dibuat sebelumnya.
Selain itu workflow juga dikelompokan menjadi dua, yaitu :
- Sekeunsial adalah workflow yang mana setiap langkahnya terjadi setelah tugas sebelumnya selesai.
- Parallel adalah workflow yang mana setiap langkahnya akan terus berjalan sampai tugasnya selesai.
Berikut adalah contoh gambar dari Sekuensial dan Parallel dari kiri ke kanan :
Di workflow terdapat 3 komponen basic terdiri dari :
- Input , sumber daya yang menyelesaikan atau memulai fase alur kerja.
- Transformation, langkah-langkah yang diambil untuk melakukan setiap langkah dan maju melalui tahapan berurutan atau paralel.
- Output, hasil dari setiap langkah-langkah yang sudah diambil.
Workflow ada di berbagai macam perusahaan hanya saja tidak termanage dengan baik sehingga workflow tidak tersusun dengan baik yang mana menimbulkan banyak masalah seperti inefektivitas sistem dan lain-lainnya. Ada beberapa langkah untuk meningkatkan workflow :
- Mengenali awal dan akhir proses .
- Membuat peta untuk setiap langkah yang diperlukan dari titik awal sampai akhir.
- Menyusun apakah langkah ini perlu dilakukan secara sekuensial atau tidak.
- Menentukan dokumen yang diperlukan dan peran perusahaan yang diperlukan untuk mengisi setiap langkah tersebut.
- Jalankan workflow.
Activity diagram
Adalah diagram yang memodelkan proses-proses yang terjadi pada sebuah sistem. Yang mana menggunakan UML yang merupakan sebuah metode untuk pemodelan secara visual. Di mana activity diagram itu merupakan salah satu bagian dari UML. Sehingga langkah kerja perusahaan bisa digambarkan/dibuat dengan activity diagram.
Activity Diagram Simbol dan Notasi
| Simbol | Nama | Deskripsi |
 |
Swimlane | Memisahkan berbagai macam kelompok bisnis menjadi sebuah kolom. |
 |
Titik Awal | Mewakili awal mula sebuah process di activity diagram. |
 |
Aktivitas | Mewakili aktivitas yang dilakukan pada activity diagram |
 |
Decision | Mewakili kondisi sebuah aktivitas dimana bergantung pada kondisi yang akan terjadi
|
 |
Konektor | Menunjukkan arah dari sebuah Simbol aktivitas. |
 |
Condition Text | Ditempatkan disebelah simbol decision untuk mengetahui dalam kondisi apa itu terjadi. |
 |
Joint Symbol/Pengabungan | Mengabungkan dua aktivitas dan memperkenalkan kembali kepada satu aktivitas pada satu . |
 |
Fork Symbol/Pemisah | Memisahkan satu aktivitas menjadi dua aktivitas. |
 |
Flow Final Sysmbol | Menunjukkan akhir dari sebuah aliran proses tertentu |
 |
End Sysmbol/Titik Akhir | Menunjukkan akhir dari sebuah aktivitas dimana mengakhiri semua aliran dari sebuah proses. |
Referensi :
https://knowledgehub.smartcommunications.com/v10/docs/parallel-workflows
https://livebook.manning.com/concept/sharepoint/sequential-workflow
https://www.techtarget.com/searchcio/definition/workflow
John W. Satzinger, Robert B. Jackson, Stephen D. Burd (2015). Systems Analysis and Design in a Changing World (pp.60-62). United States of America: Cengage Learning.