Pentingnya APM dalam Mengembangkan IT-Business
Apa itu Application Portfolio Management?
Application portfolio management (APM) adalah proses mengelola semua aplikasi yang digunakan oleh suatu organisasi. Proses ini mencakup identifikasi, evaluasi, dan pengelolaan aplikasi, serta pengambilan keputusan tentang aplikasi mana yang harus dipertahankan, diubah, atau dihentikan.
APM memiliki tujuan untuk memastikan bahwa aplikasi-aplikasi yang digunakan oleh organisasi tersebut memenuhi kebutuhan bisnis dan memberikan nilai yang optimal. APM juga dapat membantu organisasi untuk menghemat biaya, meningkatkan efisiensi, dan mengurangi risiko.
Lantas, apa pentingnya APM?
APM penting untuk membantu menyelaraskan IT dengan strategi bisnis yang terus berkembang. Dengan memanfaatkan APM, bisnis jadi dapat mengelola sumber daya IT nya dengan efektif sehingga dapat tetap kompetitif di pasar. Selain itu juga APM dapat membantu mengidentifikasi aplikasi apa yang perlu diganti, ditingkatkan, atau dihilangkan sehingga pemanfaatan sumber daya IT dapat berjalan lebih optimal dan mengurangi biaya operasional IT bagi aplikasi yang tidak perlu. Dampak penggunaan APM ini bagi pimpinan organisasi juga dapat memungkinkan pimpinan organisasi atau pengambil keputusan memiliki kontrol dan pandangan yang lebih jelas dan terstruktur.
APM menjadi penting bagi organisasi karena dapat:
- Menyelaraskan IT dengan tujuan/strategi bisnis
- Mengoptimalkan sumber daya IT
- Meningkatkan efisiensi operasional IT
- Memberikan informasi penyokong pembuat keputusan mengenai perubahan aplikasi
Apa kriteria untuk menentukan matrix yang tepat?
Dalam ranah manajemen portofolio aplikasi, kriteria untuk menentukan matriks yang sesuai dapat bervariasi tergantung pada kebutuhan dan tujuan spesifik organisasi. Faktor-faktor yang umumnya dipertimbangkan melibatkan nilai bisnis, mencakup aspek seperti generasi pendapatan, penghematan biaya, kepuasan pelanggan, dan keselarasan dengan tujuan bisnis strategis. Dimensi kritis lainnya adalah kompleksitas teknis, yang mempertimbangkan faktor-faktor seperti usia aplikasi, tingkat kustomisasi, persyaratan integrasi, dan keberadaan utang teknis.
Selain itu, matriks yang efektif harus mengevaluasi risiko dan kepatuhan yang terkait dengan setiap aplikasi, mempertimbangkan elemen-elemen seperti kerentanan keamanan, kepatuhan regulasi, privasi data, dan dampak potensial dalam kasus kegagalan. Kinerja dan keandalan juga menjadi pertimbangan kunci, melibatkan faktor-faktor seperti waktu tanggap, waktu operasional, skalabilitas, dan kemampuan aplikasi untuk menangani beban puncak.
Selain itu, matriks seharusnya menganalisis biaya dan kebutuhan sumber daya dari setiap aplikasi, mempertimbangkan aspek-aspek seperti biaya lisensi, biaya pemeliharaan, kebutuhan infrastruktur, dan ketersediaan sumber daya yang terampil. Selanjutnya, kesesuaian strategis dari setiap aplikasi dengan tujuan jangka panjang dan strategi TI organisasi menjadi sangat penting. Ini melibatkan penilaian keselarasan dengan teknologi yang sedang berkembang, kemampuan mendukung pertumbuhan masa depan, dan potensi untuk inovasi.
Dengan mengintegrasikan kriteria-kriteria ini, organisasi dapat menyusun matriks komprehensif untuk membimbing mereka dalam memprioritaskan dan membuat keputusan yang terinformasi tentang portofolio aplikasi mereka. Ini melibatkan penentuan apakah akan menggantikan, meningkatkan, mengkonsolidasikan, atau menghentikan penggunaan aplikasi tertentu berdasarkan pemahaman holistik tentang nilai bisnis, kompleksitas teknis, risiko, kinerja, biaya, dan keselarasan strategis.
Contoh matrix yang cocok untuk APM
Terdapat salah satu matrix yang cocok untuk APM, yaitu matrix ITAA. ITAA, atau Information Technology Association of America Matrix, terdiri dari dua dimensi, yaitu nilai bisnis dan risiko. Nilai bisnis adalah ukuran seberapa penting aplikasi tersebut bagi organisasi. Risiko adalah ukuran seberapa besar risiko yang terkait dengan aplikasi tersebut.
ITAA Matrix memiliki kepentingan krusial untuk keberlanjutan APM karena beberapa alasan yang mendasar. Pertama, ITAA Matrix merupakan alat yang sederhana dan mudah digunakan, cocok untuk organisasi dari berbagai ukuran dan industri. Matrix ini mengaplikasikan dua dimensi utama, yaitu nilai bisnis dan risiko, yang esensial untuk memastikan bahwa aplikasi-aplikasi yang digunakan sejalan dengan strategi bisnis dan memberikan nilai maksimal kepada organisasi.
Selanjutnya, ITAA Matrix memfasilitasi pengambilan keputusan yang lebih akurat terkait pemeliharaan, pembaruan, atau penghentian suatu aplikasi. Keputusan ini memainkan peran kunci dalam memastikan penggunaan sumber daya TI secara efektif dan efisien, sesuai dengan tujuan organisasi. Sebagai contoh, dalam sektor manufaktur, matrix ini dapat membantu mengidentifikasi aplikasi yang tidak aktif atau memiliki nilai bisnis rendah untuk dihentikan guna penghematan biaya.
Dalam konteks organisasi keuangan, ITAA Matrix dapat diaplikasikan untuk meningkatkan keamanan aplikasi. Identifikasi risiko keamanan tinggi pada aplikasi tertentu memberikan kesempatan untuk mengambil langkah-langkah pencegahan, seperti penerapan patch atau peningkatan kontrol keamanan, yang vital untuk menjaga keamanan dan keberlanjutan operasional.
Sementara itu, organisasi pemerintah dapat memanfaatkan ITAA Matrix untuk meningkatkan kepuasan pengguna. Melalui identifikasi aplikasi yang tidak memenuhi kebutuhan pengguna, organisasi dapat melakukan perubahan yang diperlukan untuk meningkatkan kualitas layanan dan kepuasan pengguna.
Dengan demikian, ITAA Matrix bukan hanya sekadar alat, melainkan elemen kunci dalam mendukung keputusan strategis dan pengelolaan efektif portofolio aplikasi organisasi ke depannya.