Data governance: managing and controlling access to data
Bab I: Data governance
1.1 Apa itu Data governance?
Data governance adalah kumpulan aturan, prosedur, dan praktik yang bertujuan untuk memastikan bahwa data organisasi diorganisir, dikelola, dan digunakan dengan benar. Memastikan bahwa data konsisten, akurat, aman, dan sesuai dengan peraturan dan kebijakan yang berlaku adalah tujuan utama manajemen data. Pemastian kualitas, keamanan, kepatuhan hukum dan peraturan, manajemen metadata, ketetapan kebijakan dan prosedur, dan manajemen siklus hidup data adalah komponen utama manajemen data. Dengan menerapkan data governance, organisasi dapat mengatasi masalah manajemen data, meningkatkan nilai data, dan meningkatkan kepercayaan pengambilan keputusan berbasis data.
1.2 Proses Dalam Data Governance
Proses dalam data governance adalah kumpulan tindakan yang dirancang untuk memastikan bahwa data organisasi diurus dengan baik dan dengan tanggung jawab.
1. Perencanaan Data Governance:
Proses dimulai dengan perencanaan yang melibatkan identifikasi tujuan data governance, penetapan peran dan tanggung jawab, serta pengembangan kebijakan dan prosedur yang sesuai.
2. Penetapan Kebijakan dan Prosedur:
Membuat kebijakan dan prosedur yang mengatur pengumpulan, pengelolaan, dan penggunaan data. Kebijakan ini mencakup aspek-aspek seperti keamanan data, privasi, dan kepatuhan hukum.
3. Identifikasi Metadata dan Penentuan Standard:
Mengidentifikasi metadata untuk setiap jenis data, termasuk asal-usul, struktur, dan konteksnya. Menentukan standar untuk memastikan konsistensi dan interoperabilitas data.
4. Manajemen Kualitas Data:
Melibatkan pemantauan dan evaluasi terus-menerus terhadap kualitas data untuk memastikan akurasi, kelengkapan, dan konsistensi.
5. Manajemen Keamanan Data:
Mengimplementasikan kontrol akses dan kebijakan keamanan untuk melindungi data dari ancaman dan memastikan bahwa hanya pihak yang berwenang yang dapat mengaksesnya.
6. Manajemen Siklus Hidup Data:
Mengelola siklus hidup data dari pembuatan hingga penghapusan atau pengarsipan, dengan memperhatikan kepatuhan dan keamanan.
7. Pelatihan dan Komunikasi:
Menyelenggarakan pelatihan untuk personel terkait data governance dan berkomunikasi secara efektif mengenai perubahan kebijakan atau prosedur terkait data.
8. Audit dan Pemantauan:
Melibatkan pemantauan secara terus-menerus terhadap implementasi data governance, termasuk audit reguler untuk memastikan kepatuhan terhadap kebijakan dan prosedur.
9. Continuous Improvement:
Menerapkan proses perbaikan terus-menerus berdasarkan hasil audit dan umpan balik pengguna, untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi data governance.
Bab II: Problems and Solutions
2.1 Masalah Yang Bisa Muncul
Ada banyak masalah yang sering dihadapi saat menerapkan data governance, yang dapat memengaruhi kinerjanya. Ketidakpastian terkait kualitas data, seperti kelengkapan, akurasi, dan konsistensi, merupakan masalah utama yang dapat mengurangi kepercayaan dalam pengambilan keputusan. Selain itu, mengidentifikasi dan memahami metadata dapat menjadi tantangan yang menghambat penggunaan data yang optimal. Kegagalan untuk mematuhi hukum dan regulasi, terutama yang berkaitan dengan privasi data, dapat membahayakan perusahaan. Selain itu, banyak orang mengeluh tentang masalah seperti kurangnya keterlibatan pemangku kepentingan, kesulitan dalam menetapkan kebijakan dan prosedur yang efektif, dan kompleksitas data yang terus meningkat.
Tidak ada konsistensi di antara departemen dan budaya organisasi dapat menyebabkan masalah dalam manajemen data. Di sisi lain, kekurangan sumber daya, baik dalam hal anggaran maupun personel, dapat menjadi penghalang untuk menjalankan manajemen data dengan baik. Kesusahan dalam mengelola data secara efektif dapat meningkat sebagai akibat dari tantangan teknologi yang cepat berkembang dan kompleksitas solusi teknologi. Untuk mengatasi masalah ini, diperlukan pendekatan yang luas, partisipasi aktif dari semua pemangku kepentingan, dan komitmen dari tingkat manajemen puncak untuk menciptakan dan menjaga lingkungan data yang berkelanjutan dan efisien.
2.2 Solusi Agar Menghindari Masalah
Ada banyak cara untuk mengatasi masalah dengan menerapkan data governance. Pertama, organisasi dapat meningkatkan kualitas data dengan menggunakan proses pemantauan dan evaluasi berkala serta teknologi analitik untuk mendeteksi dan memperbaiki ketidaksesuaian data secara otomatis. Kedua, organisasi dapat menggunakan alat manajemen metadata untuk meningkatkan manajemen metadata dan membuat tim terkait lebih memahami apa artinya metadata dalam manajemen data.
Selain itu, penting untuk memastikan kepatuhan terhadap undang-undang dan peraturan dengan membentuk kelompok khusus yang berfokus pada memahami dan menerapkan kepatuhan. Dimungkinkan untuk meningkatkan keterlibatan aktif pemangku kepentingan melalui pelatihan dan forum diskusi. Di sisi lain, pembentukan tim lintas-fungsi dapat membantu dalam manajemen dan pengarahan implementasi data governance. Kolaborasi antar departemen dan sosialisasi yang baik dapat membantu merancang kebijakan dan prosedur yang baik.
Metode teknologi yang efektif, seperti manajemen data terpusat dan mengidentifikasi dan menghapus data yang tidak penting, dapat membantu mengatasi kompleksitas data. Penetapan pedoman lintas-fungsi dan memungkinkan diskusi antara departemen dapat meningkatkan kohesi. Sukses juga bergantung pada alokasi sumber daya yang bijak dan budaya organisasi yang mendukung data governance.
Terakhir, penggunaan alat pemantauan canggih untuk pemantauan yang efektif dapat membantu menjaga kesehatan dan keamanan data. Sangat penting untuk melakukan evaluasi teknologi secara berkala dan menyesuaikan diri dengan kemajuan teknologi yang cepat. Dengan menggunakan solusi ini, perusahaan dapat membuat lingkungan data yang efektif, dikelola dengan baik, dan dapat diandalkan untuk mendukung strategi bisnis mereka dengan sukses.
Maissan Radithya Hertawan
Referensi:
Foote, K. D., Knight, M., Bocetta, S., Nicole, C., Fertig, T., & Corso, O. (2024, January 3).
Data Governance & Data Quality: News & Articles. DATAVERSITY. https://www.dataversity.net/category/data-topics/data-governance/
Olavsrud, T. (2023, March 24). What is data governance? Best practices for managing data
assets. CIO. https://www.cio.com/article/202183/what-is-data-governance-a-best-practices-framework for-managing-data-assets.html
What is data governance and why does it matter? (2022, May 31). Data Management. https://www.techtarget.com/searchdatamanagement/definition/data-governance
Firican, G. (2023, January 23). What is data governance? A complete guide. LightsOnData. https://www.lightsondata.com/what-is-data-governance/
Sacolick, I. (n.d.). What devops needs to know about data governance. InfoWorld. https://www.infoworld.com/article/3672114/what-devops-needs-to-know-about-data-governance.html