Eksplorasi Bisnis Proses: Pendekatan Multi-Level (Level 0, 1, 2, dan 3)

16 Jan 2025

Popular Articles

Bisnis Proses dibedakan menjadi beberapa level atau tingkatan untuk memudahkan penggambaran dan pemahaman struktur dan alur kerja dalam suatu organisasi. Pada gambar 1, kita dapat melihat leveling proses bisnis dari level 0 sampai dengan level n.

Gambar 1: Leveling Peta Proses Bisnis

Gambar 2: Contoh penggambaran sederhana leveling proses bisnis

Berdasarkan Gambar 2, bagan proses bisnis 0 – 3 dijelaskan dengan pengunaan contoh sederhana. Pada level 0, kita akan melihat gambaran umum dari proses pembuatan pakaian seragam tanpa rincian lebih lanjut. Pada level 1 proses ini mencakup tiga tahap utama: menerima pesanan, produksi seragam, dan pengiriman seragam. Pada level 2, kita akan mendalami salah satu dari proses tersebut, yaitu produksi seragam. Proses produksi seragam dipecah menjadi tiga langkah: menyiapkan bahan baku, mengerjakan seragam, dan mengepak seragam. Pada level 3, kita akan memerinci lebih dalam proses pengerjaan seragam. Langkah-langkahnya termasuk memotong kain, menjahit kain, membuat lubang kancing, dan membuat keliman.

Level 0 = Value Chain

Gambar 3: Struktur Value Chain

Mewakili proses tertinggi dalam organisasi. Ini adalah pandangan makro yang menunjukkan seluruh alur bisnis dari awal hingga akhir.
Memberikan gambaran umum tentang bagaimana aktivitas utama dan aktivitas pendukung dalam organisasi berinteraksi dan berkontribusi dalam menciptakan nilai bagi pelanggan.
Pada level ini, digambarkan bagaimana berbagai aktivitas utama (seperti produksi, pemasaran, dan penjualan) dan aktivitas pendukung (seperti pengelolaan sumber daya manusia, teknologi, dan infrastruktur) saling terkait.
Value Chain pada Level 0 merupakan hasil langsung dari visi, misi, dan tujuan strategis Setiap aktivitas dalam rantai nilai ini dirancang dan dilaksanakan untuk mencapai visi dan misi tersebut, serta untuk memenuhi tujuan strategis yang telah ditetapkan.

Gambar 4: Value Chain

Primary Activity:

Inbound Logistic: Semua proses yang terkait dengan menerima, menyimpan, dan mendistribusikan input internal. (Penerimaan barang, penyimpanan bahan baku, pengelolaan inventaris, penjadwalan penerimaan bahan baku.)
Operations: Kegiatan transformasi yang mengubah input menjadi output yang akan dijual kepada pelanggan. (Proses manufaktur, perakitan, pengujian kualitas, pengemasan.)
Outbound Logistic: Kegiatan yang memberikan produk atau layanan kepada pelanggan. (Penyimpanan produk jadi, penjadwalan pengiriman, pengelolaan armada distribusi, pengiriman produk.)
Marketing and Sales: Proses yang digunakan untuk membujuk pelanggan untuk membeli produk yang dijual. (Riset pasar, periklanan, promosi, penetapan harga, penjualan langsung, manajemen hubungan pelanggan.)
Service: Kegiatan yang berkaitan dengan mempertahankan nilai dari produk atau layanan kepada pelanggan setelah membeli produk. (Layanan purna jual, dukungan teknis, layanan garansi, perawatan dan perbaikan.)

Support Activities:

Procurement: Kegiatan organisasi untuk mendapatkan sumber daya yang dibutuhkan untuk beroperasi. (Mendukung operasi dengan menyediakan bahan baku, mendukung pemasaran dan penjualan dengan mendapatkan barang promosi, dan mendukung logistik dengan mendapatkan layanan transportasi.)
Human Resource Management: Bagaimana perusahaan merekrut, melatih, memotivasi, memberi penghargaan, dan mempertahankan para pekerjanya. (Menyediakan tenaga kerja yang terlatih dan termotivasi untuk menjalankan aktivitas utama, termasuk operasi, logistik, pemasaran, dan layanan.)
Technological Development: Kegiatan yang berhubungan dengan pengelolaan dan pengolahan informasi, serta melindungi basis pengetahuan perusahaan. (Mendukung inovasi dalam produk dan proses, meningkatkan efisiensi operasi, mendukung pemasaran dengan alat analisis pasar, dan meningkatkan layanan pelanggan dengan teknologi terbaru.)
Firm Infrastructure: Sistem dukungan perusahaan, dan fungsi-fungsi yang memungkinkan untuk mempertahankan operasi sehari-hari. (Menyediakan kerangka kerja yang memungkinkan semua aktivitas utama dan pendukung dapat berjalan dengan lancar dan mempertahankan operasi sepertu akuntansi, hukum, administrasi, dan management.)

Pada level 0 yang digambarkan value chain dapat digambarkan juga menjadi BPMN (Business Process Model and Notation) dibawah ini.

Gambar 5: BPMN level 0

Pada gambar 5 digambarkan BPMN level 0 yang terdapat aktivitas inti, pendukung, dan manajemen dalam value chain dapat digambarkan secara terstruktur dan terperinci yang dapat memudahkan pemahaman aliran proses dan interaksi antar aktivitas.

Level 1 = Kelompok Proses

Penjabaran lebih rinci dari level 0 dimana proses level 0 dipecah menjadi lebih banyak langkah-langkah atau aktivitas.
Level 1 membantu organisasi memahami proses mereka secara lebih mendalam, mengidentifikasi potensi penyempitan, dan meningkatkan efisiensi operasional.

Fokus utamanya adalah pada unit organisasi dan bagaimana proses-proses tersebut saling terkait serta memengaruhi satu sama lain.

Gambar 6: BPMN level 1

Penggambaran bisnis proses level 1 digambarkan dengan BPMN yang terlihat pada gambar 6. Dimana setiap langkah pada proses di level 0 dijabarkan lebih lanjut dengan sub-proses atau kegiatan yang lebih detaill untuk memperjelas bagaimana proses tersebut dilakukan lebih spesifik. Pada gambar 6 telah diambil proses 5 yang telah dijabarkan lagi dari sebelumnya pada level 0 menjadi proses 5.1, proses 5.2, dan proses 5.3.

Level 2 = Proses

Seringkali mencakup panduan operasional yang lebih terperinci, sehingga memungkinkan pelaksanaan yang konsisten dan efisien dari proses bisnis.
Proses-proses yang dijelaskan lebih rinci dibandingkan dengan pada level 1.

Gambar 7: BPMN level n

Penggambaran bisnis proses level 2 ataupun (n) dapat dikatakan bahwa menjabarkan sub-proses pada level sebelumnya menjadi lebih rinci lagi. Hal ini bertujuan untuk memberikan pemahaman yang lebih mendalam tentang bagaimana proses tersebut dijalankan dan bagaimana setiap langkah saling terkait dalam mencapai tujuan akhir proses tersebut.

Level 3 = Activity

Ini mencakup alur kerja yang sangat terperinci, termasuk peran individu dan aturan bisnis yang lebih spesifik.

Seringkali berhubungan dengan pengembangan SOP (Standard Operating Procedures) atau aktivitas yang sangat terperinci.

Gambar 8: Contoh proses bisnis BPMN level 0, 1, 2, 3, dan (n).

Pada gambar 8, penggambaran proses bisnis BPMN dari level 0-3 menggambarkan evolusi detail proses dari level yang lebih abstrak (level 0) hingga detail yang paling rinci (level 3). Level 0 menunjukkan proses bisnis secara keseluruhan tanpa detail internal, level 1 memecahnya menjadi proses-proses utama, level 2 memperinci aktivitas-aktivitas dalam setiap proses, dan level 3 memberikan detail terendah dengan langkah-langkah yang sangat rinci. Ini membantu memahami proses secara menyeluruh serta memberikan pandangan yang lebih terperinci tentang bagaimana proses bisnis dijalankan.

Gambar 9: Contoh SOP Proses Bisnis Level 3

Selain itu, proses bisnis level 3 digambarkan dengan penyusunan SOP. Hal ini agar membantu memastikan bahwa setiap aspek dari proses bisnis dijalankan dengan konsisten dan efisien, sehingga meminimalkan risiko kesalahan dan meningkatkan produktivitas. Dalam konteks ini, SOP adalah dokumen yang berisi instruksi langkah-demi-langkah yang harus dilakukan dalam suatu proses bisnis untuk mencapai hasil yang diinginkan. SOP ini mencakup informasi seperti deskripsi singkat dari proses, tujuan dari proses tersebut, langkah-langkah yang harus diikuti, penanggung jawab setiap langkah, alat atau bahan yang diperlukan, dan langkah-langkah yang harus diambil jika terjadi masalah. SOP diperlukan untuk membantu dalam melatih karyawan baru tentang cara menjalankan proses, memungkinkan identifikasi dan perbaikan masalah dalam proses, serta meningkatkan kualitas dan konsistensi output dari proses tersebut

Referensi:

Lily Janvieka