Mengelola Tanggung Jawab dan Keterlibatan dalam Proyek dengan Framework RACI
Dalam dunia bisnis dan manajemen proyek, mengelola tanggung jawab dan keterlibatan berbagai pihak dalam suatu proyek adalah kunci kesuksesan. Untuk memastikan setiap tugas dan keputusan didasarkan pada pemahaman yang jelas tentang siapa yang bertanggung jawab dan siapa yang terlibat, digunakanlah sebuah framework yang dikenal sebagai RACI.
RACI merupakan singkatan dari Responsible, Accountable, Consulted, dan Informed. Framework ini memberikan struktur yang jelas tentang peran dan tanggung jawab dalam sebuah proyek atau aktivitas tertentu. Setiap huruf dalam singkatan RACI mengacu pada jenis keterlibatan yang berbeda. Berikut deskripsi dari jenis keterlibatan:
- Responsible (R): Orang atau tim yang bertanggung jawab langsung untuk menyelesaikan tugas atau kegiatan. Mereka yang melakukan pekerjaan atau aktivitas yang diberikan.
- Accountable (A): Individu yang bertanggung jawab atas keberhasilan atau kegagalan dari sebuah tugas atau kegiatan. Meskipun bisa ada beberapa yang bertanggung jawab, biasanya hanya satu orang atau satu tim yang bertanggung jawab penuh.
- Consulted (C): Pihak yang perlu dikonsultasikan sebelum pengambilan keputusan atau pelaksanaan tugas. Meskipun mereka tidak bertanggung jawab atau melakukan tugas, masukan dan pandangan mereka berharga.
- Informed (I): Pihak-pihak yang perlu diberitahu tentang perkembangan atau keputusan terkait tugas atau kegiatan. Mereka tidak terlibat secara aktif, tetapi harus mengetahui informasi terkini.
Penerapan framework RACI biasanya melalui pembuatan sebuah matriks RACI, yang merupakan tabel yang menunjukkan siapa yang memegang peran masing-masing dalam setiap tugas atau kegiatan. Beberapa langkah penting dalam penerapan RACI dalam proyek meliputi:
- Identifikasi Aktivitas atau Tugas
Kenali aktivitas atau tugas yang perlu dilakukan dalam proyek. Pastikan untuk memilah dengan jelas setiap elemen pekerjaan.
- Tentukan Peran RACI
Setelah aktivitas diidentifikasi, tentukan siapa yang bertanggung jawab (R), siapa yang bertanggung jawab secara akuntansi (A), siapa yang perlu dikonsultasikan (C), dan siapa yang perlu diinformasikan (I) untuk setiap aktivitas.
- Buat Matriks RACI
Buatlah tabel atau matriks yang menunjukkan aktivitas atau tugas dengan kolom-kolom yang menggambarkan peran RACI untuk setiap aktivitas tersebut.
Berikut merupakan contoh dari hasil framework RACI:
| Activity | Lisa | candra | henry | Janice | Stanley |
| Menentukan Scope Project | R | A | A | C | I |
| Mengumpulkan tim | A,R | I | I | I | I |
| Pembuatan Project Plan | A,R | C | C | C | C |
| Project Plan Approval Collection | A,R | A | A | I | I |
| Mengindentifikasi fitur dan fungsi aplikasi | I | A | A | C | R |
| Membuat prototype | A | A | A | C | C |
| Pengembangan Front-End Aplikasi | A | I | I | C | C |
| Pembuatan Back-End Aplikasi | A | I | I | C | C |
| Pelaksanaan Pengujian | A | I | I | I | I |
| Prioritasisasi iterasi | A | I | I | C | C |
| Melakukan perbaikan bugs | A | A | A | C | C |
| System release | A | I | I | I | I |
| End-User Training | A | C | C | I | R |
Penggunaan framework RACI memberikan beberapa manfaat signifikan dalam manajemen proyek karena framework ini memastikan setiap orang memahami perannya dalam proyek, mengurangi kebingungan atau tumpang tindih tanggung jawab. Dengan implementasi RACI, manager proyek juga mengkodifikasi siapa yang harus diajak bicara atau diberitahu akan memperbaiki aliran komunikasi dalam tim proyek.
Framework RACI telah terbukti menjadi alat yang berguna dalam mengelola peran dan tanggung jawab dalam berbagai proyek, memastikan efisiensi, transparansi, dan kejelasan dalam kinerja tim. Dengan menerapkan RACI secara efektif, perusahaan dapat memaksimalkan potensi tim dan memastikan setiap anggota memiliki peran yang jelas dalam mencapai tujuan bersama.