Apa Saja Tahapan Dalam Project Team Management?
Project team management mencakup proses yang diperlukan dalam mengelola orang – orang yang terlibat dengan proyek secara efektif. Seluruh tim proyek dari project manager hingga stake holder memiliki tanggung jawab masing-masing. Dalam project team management terdapat 4 proses dalam melaksanakan manajemen tim proyek yaitu plan, do, check, dan adapt (WMG, 2016). Dokumen yang dihasilkan dari manajemen tim proyek diantaranya Project organizational charts, Staffing management plan, Responsibility assignment matrixes, dan Resource histograms.
- Plan
Pada tahapan ini digunakan untuk mengidentifikasi keterampilan dan kompetensi yang diperlukan untuk melaksanakan kegiatan proyek serta menetapkan peran dan tanggung jawab. Langkah pertama menentukan keterampilan yang dibutuhkan dengan contoh dibawah ini:
| Skill Identification | Experience | Technical Skills |
| Project Manager | Minimal berpengalaman sebagai PM selama 2 tahun |
|
| Technical Consultant | Memiliki pengalaman dalam membangun produk teknologi |
|
| System Analyst | Minimal telah berpengalaman selama 1 tahun |
|
| Business Analyst | Minimal telah berpengalaman selama 1 tahun |
|
| Quality Assurance | Minimal berpengalaman sebagai QA selama 2 tahun |
|
| Software Developer | Minimal berpengalaman selama 2 tahun |
|
Setelah menentukan kompetensi yang dibutuhkan dalam tim, langkah selanjutnya adalah membuat responsibility assignment matrix (RAM) yang berguna untuk memetakan pekerjaan proyek yang ada dalam Work Breakdown Structure (WBS) kepada orang yang bertanggung jawab dalam tim. Hal ini sangat diperlukan, karena apabila seseorang tidak memiliki tanggung jawab dan pekerjaan yang jelas ditengah kondisi kerja remote working, maka akan memungkinkan proyek tidak dapat berjalan lancar. Berikut ini adalah matriks RACI chart dalam proyek:
- RESPONSIBLE (R): Orang yang melakukan suatu kegiatan atau melakukan pekerjaan secara langsung
- ACCOUNTABLE (A): Orang yang akhirnya bertanggung jawab dan memiliki otoritas untuk memutuskan suatu perkara
- CONSULTED (C): Orang yang diperlukan sarannya dan berkontribusi akan kegiatan tersebut atau sebagai pihak yang menjadi support dalam pengerjaan proses pekerjaan
- INFORMED (I): Orang yang perlu tahu hasil dari suatu pekerjaan yang sudah dilakukan atau orang yang mengkonsumsi hasil pekerjaan tersebut. Bisa sebagai penerima informasi/hasil pekerjaan sebagai dasar pekerjaan/proses lainnya.
- Do
Tahapan untuk membangun sebuah tim, mengorganisir tim dan membangun kapasitas untuk mengerjakan proyek. Dimana project manager akan melakukan meeting terlebih dahulu dengan tim proyek untuk membahas keseluruhan proyek yang akan dibangun. Kemudian, dilanjutkan dengan meeting bersama stakeholder untuk mulai membagi tugas.
- Check
Pada tahap ini maka proyek telah berjalan dan saatnya untuk mengevaluasi kinerja tim dan memantau keterampilan masing-masing orang. Hal ini dapat dilakukan dengan mengadakan pertemuan rutin setiap minggunya untuk melaporkan progress dari masing – masing orang.
- Adapt
Pada tahap adapt agar kinerja tim tetap meningkat diperlukan sebuah keterampilan yang dapat mengasah kemampuan setiap orang. Oleh karena itu, dapat dilakukan dengan mengadakan training atau seminar yang dapat dihadiri oleh tim proyek untuk meningkatkan kemampuan mereka.
Source:
WMG. (2016). Project Team Management Notes. Project Planning Management and Control.