Mengenal Stakeholder Analysis
Pada project management, stakeholders adalah individu, kelompok, ataupun organisasi yang memiliki kepentingan ataupun klaim dalam hasil akhir proyek. Maka dari itu, seorang project manager harus melibatkan pihak – pihak tersebut yang akan terpengaruh oleh keputusan yang dibuat pada suat proyek ataupun yang mungkin akan terlibat pada berbagai keputusan tersebut. Untuk dapat memahami organisasi dengan lebih baik, biasanya digunakan organizational chart yang mudah untuk didapatkan ataupun dibuat. Namun, untuk organisasi informal akan lebih sulit untuk dijelaskan ataupun dipahami. Maka dari itu, untuk membantu project manager dan project team dalam memahami organisasi informal secara lebih baik, dapat dibuat analisis stakeholder untuk menentukan siapa saja yang akan terlibat dalam proyek dan apa saja peran yang akan dijalankan oleh berbagai pihak tersebut.
Dalam proses pengembangan analisis stakeholder, biasanya dapat dimulai melalui organizational chart yang telah dibuat dan diterbitkan. Selanjutnya, dapat ditambah kompleksitas dari organisasi informal. Beberapa tahap yang dapat dilakukan dalam mengembangkan stakeholder analysis mencakup:
- Membuat daftar stakeholders
Daftar ini dapat berisi individu, kelompok, ataupun organisasi yang menyediakan sumber daya tertentu bagi proyek ataupun memiliki kepentingan/ketertarikan dalam kesuksesan ataupun kegagalan hasil proyek yang dijalankan.
- Mengidentifikasi kepentingan atau ketertarikan stakeholder
Di samping setiap stakeholder yang telah teridentifikasi pada tahap sebelumnya, dapat diidentifikasi kepentingan ataupun ketertarikan yang dimiliki terhadap hasil proyek. Apabila memiliki kepentingan/ketertarikan yang positif maka dapat diberi tanda “+1” dan sebaliknya, apabila memiliki kepentingan/ketertarikan yang negatif maka dapat diberi tanda “-1”. Sementara itu, apabila stakeholder memiliki kepentingan/ketertarikan yang netral, maka dapat diberi tanda “0” dan apabila tidak dapat diyakini kepentingan/ketertarikannya, maka dapat diberi tanda “?”.
- Mengukur besar pengaruh yang dimiliki oleh stakeholder
Langkah selanjutnya yang dapat dilakukan adalah dengan mengukur besar pengaruh yang dimiliki oleh setiap stakeholder. Skala nilai pengaruh yang dapat digunakan adalah dalam kisaran 0 – 5 dengan nilai 0 yang berarti tidak ada pengaruh, sementara nilai 5 berarti memiliki pengaruh yang sangat besar pada proyek.
- Menilai keberadaan potensi konflik antar stakeholder
Selanjutnya, dapat dinilai apakah terdapat potensi konflik yang dimiliki antar stakeholder. Hal ini dikarenakan sebuah proyek merupakan perubahan organisasi yang direncanakan dan beberapa stakeholder dapat bertindak untuk kepentingan sendiri. Tindakan tersebut seringkali dapat memicu konflik dengan stakeholder lainnya. Sebagai contoh, konflik yang dapat terjadi adalah adanya kompetisi akan sumber daya yang dapat digunakan oleh berbagai manajer fungsional.
- Menentukan peran stakeholder
Setelah berhasil menyelesaikan tahapan – tahapan selanjutnya, maka langkah berikutnya yang dapat dilakukan adalah menentukan peran yang dimiliki oleh setiap stakeholder. Berbagai contoh peran yang dapat diberikan adalah project sponsor and champion, project manager, consultant, dan berbagai peran lainnya.
- Menentukan objektif stakeholder
Berikutnya, dapat ditentukan objektif yang dimiliki oleh setiap stakeholder. Objektif tersebut dapat mencakup beberapa hal, seperti menyediakan sumber daya tertentu, keahlian yang dimiliki, dan berbagai hal lain yang terkait dalam suatu proyek.
- Menentukan berbagai strategi untuk stakeholder
Langkah terakhir yang dapat dilakukan dalam pembuatan stakeholder analysis adalah dengan mengidentifikasi berbagai strategi untuk setiap stakeholder. Berbagai strategi tersebut mungkin akan membutuhkan pembangunan, pemeliharaan, peningkatan, serta pembangunan kembali hubungan. Daftar tersebut juga dapat dilengkapi dengan deskripsi singkat yang menjelaskan bagaimana objektif stakeholder dapat tercapai.
Referensi:
Marchewka, JT. (2015). Information Technology Project Management: Providing Measurable Organization Value. 5th edition. Wiley. New Jersey. USA.