TEKNIK PENGUMPULAN DATA

FactFinding Technique adalah proses formal menggunakan teknik seperti interview dan kuisioner untuk mengumpulkan fakta-fakta mengenai sistem, persyaratan, dan preferensi. Dari pengertian tersebut, dapat disimpulkan bahwa fact finding technique adalah proses pencarian sekumpulan fakta atau data konkret melalu berbagai metode dalam rangka mencari kebutuhan dari sistem yang akan dibuat atau dibentuk. Ada 5 teknik yang digunakan dalam fact finding technique, antara lain :  

1. Examining Documentation:Teknik pencarian yang dilakukan  dengan cara memeriksa dan mempelajari dokumen-dokumenyang  berhubungan  dengan  sistem  yang dapat berupa form, laporan, dan file agar mendapatkan insight yang baik mengenai kebutuhan basis data yang akan muncul. 
2. Interviewing :Teknik ini merupakan teknik paling umum dalam fact finding.Teknik ini dilakukan dengan metode wawancara dengan narasumber individual secara langsung. Terdapat  2  jenis  wawancara  yang  dapat  dilakukan yaitu  wawancara  tidak  terstruktur  dan  wawancara  terstruktur.  Teknik  ini memberikan  data  yang  detil  dan  fleksibel,  hanya  saja  tidak  efektif  dilakukan jika  diperlukan  data  dengan  jumlah  yang  besar  dari  berbagai  sumber  karena harus dilakukan secara individual. 
3. Observing The Enterprise In Operation : Teknik  pencarian  yang  dilakukan  dengan  cara  mempelajari  dan mengamati  aktivitas  yang terjadi  sehari-hari. Dengan menggunakan teknik ini, dapat memungkinkan berpartisipasi dan terjun langsung dalam melakukan kegiatan untuk memahami tentang sistem. Teknik  ini  menarik  fakta  dan data  melalui  pengamatan pada  sistem  atau  aktivitas  yang  ada  sehingga  dapat diketahui kondisi dari berjalannya sistem secara jelas. 
4. Research : Teknik pencarian ini dilakukan melalui penelitian yang dilakukan dengan berbagai sumber yang relevan dengan aplikasi dan permasalahan yang dihadapi perusahaan. Teknik ini memanfaatkan data-data dari luar perusahaan yang memiliki kemiripan dengan masalah yang dihadapi untuk diteliti cara penyelesaian yang telah dilakukan. Cara yang digunakan tergolong efektif karena telah mendapatkan referensi atau intisari penyelesaian masalah melalui pengalaman yang telah dilalui pihak lain, hanya saja metode ini tidak efektif apabila permasalahannya unik karena sumber data yang di dapat sangat sedikit. 
5. Questionnaires : Teknik pengumpulan data ini dilakukan dengan menyebarkan kuisioner untuk diisi oleh banyak responden (sumber data). Ada 2 jenis kuisioner yang dapat digunakan : free-format questionnaire yang mengutamakan kebebasan responden tanpa memberikan pilihan jawabandan fixed-format questionnaire yang memberikan pilihan yang spesifik. Kuisioner efektif jika sumber data banyak, hanya saja keakuratan dari cara ini kurang karena data yang ditampung kuisioner terbatas dan jawaban responden belum tentu valid. 

Teknik yang akan saya pilih untuk digunakan dalam mengumplkan informasi adalah : Examining Documentation, Observing The Enterprise In Operation, Research, dan Questionnaires karena keempat teknik tersebut menurut saya efektif dalam mengambil informasi yang diperlukan dalam jangka waktu yang sesingkat-singkatnya.  

Examining Documentation : Memeriksa dan mempelajari dokumen-dokumen yang berhubungan dengan system sangat diperlukan karena system tersebut harus dikenal secara luar dan dalam agar terlihat potensi maksimal (apa yang sudah bisadilakukan atau dikembangkan) dan kelemahan atau keterbatasan dari system yang telah dibuat. 

Observing TheEnterprise In Operation : Dengan mengobservasi operasional sehari-hari dari sebuah system, kita akan mampu memperhatikan lebih dalam prosedur kerja dari system tersebut sehingga bisa dilihat performa kerja dari system tersebut apakah sudah baik atau masih dapat dikembangkan lagi. 

Research : Setelah mengenali system secara lengkap dan jelas serta kinerja yang telah berjalan, kita bisa langsung menguraikan dan menganalisa masalah dan kendala yang ingin diselesaikan dan bagaimana system tersebut dapat terimplementasi lebih efektif dan bisa dikembangkan lebih lanjut jika terdapat kekurangan pada system yang telah dibuat sebelumnya. 

Questionnaires : Sebuah system pasti tidak akan bisa menjalankan fungsinya jika tidak digunakan oleh target user, untuk itu sangat penting bagi kita untuk mengetahui bagaimana pandangan user terhadap system yang telah ada (contoh : tingkat kepuasan pengunaan atau apakah system yang telah ada menjawab kebutuhan dari user), pendapat mereka merupakan feedback yang bisa dipertimbangkan bagi keberlangsungan dari system ataupun juga memperkenalkan system ke calon pengguna lewat kuisioner yang disebarluaskan ke responden yang variatif.