Apa itu Knowledge Continuity Management?
Knowledge Continuity Management (KCM) merupakan strategi organisasi yang telah diterapkan dalam organisasi tertentu untuk memastikan tidak ada valuable knowledge yang hilang ketika seorang karyawan meninggalkan perusahaan. Knowledge Continuity Management (KCM) juga bagian dari organizational learning yang berkontribusi untuk belajar dari masa lalu, menghindari untuk mengulangi kesalahan yang sama, dan mereplikasi praktik yang berhasil. Oleh karena itu, KCM dapat bersifat jangka pendek dan sementara, seperti ketika tim dibubarkan, atau jangka panjang dan permanen, seperti ketika karyawan meninggalkan organisasi, baik karena rencana pensiun atau alasan lain yang tidak terduga.
KCM merupakan proses top-down dimana sesuatu hal akan dimulai oleh manajemen senior untuk menerapkan program formal (Alderton, 2015). Jadi selain rencana komunikasi yang jelas untuk memastikan bahwa semua karyawan memiliki pemahaman yang sama dan memahami apa yang akan dilakukan, mengapa, dan bagaimana setiap orang akan mendapat manfaat, manajemen harus memastikan terlebih dahulu bahwa sumber daya yang memadai telah dialokasikan untuk kegiatan KCM. Manajemen senior akan menetapkan kriteria untuk critical knowledge, anggaran, prioritas, dan terakhir memastikan adanya waktu dan ruang untuk melaksanakan KCM.
Tahun 2011, Levy menguraikan proses tiga langkah untuk KCM yaitu sebagai berikut:
- Scoping
Tahap pertama adalah memutuskan pengetahuan apa yang harus dipertahankan berdasarkan analisis risiko kehilangan pengetahuan. Tahapan scoping terdiri dari menyiapkan daftar pengetahuan yang harus dipertahankan dan yang tidak.
- Documenting and Transferring
Tahap kedua, menentukan cara mentransfer pengetahuan dan memprioritaskannya. Transfer disini mengacu pada transfer pengetahuan dari karyawan yang pensiun ke karyawan lain dan ke organisasi itu sendiri. Pengetahuan tersebut harus didokumentasikan dan disimpan dengan cara yang mudah untuk ditemukan, diambil, dan digunakan kembali. Namun, pengetahuan yang tidak berdokumen maka perlu dikodifikasi.
- Integrating Knowledge into Business Process for future reuse
Tahap terakhir adalah integrasi yang mengacu pada detail spesifik seperti: apakah database dokumen akan digunakan?, taksonomi apa yang akan digunakan untuk mengatur pengetahuan?, dan prioritas berikutnya adalah mengidentifikasi beberapa kandidat potensial yang akan menerima pengetahuan ini. Namun, jika pengetahuan tidak berhasil ditanamkan ke dalam proses organisasi, pengetahuan itu tidak akan digunakan kembali. Jika pengetahuan tidak digunakan kembali, maka KCM belum berhasil. Oleh karena itu, karyawan perlu diberitahu konten yang telah dibuat dan dapat diakses serta mudah digunakan. Untuk membantu menanamkan pengetahuan organisasi dapat mengadakan workshops, sesi pelatihan, ataupun lectures.
Source:
Dalkir, K. (2017). Knowledge Management in Theory & Practice, 3rd edition. MIT Press
https://www.igi-global.com/dictionary/knowledge-continuity-management-kcm/59217
