Pedoman dalam Video Conference (sebelum pertemuan online)
Etika pertemuan online
Pertemuan di ruang virtual berbeda dengan pertemuan secara langsung, dan akan ada kebiasaan dan norma sosial yang menyertainya. Banyak dari kebiasaan-kebiasaan ini yang belum dipahami. Harap diingat bahwa orang akan mempelajari ini pada tingkat yang berbeda, karena orang menggunakan alat ini dalam berbagai konteks. Jika ragu, minta bantuan teman atau kolega. Banyak norma sosial digemakan ke ruang virtual, terutama dari perspektif keikutsertaan, keragaman, kesetaraan, dan aksesibilitas.
Yang perlu siapkan sebelum pertemuan online
1. Cobalah aplikasi video conference yang berbeda, ada Google Hangouts, Microsoft Teams, Zoom agar kita tahu mana yang paling cocok untuk kita. Setiap aplikasi memiliki fitur berbeda yang dan dapat bekerja lebih baik dalam situasi yang berbeda. Misalnya, Zoom mungkin berfungsi lebih baik dalam grup besar, karena peserta dapat mengangkat tangan. Padahal, Skype memiliki subtitle otomatis, yang mungkin penting bagi sebagian peserta yang tuna rungu.
2. Berlatihlah menggunakan aplikasi yang kita pilih dengan teman atau kolega sebelum pertemuan besar apa pun, sehingga kita dapat mengetahui apa yang dapat dan tidak dapat kita lakukan seperti menggambar di layar, menunjuk ke suatu objek, anotasi, dan banyak lagi.
3. Jika kita bisa, bergabunglah lebih awal dan cobalah untuk mengetes mikrofon kita. Kita mungkin menemukan bahwa headphone bluetooth, atau yang serupa, berfungsi lebih baik daripada mikrofon laptop / tablet / telepon. Kita juga harus menguji video kita, apakah sudah berfungsi baik sebelum pertemuan, karena beberapa peserta mungkin mengandalkan “lipreading” dari video Anda.
4. Jika memungkinkan, gunakan kabel Ethernet daripada WiFi. Ini dapat mengurangi masalah dengan koneksi jaringan kita dan mencegah video kita dari “freezing” atau audio yang terpotong.
5. Demikian pula, menggunakan layar kedua bisa sangat membantu, karena kita dapat menonton seseorang berbicara atau masuk pada satu layar saat mengedit atau membaca dokumen atau terjemahan di layar lainnya. Jika kita tidak memiliki layar kedua, Anda selalu dapat menggunakan TV sebagai gantinya (jika tidak terlalu mengganggu anak-anak / hewan peliharaan / pasangan!)
6. Partisipasi dalam pertemuan atau pengajaran virtual adalah kurva belajar yang curam bagi kebanyakan orang, dan memastikan kita mengatur sebelum rapat dimulai dapat mengurangi kecemasan, tidak hanya untuk diri sendiri tetapi untuk semua orang.
7. Jika kita melakukan presentasi, atau dokumen serupa, pertimbangkan mengirimkannya sebelum rapat. Jika ini adalah file besar, gunakan layanan pertukaran file. Kita tidak tahu kecepatan atau kualitas koneksi orang. Berbagi layar atau aplikasi terkadang merusak dan menjadi beban pada koneksi jaringan. Kita mungkin ingin mengurangi jumlah animasi atau transisi slide yang rumit untuk mempermudah orang mengikuti pembicaraan kita. Tambahkan nomor slide pada semua slide sehingga kita dapat merujuk ke nomor slide jika perlu
8. Kenakan apa pun yang membuat kita nyaman, dan jangan sungkan untuk mematikan kamera kita jika tidak penting. Penting untuk mengaktifkan kamera ketika peserta mengandalkan lipreading atau penandatanganan. Ini dapat berguna (dan secara sosial
mendorong) bagi orang untuk ‘melihat’ satu sama lain, tetapi ini tidak selalu diperlukan dan juga dapat mengkonsumsi bandwidth yang signifikan.
9. Jika Anda menggunakan kamera, pertimbangkan hal berikut:
(a) pencahayaan. Penting untuk memberi cahaya kepada wajah kita daripada apa yang ada dibelakang kita,
(b) tampilan kamera. Kadang dalam penggunaan table, kamera menghadap arah langit-langit,
(c) apa yang bisa dilihat secara tidak sengaja selama panggilan. Misalnya jika duduk didepan jendela, coba pertimbangkanlah untuk menutup jendela.
Jika peserta menggunakan lipreading, pendekatan khusus harus dilakukan untuk memastikan bahwa bibir kita mudah dilihat. Untuk rapat besar, pertimbangkan mematikan kamera kita kecuali kita mempresentasikan / memimpin diskusi.
10. Cobalah untuk menemukan ruangan yang tenang dengan sedikit gangguan sebelum bergabung dengan rapat.
11. Jika kita tinggal bersama orang lain, beri tahu mereka bahwa rapat akan dimulai dan berapa lama waktu rapatnya. Kita mungkin ingin memiliki tanda tertulis di dekatnya, sehingga kita dapat mencoba mengurangi gangguan fokus selama kita rapat. Jika kita tinggal di ruang bersama, kita mungkin ingin membuat kalender bersama untuk teman sekamar / anggota keluarga untuk menjadwalkan satu sama lain.
12. Jika kita kebetulan tinggal bersama seorang kolega atau di tempat yang sama dengan peserta panggilan lainnya, pastikan kita berdua dapat dilihat di video dan keduanya memiliki mikrofon terpisah untuk rapat. Dalam situasi ini, seringkali sulit untuk mencari tahu siapa yang berbicara atau ingin berkontribusi dan sering kali lebih baik menggunakan laptop terpisah masing-masing seolah-olah kita menghadiri rapat dari tempat yang berbeda.
References :
https://medium.com/@BMatB/video-conferencing-good-practice-guidelines-f9cb0528204a
