Melengkapi Remote Workforce Agar Sukses dalam Era Pandemi (Bagian 2)

Alat yang harus dimiliki untuk WFH

Menyediakan akses jarak jauh yang aman ke sistem bisnis inti memungkinkan karyawan tetap produktif dan terlibat selama peralihan ini ke lingkungan kerja jarak jauh yang terjadi dalam beberapa hari dan pada skala yang belum pernah terjadi sebelumnya. Meskipun manajemen pengetahuan memainkan peran penting dalam mendukung tempat kerja jarak jauh yang produktif, itu hanyalah sebagian kecil dari teka-teki. Alat penting lainnya termasuk:

1. Konferensi video / web

2. Penyimpanan / akses file bersama

3. Remote access yang aman ke Core business system

4. Idealnya, beberapa bentuk ruang sosial untuk membahas hal-hal non-pekerjaan yang perlu kita diskusikan sebagai manusia (yaitu, saluran Slack untuk cerita horor homeschool)

Pemberdayaan yang terkontrol sangat penting di sini. Lakukan pendekatan langkah demi langkah untuk memastikan bahwa setiap orang memiliki akses ke sistem dan sumber daya untuk melakukan pekerjaan mereka — tanpa membuka semua pintu sekaligus. Juga pastikan bahwa sistem berfungsi, bahwa server tidak kelebihan beban, dan proses dapat berfungsi secara optimal dari jarak jauh. Akal sehat mungkin — atau mungkin tidak.

Membekali karyawan dengan teknologi yang memungkinkan mereka untuk terhubung dan berkolaborasi dari jarak jauh adalah kuncinya. Namun, sama pentingnya bahwa alat yang disediakan mudah digunakan. Tanpa manajer TI di lorong untuk meminta pemecahan masalah di lokasi, solusi yang mudah dan andal tidak hanya diinginkan, tetapi juga diperlukan agar tenaga kerja terdistribusi berfungsi dengan baik.

Kekacauan yang terkendali membutuhkan kepemimpinan (tenang)

Saat kita mulai kembali ke perasaan normal, prioritas akan bergeser ke tidak hanya berfungsi dalam lingkungan kerja yang terdistribusi tetapi juga beradaptasi dan berkembang. Ini berarti mengadopsi alat dan teknologi baru, dan tidak perlu dikatakan lagi bahwa alat ini HARUS dikirimkan melalui cloud.

Di saat seperti ini, tidak ada teknisi pendukung yang datang dan memasang sistem baru besok. Solusi baru akan membutuhkan pendekatan pelatihan jarak jauh (sekali lagi, tidak akan ada karyawan internal yang tersedia untuk memberikan pelatihan “permulaan”). Selain itu, proses pengadaan dan pembayaran perlu disederhanakan agar dapat bergerak maju dengan cepat dan efisien. Semua ini menimbulkan tantangan unik bagi organisasi, tetapi juga menghadirkan peluang besar bagi TI internal dan tim manajemen perubahan untuk menunjukkan nilai sebenarnya.

Ini juga saat ketika para pemimpin hebat bersinar – dan sayangnya yang buruk semakin buruk. Selama krisis nasional dan global ini (dan di saat-saat kesulitan lain yang memengaruhi tempat kerja), karyawan mengandalkan kepemimpinan untuk memberikan arahan yang jelas dan fokus pada pemberdayaan daripada manajemen. Bagi banyak tim, perpindahan ke lingkungan kerja virtual berdampak kecil pada cara mereka bekerja — mereka selalu mengadakan konferensi web harian / mingguan untuk meninjau kemajuan dan mereka selalu menggunakan teknologi untuk berkolaborasi

pada dokumen, proyek, dll. Namun, bagi orang lain, perubahan mendadak dalam rutinitas sehari-hari ini lebih merupakan masalah dan akan menjadi tantangan dan rintangan besar untuk bertahan dari krisis ini. Pemimpin yang efektif menyadari bahwa tidak ada pendekatan “satu ukuran untuk semua” untuk membantu karyawan beradaptasi dengan kesulitan, dan terus-menerus meminta masukan dan umpan balik tentang alat, sistem, dan strategi baru untuk membantu semua orang dalam organisasi beradaptasi lingkungan yang belum pernah terjadi sebelumnya ini. Inilah saatnya bagi para pemimpin yang baik untuk tampil kedepan. Tantang para pemimpin Anda, dan jika Anda memiliki pemimpin yang baik, mereka akan menghadapi tantangan itu dan semua orang akan mendapat manfaat.

Karena kita semua terus menghadapi pandemi COVID-19, satu hal yang jelas — mengutamakan keselamatan karyawan dan pelanggan selalu merupakan hal yang benar untuk dilakukan. Untungnya, organisasi memiliki banyak alat teknologi yang mereka miliki untuk secara efektif mendukung tenaga kerja terdistribusi yang memungkinkan mereka mencapai keseimbangan antara menjaga tempat kerja yang aman dan terlindungi dan terus membangun bisnis. Seperti yang dikatakan JFK, “Dalam krisis, waspadalah terhadap bahayanya, tetapi kenali peluangnya.” Tidak pernah ada satu kalimat pun yang memiliki begitu banyak relevansi, dan TI juga tidak pernah memiliki kesempatan untuk memungkinkan perubahan nyata dalam organisasi, rumah, dan dunia kita. Mari manfaatkan tantangan / peluang ini semaksimal mungkin.

Reference:

Jones, D (2020). Equipping your remote workforce for success during the pandemic—and beyond, available: https://www.kmworld.com/Articles/Editorial/ViewPoints/Equipping-your-remote-workforce-for-success-during-the-pandemic-and-beyond-142149.aspx