JOINT APPLICATION DEVELOPMENT (JAD)

Joint Application Development (biasa dikenal sebagai JAD) adalah sebuah teknik pengumpulan data yang mengizinkan anggota tim proyek, pengguna, dan manajemen untuk bekerja sama untuk mengidentifikasi persyaratan untuk sistem. JAD diklaim sebagai salah satu metode yang paling berguna untuk mengumpulkan informasi dari pengguna dan dapat mengurangi scope creep hingga 50%. Hal ini dapat mencegah sistem bersifat terlalu spesifik atau terlalu abstrak, di mana keduanya dapat menyebabkan masalah bagi tahap lanjutan SDLC.

Proses pelaksanaan JAD ini akan mempertemukan 10-20 pengguna yang akan diarahkan oleh seorang fasilitator ahli yang berperan untuk menetapkan agenda rapat dan memandu jalannya diskusi, namun tidak ikut dalam diskusi sebagai peserta. Seorang fasilitator akan bersikap netral. Fasilitator harus ahli dalam proses teknik, baik dalam analisa sistem dan teknik desain. Tak hanya fasilitator, juru tulis juga berperan untuk melakukan pencatatan maupun pembuatan salinan informasi ketika sesi JAD. Kelompok JAD ini akan mengadakan beberapa pertemuan sampai semua masalah telah didiskusikan dan informasi yang dibutuhkan telah terkumpul. Electronic JAD atau e-JAD membantu proses pelaksanaan JAD agar lebih sederhana, dimana dapat membantu pengumpulan ide secara anonimus, melihat seluruh ide yang dikumpulkan oleh anggota tim, dan memberikan penilaian terhadap ide melalui sistem voting.

Berikut adalah beberapa proses JAD:

1. Selecting Participants: Peserta dipilih berdasarkan informasi yang dapat mereka berikan melalui pendapat mereka yang mewakili salah satu departemen atau bagian sehingga seluruh peserta JAD mewakili keseluruhan tingkat organisasi secara luas dan untuk membangun dukungan sistem yang baru. Sedangkan, fasilitator biasanya merupakan pihak eksternal organisasi dan harus memiliki kealian dalam teknik JAD mapupun e-JAD, serta memiliki pengalaman dengan bisnis yang akan dibahas.
2. Designing the JAD Session: Sesi JAD dapat berjalan mulai dari setengah hari ataupun hingga beberapa minggu, tergantung pada ukuran dan ruang lingkup proyek. Sesi JAD dan e-JAD biasanya bergerak di luar pengumpulan informasi hingga menghasilkan analisa. Agar JAD bisa berhasil, maka dibutuhkan perancangan rencana secara matang. Sebagian besar sesi JAD dirancang untuk mengumpullkan informasi spesifik dari pengguna dan membutuhkan pengembangan pertanyaan yang akan ditanyakan. JAD memiliki sesi yang terstruktur dan terjadwal dengan baik. Ciri khas dari JAD adalah adanya diskusi terbuka dan terus terang.
3. Preparing for the JAD Session: Analis dan peserta sesi JAD menjadi faktor utama yang perlu dipersiapkan sebelum sesi JAD berlangsung. Peserta perlu untuk mengetahui apa yang diharapkan dari mereka, sehingga mereka bisa bersiap-siap sebelumnya.
4. Conducting the JAD Session: Hampir seluruh sesi JAD akan mengikuti agenda formal yang telah ditetapkan beserta aturan dasarnya yang perlu diikuti. Aturan dasar yang ada seperti untuk tetap mengikuti jadwal, menghormati pendapat orang lain, menerima ketidaksetujuan, dan memastikan hanya ada satu orang yang berbicara pada satu waktu. Di mana fasilitator JAD akan melakukan 3 tugas utama, yaitu:

• Menjaga agar sesi JAD berlangsung sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan
• Membantu tim untuk mengerti ketentuan teknis dan membantu peserta memahami teknik analisis spesifik yang digunakan.
• Mencatat masukan dari tim di tempat yang bisa dilihat oleh banyak orang, seperti menggunakan papan tulis, flip char, atau pajangan komputer.

Penting untuk kembali diingat bahwa seorang fasilitator perlu untuk tetap besikap netral selama proses JAD berlangsung. Namun, fasilitator juga perlu untuk membantu tim untuk menyelesaikan masalah yang ada.

Pada tahapan ini, peserta dapat menggunakan beberapa alat yang dapat membantu perancangan sistem baru. Use case dapat dibuat untuk menggambarkan bagaimana sistem dapat berinteraksi dengan sistem baru. Prototype dapat dibuat untuk mempermudah pemahaman mengenai tampilan ataupun navigasi melalui sistem. Process models dapat dibuat untuk memudahkan pemahaman terhadap software yang sedang dikembangkan. Sedangkan data model dapat digunakan untuk mendeskripsikan data yang akan digunakan dan dikelola. Fasilitator dan analis dalam tim harus menggunakan setiap alat yang ada untuk membantu peserta mengerti dan menentukan kebutuhan mereka terhadap sistem baru.

5. Post-JAD Follow-up: Laporan hasil sesi JAD dipersiapkan dan dibagikan kepada para peserta JAD. Laporan JAD biasanya diselesaikan dalam waktu satu sampai dua minggu setelah sesi JAD.

Referensi:

Alan Dennis, Barbara Haley Wixom, Roberta M Roth. (2013). System Analysis and Design. 05. Wiley. Singapore.