Controlling Stakeholders Engagement
Anda tidak dapat mengontrol pemangku kepentingan, tetapi Anda dapat mengontrol tingkat keterlibatan mereka. Keterlibatan melibatkan dialog di mana orang mencari pemahaman dan solusi untuk masalah yang menjadi perhatian bersama. Banyak guru yang akrab dengan berbagai teknik untuk melibatkan siswa. Penting untuk mengatur nada yang tepat di awal kelas atau proyek.
manajer proyek perlu mengatur panggung untuk melibatkan pemangku kepentingan proyek di awal proyek. Misalnya, pemangku kepentingan utama harus diundang untuk secara aktif berpartisipasi dalam pertemuan awal daripada hanya menghadiri pertemuan tersebut. Manajer proyek harus menekankan bahwa dialog diharapkan pada pertemuan tersebut, termasuk teks atau alat komunikasi apa pun yang disukai para pemangku kepentingan. Hal ini juga membantu manajer proyek untuk bertemu dengan pemangku kepentingan penting sebelum pertemuan awal. Jadwal proyek harus mencakup kegiatan dan hasil yang terkait dengan keterlibatan pemangku kepentingan. Survei, tinjauan, demonstrasi, persetujuan, dan item lainnya membutuhkan keterlibatan pemangku kepentingan.
Pada beberapa proyek TI, pemangku kepentingan penting diundang untuk menjadi anggota tim proyek. Misalnya, ketika Northwest Airlines (sekarang Delta) mengembangkan sistem reservasi baru yang disebut ResNet, ia mewawancarai agen reservasi untuk posisi sebagai pemrogram di tim proyek. Northwest memastikan bahwa kebutuhan pengguna dipahami dengan meminta mereka benar-benar mengembangkan antarmuka pengguna sistem. Lihat situs Web pendamping untuk studi kasus rinci tentang ResNet.
Seperti pada bidang ilmu lainnya, dalam controlling pemangku keputusan atau stakeholders juga dapat kita lakukan dengan baik dan benar dibantu oleh aplikasi atau software aplikasi produktivitas seperti pengolah kata, excel, dan aplikasi presentasi dapat membantu dalam membuat berbagai dokumen yang berkaitan dengan manajemen pemangku kepentingan.
Kategori aplikasi yang sangat populer saat ini — media sosial — juga dapat membantu melibatkan pemangku kepentingan. Misalnya, banyak profesional menggunakan LinkedIn untuk terhubung dengan orang lain. Meskipun banyak organisasi tidak mempromosikan penggunaan Facebook di tempat kerja, beberapa alat perangkat lunak manajemen proyek menyertakan fungsi seperti Facebook untuk mendorong pengembangan hubungan dalam proyek. Misalnya, beberapa alat memungkinkan orang untuk saling memberi “tos” untuk pekerjaan yang diselesaikan dengan baik. Banyak termasuk foto anggota tim proyek dan pemangku kepentingan lainnya. Pengguna juga dapat memiliki utas percakapan di dalam alat. Bahkan, tersedia beberapa buku dan artikel tentang penggunaan media sosial untuk membantu pengelolaan proyek.
Proses yang terlibat dalam manajemen pemangku kepentingan proyek, seperti bidang pengetahuan lainnya, mengikuti urutan yang jelas dan logis. Namun, ini mungkin area yang paling sulit untuk dikuasai bagi banyak manajer proyek. Seperti yang Anda pelajari di bab ini dan sebelumnya, memahami berbagai macam orang dan membuat mereka bekerja sama untuk memenuhi tujuan proyek bukanlah pekerjaan yang mudah.
SOURCE
https://www.pmi.org
