Project Stakeholders Management
Stakeholders atau Pemangku Kepentingan adlaah salah satu bagian penting dari sebuah kerangka manajemen proyek. Institut manajemen proyek memutuskan untuk membuat seluruh bidang pengetahuan yang dikhususkan untuk manajemen satekholders dari edisi ke lima panduan PMBOK® pada tahun 2012. Karena pada dasarnya, pemangku kepentingan atau stakeholders itu meminta proyek, menyetujuinya, menolaknya, mendukungnya dan menentangnya. Jadi dapat dikatakan bahwa pemangku kepentingan atau stakeholders sangat penting untuk keberhasilan proyek.
Tujuan dibuatnya manajemen pemangku kepentingan atau stakeholders adalah untuk mengidentifikasi semua orang atau organisasi yang terpengaruh oleh suatu proyek, untuk menganalisis harapan pemangku kepentingan, dan untuk secara efektif melibatkan pemangku kepentingan dalam keputusan proyek sepanjang masa proyek. Manajer proyek dan timnya harus memiliki dialog yang baik dengan pemangku kepentingan dan mengatasi masalah yang terjadi untuk memastikan kepuasan pemangku kepentingan.
Proyek sering kali menyebabkan perubahan dalam organisasi, dan beberapa orang mungkin kehilangan pekerjaan ketika proyek selesai. Misalnya, proyek mungkin membuat sistem baru yang membuat beberapa pekerjaan menjadi usang, atau proyek mungkin mengakibatkan pekerjaan outsourcing ke grup eksternal untuk membuat organisasi lebih efisien. Manajer proyek mungkin dipandang sebagai musuh oleh para pemangku kepentingan ini dan pemangku kepentingan lain yang terkena dampak negatif. Sebaliknya, beberapa orang mungkin melihat manajer proyek sebagai sekutu jika mereka memimpin proyek yang membantu meningkatkan keuntungan, menghasilkan pekerjaan baru, atau meningkatkan gaji untuk pemangku kepentingan tertentu. Bagaimanapun, manajer proyek harus belajar untuk mengidentifikasi, memahami, dan bekerja dengan berbagai pemangku kepentingan.
Terdapat 4 tahapan proses yang terjadi pada manajemen pemangku kepentingan atau stakeholders :
- Mengidentifikasi pemangku kepentingan melibatkan mengidentifikasi semua orang yang terlibat dalam proyek atau terpengaruh olehnya, dan menentukan cara terbaik untuk mengelola hubungan dengan mereka. Keluaran utama dari proses ini adalah daftar pemangku kepentingan.
- Perencanaan manajemen pemangku kepentingan melibatkan penentuan strategi untuk secara efektif melibatkan pemangku kepentingan dalam keputusan dan kegiatan proyek berdasarkan kebutuhan, minat, dan potensi dampak mereka. Keluaran dari proses ini adalah rencana pengelolaan pemangku kepentingan dan pembaruan dokumen proyek.
- Mengelola keterlibatan pemangku kepentingan melibatkan komunikasi dan bekerja dengan pemangku kepentingan proyek untuk memenuhi kebutuhan dan harapan mereka, menyelesaikan masalah, dan mendorong keterlibatan dalam keputusan dan kegiatan proyek. Keluaran dari proses ini adalah log masalah, permintaan perubahan, pembaruan rencana manajemen proyek, pembaruan dokumen proyek, dan pembaruan aset proses organisasi.
- Mengontrol keterlibatan pemangku kepentingan melibatkan pemantauan hubungan pemangku kepentingan dan menyesuaikan rencana dan strategi untuk melibatkan pemangku kepentingan sesuai kebutuhan. Keluaran dari proses ini adalah informasi kinerja kerja, permintaan perubahan, pembaruan dokumen proyek, dan pembaruan aset proses organisasi.
SOURCE
https://www.pmi.org/learning/library/stakeholder-management-task-project-success-7736
