Introduction to E-Procurement

E-Procurement adalah pelaksanaan proses pengadaan barang/jasa dilakukan secara elektronik yang berbasis web/internet dangan memanfaatkan fasilitas teknologi komunikasi dan informasi. Dimana sistem yang ada pada software mengkomputerisasi semua proses yang ada pada procurement. Kemudian, software ini dapat mengotomatisasi seluruh fungsi, prosedur, kebijakan yang dapat digunakan perusahaan untuk mengatur proses procurement.

Manfaat dengan menerapkan e-procurement bagi perusahaan, yaitu:

a. Sistem procurement perusahaan akan terotomatisasi. Waktu untuk proses procurement dapt diefisiensikan sehingga pihak yang terlibat terhadap proses procurement dapat mengalokasikan waktunya untuk hal lain di manajemen bisnis perusahaan.

b. Penggunaan kertas dapat ditekan sehingga menjadi lebih ramah lingkungan dan mempercepat proses procurement.

c. Dapat meminimalisir kesalahan selama proses procurement.

d. Pemesanan dapat melakukan pencarian dan riset mengenai spesifikasi dan keunggulan barang yang dibutuhkan menjadi yang lebih mudah karena dalam katalog barang berisi semua informasi deskriptif barang sehingga kualitas barang yang dipesan dapat dikontrol.

Menurut Kmudsen (2003) dan Smart (2010) terdapat klarifikasidari perbedaan tipe atau aplikasi dari e-procurement, yaitu:

a. E-sourcing: pencarian supplier baru yang potensial dengan menggunakan internet selama pengumpulan data dari proses procurement.

b. E-tendering: proses dari screening supplier dan mengirim Request for Information (RFI) atau Request for Price (RFP) kepada supplier.

c. E-informing: kualifikasi kesesuaian dari informasi supplier terhadap kebutuhan perusahaan. Dimana menangani informasi mengenai kualitas dari supplier, status financial, atau kapasitas pengiriman product.

d. E-reserve auctions: memungkinkan perusahaan untuk melakukan pembelian product atau service yang mempunyai harga rendah atau mengkombinasikan harga yang rendah dengan kondisi lainnya melalui internet.

e. eMRO dan web based ERP: ini melibatkan purchase dan supply dari product yang merupakan kunci dari sebagian besar aplikasi e-procurement. Software ini digunakan untuk mengatur proses dari membuat atau menyetujui purchasing requisition, placing orders, dan menerima goods atau services ordered.

Sources: Chaffey, D., Hemphill, T., & Edmundson-Bird, D. (2019). Digital Business and E-Commerce Management. Harlow CM17 9SR: Pearson Education Limited. https://www.hashmicro.com/id/blog/e-procurement-dan-manfaatnya/ http://konsepeb.blogspot.com/2013/04/e-procurement.html