Apa itu constraints? Menurut kamus Bahasa Inggris Oxford, constraints adalah a limitation or restriction. Sedangkan, menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, constraints atau Batasan adalah ketentuan yang tidak boleh dilampaui. Dalam teori constraints, yang dikembangkan oleh Eliyahu Goldratt, constraints is anything that limits a system (which can be project) in reaching goals. Pengertian constraints yang luas, membuat ada berbagai macam hal yang dikatagorikan sebagai constraints. Pada masa ini, constraints sering dikaitkan dengan peraturan atau regulasi.

Dalam melaksanakan suatu proyek, proyek manager dan timnya harus mengetahui dan memahami tujuan dari proyek berdasarkan requirements. Setiap proyek, memiliki batasannya tersendiri. Batasan yang diaplikasikan dalam sebuah proyek, belum tentu dapat diaplikasikan pada proyek lain. Pemahaman terhadap batasan menjadi penting, karena dapat berdampak pada pengambilan keputusan selama proses berjalannya proyek. Jika sebuah batasan terlalu membatasi ruang gerak dan sulit untuk diseimbangi oleh kemampuan tim, bukan tidak mungkin dalam pelaksanaan proyek akan menemui kegagalan atau berada dikondisi stagnan.

Umumnya, proyek memiliki berbagai constraints, berikut adalah tipe-tipe constraints yang diterapkan dalam sebuah proyek, dikenal dengan nama Project Management Triangle atau Iron Triangle: (Anon., 2018)

1. Time

Salah satu pertimbangan pemangku kepentingan yang paling penting adalah waktu pelaksanaan proyek (berapa lama waktu yang diperlukan untuk mewujudkannya), adalah ukuran vital keberhasilan proyek. Tugas Anda adalah memperkirakan waktu proyek seakurat mungkin, yang membutuhkan perpaduan antara penelitian dan pengalaman.

Jika Anda seorang PM yang baru, Anda akan lebih mengandalkan proyek-proyek sebelumnya untuk preseden, dan menggunakan data mereka untuk memberi Anda rasa penjadwalan yang sesuai untuk proyek Anda. Lihat dokumen penutupan proyek dan jadwal untuk mengetahui berapa lama biasanya paket pekerjaan tertentu. Dan pastikan untuk mempelajari bagaimana perubahan pesanan mempengaruhi jadwal pengiriman.

Jika Anda PM yang lebih berpengalaman, andalkan penelitian dan kinerja dan kebijaksanaan Anda di masa lalu saat memperkirakan rentang waktu — termasuk potensi penundaan, ubah permintaan, risiko, dan ketidakpastian. Secara keseluruhan, tugas Anda adalah memberi para pemangku kepentingan rentang yang seakurat mungkin untuk menghindari kejutan atau membuat janji yang tidak realistis.

2. Scope

Ruang lingkup proyek bukan merupakan perkiraan saja melainkan serangkaian hasil yang dijamin, sulit untuk membayangkan membuat rentang untuk kendala ini. Namun, Anda dapat mempertimbangkan bahwa para pemangku kepentingan dapat berinvestasi dalam risiko lingkup dan rentang toleransi lingkup.

Misalnya, Anda dapat mendaftar satu set kiriman yang dapat dibuat jika anggaran dan jadwal memungkinkan, daftar harapan yang dapat dipilih oleh pemangku kepentingan Anda jika ada uang dan waktu tersisa setelah kiriman wajib selesai.

Demikian juga, Anda dapat menunjukkan kiriman mana pada ruang lingkup yang dapat dihilangkan atau dibatalkan, jika waktu atau biaya tumbuh terlalu terbatas. Jika, misalnya, beberapa barang yang harus dimiliki akhirnya menghabiskan terlalu banyak anggaran Anda, para pemangku kepentingan Anda dapat memberi tahu Anda tentang barang yang tersisa yang akan dibiarkan turun sehingga kendala waktu dan anggaran masih dapat dipenuhi.

3. Cost

Hal lain yang tidak kalah pentingnya bagi para pemangku kepentingan adalah berapa biaya proyek. Seperti halnya kendala waktu, estimasi anggaran Anda harus disajikan dalam kisaran. Beberapa penelitian utama akan mengarahkan Anda ke angka yang akurat:

• Perkirakan biaya dengan tarif pasar yang diteliti secara seksama untuk barang dan jasa yang Anda butuhkan
• Perkirakan biaya dengan tawaran dan rentang vendor
• Jika memberikan perkiraan biaya per jam, pastikan untuk memperkirakan waktu Anda secara akurat
• Perkirakan anggaran Anda dengan mempertimbangkan semua biaya: tenaga kerja, material, pabrik, peralatan, administrasi, perangkat lunak, kontraktor, dll.
• Lihat biaya dan anggaran untuk proyek sebelumnya yang serupa di dalam dan di luar organisasi Anda
• Perhatikan baik-baik perintah perubahan yang memengaruhi anggaran proyek sebelumnya

Mengontrol biaya Anda akan menjadi tugas manajemen proyek yang berkelanjutan. Anda ingin tetap sangat dekat dengan anggaran yang diusulkan, sambil tetap berpikiran terbuka tentang perubahan yang dapat memengaruhi biaya.

Dalam perkembangannya, tipe-tipe constraints pun mengalami perkembangan. Dari tiga aspek diatas, ada tiga penambahan lainnya yakni:

1. Quality

Kualitas adalah salah satu dari empat batasan utama setiap proyek, seperti yang digambarkan dalam segitiga klasik, yang juga mencakup ruang lingkup, waktu, dan biaya.

Kualitas duduk agak terpisah dari tiga lainnya, muncul di dalam segitiga karena hampir selalu dipengaruhi oleh perubahan ke tiga lainnya. Pada saat yang sama, perubahan ekspektasi kualitas pasti akan berdampak pada waktu, ruang lingkup, dan biaya proyek.

Yang paling penting, semua kendala dalam segitiga klasik saling terkait, sehingga ketegangan pada satu akan mempengaruhi satu atau lebih yang lain. Contoh:

• Jika Anda tidak dapat memenuhi kenaikan biaya yang tiba-tiba, cakupan proyek mungkin menyusut dan kualitasnya mungkin menurun.
• Jika cakupan proyek diperpanjang karena creep lingkup, Anda mungkin tidak punya waktu atau sumber daya untuk memberikan kualitas yang dijanjikan.
• Jika waktu pengiriman terpotong atau tergesa-gesa, biaya proyek mungkin naik dan kualitas kemungkinan besar akan menurun.

2. Benefits

Manfaat yang diproyeksikan dari proyek apa pun harus dijabarkan dengan jelas dalam kasus bisnis selama tahap awal perencanaan proyek. Sederhananya, nilai proyek harus ditentukan lebih awal dan disepakati sepenuhnya sebelum diluncurkan. Oleh karena itu, kasus bisnis Anda harus mengartikulasikan pembenaran proyek dan serangkaian tindakan apa yang akan digunakan untuk menilai manfaatnya bagi organisasi.

Sebenarnya menentukan manfaat suatu proyek kemungkinan besar harus dilakukan selama periode yang telah ditentukan, karena dampaknya perlu diukur dari waktu ke waktu. Namun, jika manfaat itu hilang atau jatuh di bawah ambang batas tertentu selama proyek, pekerjaan harus ditunda sampai evaluasi lebih lanjut.

Sejumlah perubahan kondisi juga dapat secara tiba-tiba mengubah manfaat proyek yang diramalkan. Misalnya, jika biaya bahan bangunan tiba-tiba meroket, manfaat menyelesaikan struktur kecil mungkin sama sekali dilenyapkan. Atau, kenaikan penjualan yang diantisipasi karena kampanye pemasaran baru dapat dihapuskan jika pemasok utama kehabisan stok.

Manfaat proyek tidak pernah sepenuhnya terisolasi dari faktor lain. Kendala yang harus terus Anda pertimbangkan adalah bagaimana manfaat satu proyek mengukur terhadap kerugian, perubahan, kerusakan, atau kenaikan biaya. Anda harus menentukan di awal proyek berapa ambang batas manfaatnya, dan kondisi apa yang akan menuntut pembatalan proyek, penskalaan, penundaan, atau penyelesaian sebagian.

3. Risk

Kita biasanya memikirkan ancaman — apa yang mungkin salah ketika kita merencanakan risiko. Seorang PM harus mampu memperkirakan kegagalan pada setiap langkah proyek, dan menyiapkannya untuk itu. Ini bisa melibatkan bermain skenario bagaimana-jika dan merumuskan rencana darurat:

• Bagaimana jika pemasok gagal mengirim?
• Bagaimana jika kita kehilangan sejumlah sumber daya karena penyakit atau transfer?
• Bagaimana jika pasar mengalami ayunan besar?
• Bagaimana jika pesaing kami meluncurkan produk serupa pada saat yang sama?

Saat mengelola risiko sebagai kendala, Anda harus menemukan zona toleransi risiko di organisasi dan pemangku kepentingan Anda, yang berarti menentukan rentang respons yang dapat ditoleransi dalam batas yang sesuai. Misalnya, jika pemasok gagal, Anda akan mencari yang lain dalam harga X, waktu pengiriman Y, dan kualitas Z.

Dengan menetapkan zona toleransi, pemangku kepentingan Anda akan dapat menentukan berapa banyak risiko yang bersedia mereka ambil untuk menuai manfaat yang diusulkan dari proyek.

Cara lain untuk melihat risiko adalah melalui peluang tak terduga yang mungkin timbul. Merebut peluang baru secara alami akan melibatkan risiko, jadi akan sangat membantu untuk menunjukkan skenario pemangku kepentingan Anda dan menentukan jendela toleransi mereka pada ujung spektrum ini juga. Jika, katakanlah, peluang muncul untuk menangkap pangsa pasar yang lebih besar, akankah para pemangku kepentingan bersedia meningkatkan jumlah investasi mereka? Apa yang akan menjadi batas kenaikan mereka?

Constraints juga diatur dalam ISO21500 seperti:

• Ketersediaan sumber daya proyek yang terbatas seperti orang, fasilitas, peralatan, bahan, alat, dan lainnya yang diperlukan
• Kendala keamanan
• Faktor pembatas risiko
• Dampak ekologis
• Hukum, aturan dan persyaratan legislatif lainnya

Adapun batasan lain yang perlu dipertimbangkan, seperti:

• Pihak tertentu untuk bekerja dengan (mitra)
• Ketergantungan eksternal
• Durabilitas solusi dan lain-lain.

Sumber:

Anon., 2018. The 6 project constraints and how to manage them. [Online]
Available at: https://www.workfront.com/blog/the-6-project-constraints
[Accessed 8 February 2020].

Zandhuis, A. & Stellingwerf, R., 2013. ISO21500: Guidance on Project Management – A Pocket Guide. Zaltbommel: Van Heren Publishing.