Knowledge Management Dilemma at Technology Project Authority
TPA (Technology Project Authority) adalah sebuah lembaga Negara AS yang bertugas meningkatkan efisiensi kinerja pemerintahan dengan menggunakan berbagai teknologi inovatif. TPA bertanggung jawab untuk:
- Mengamati proses berjalannya proyek TI pemerintah
- Membentuk kebijakan-kebijakan dan standard untuk teknologi dan keamanan TI yang digunakan lembaga pemerintahan
- Memfasilitasi perencanaan pembentukan sistem informasi dan jaringan telekomunikasi lembaga negara
Sejak awal, TPA memilih untuk mengeksekusi proyek “kolaborasi lembaga” ini dengan cara mengembangkan sistem manajemen pengetahuan mereka. TPA berfokus pada faktor biaya, penjadwalan, lingkup, dan kualitas hasil proyek yang mereka kerjakan, maka semua faktor itu tercermin dalam cara penjalanan manajemen pengetahuan mereka.
Fase 1: Benih pendekatan manajemen pengetahuan formal
TPA membuat daftar peluang kolaborasi untuk mengurangi inefisiensi di dalam dan di seluruh divisi, seperti pengeluaran yang tidak perlu untuk berbagai platform TI dan sistem informasi dan penggunaan komponen TI yang tidak efisien
Untuk memfasilitasi proses ini, TPA mengimplementasikan tools pendukung manjemen pengetahuan baru. Lingkup tools tersebut mencakup email, instant messaging, forum diskusi, dan drive bersama. Implementasi ini mendapatkan baik respon positif maupun negatif. Banyak yang merasa mini site dapat memaksimalkan efisiensi penggunaan waktu mereka, namun banyak juga yang menyayangkan hilangnya kepemillikan mereka atas data yang dibagi secara bersama.
Fase 2: SharePoint
SharePoint adalah platform kolaborasi dan manajemen dokumen berbasis browser yang tujuannya adalah untuk mendukung kegiatan manajemen pengetahuan. Di TPA, SharePoint dikonfigurasi untuk menyediakan fungsionalitas kunci yang tidak dimiliki oleh drive bersama, seperti: versi dokumen, check-in dan check-out dokumen, peringatan ketika perubahan dilakukan, pemantauan tugas, forum, dan pesan instan. Dengan semua manfaat ini, tim manajemen eksekutif mengharapkan SharePoint menjadi alat utama untuk kegiatan manajemen pengetahuan dan untuk mengganti semua alat lainnya.
Fase 3: SharePointProject
Implementasi sistem SharePointProject ini dilakukan secara bertahap, dimulai dari divisi TI, dilanjutkan ke divisi Perencanaan Proyek dan terakhir ke divisi Operasional. Integrasi SharePontProject pun dilakukan dengan lebih matang, pengguna diberikan pelatihan untuk mengoperasikannya dan kemudian SharePointProject secara bertahap akan menggantikan aplikasi-aplikasi lainnya. Meskipun memiliki perencanaan yang matang, proses integrasi SharePointProject tetap saja mengalami masalah.
- Eksekutif dan manajer proyek umumnya terlalu sibuk mengerjakan tugas harian mereka sehingga tidak dapat ikut sesi pelatihan penggunan SharePointProject
- Proses penggantian aplikasi ke SharePointProject membutuhkan waktu yang banyak semua file dari drive harus dipindahkan ke sana
- Banyaknya proyek dan pekerjaan harian yang dijalankan membuat manajer proyek menjadikan integrasi SharePointProject prioritas akhir
