Knowledge Management Cycle

Knowledge Management adalah suatu rangkaian kegiatan yang digunakan oleh organisasi untuk mengidentifikasi, menciptakan, menjelaskan, dan mendistribusikan pengetahuan (transfer pengetahuan) untuk digunakan kembali, diketahui, dan dipelajari di dalam organisasi tersebut. Dalam penerapan Knowledge management terdapat beberapa model yang sering dipergunakan, akan tetapi hanya 4 model dari banyaknya model knowledge management yang ada di dunia yang sering dipergunakan. Ke empat model KM tersebut dianggap paling mendeskripsikan proses dari knowledge management secara  lebih mendetail jika dibandingkan oleh model yang lain, karena sebab itulah ke 4 model dari knowledge management banyak dipergunakan dalam prakteknya sehari-hari. Ke empat model tersebut yaitu:

1. The Meyer and Zack KM cycle (1996)

Berasal dari rancangan dan pengembangan dari produk informasi dimana didefinisikan sebagai informasi yang dijual kepada internal maupun eksternal seperti database, customer profile, dll. Pelajaran dari siklus produk fisik dapat diterapkan untuk pengelolaan aset pengetahuan. Pendekatan ini menyediakan sejumlah analogi yang berguna seperti product platform (repositori pengetahuan) dan information process platform (perdagangan pengetahuan).

Berikut adalah tahapannya :

• Acquire : membahas masalah mengenai sumber bahan baku seperti ruang lingkup, keluasan, kedalaman, kredibilitas, akurasi, ketepatan waktu, dll
• Refine : sumber daya utama baik secara fisik (migrasi dari satu medium ke medium yang lain) maupun logis (pengindeksian dan pengintegrasian)
• Store : bersifat fisik seperti (file folder, informasi dicetak) atau digital (Database, KM software)
• Distribute : bagaimana produk tersebut dikirimkan ke end user dan tidak hanya meliputi media pengiriman tetapi juga penggunaan waktu, frekuensi, bentuk, dsb
• Present : user diharapkan memiliki konteks yang cukup untuk dapat memanfaatkan konten pengetahuan

1. The Bukowitz & Williams KM cycle (2000)

Menjelaskan bagaimana organisasi dapat menghasilkan, memelihara, dan menyebarkan kumpulan pengetahuan strategis yang benar untuk menciptakan nilai.

Berikut adalah tahapnya :

• Get : mencari informasi yang dibutuhkan untuk membuat keputusan, memecahkan masalah, dan berinovasi.
• Use : menggabungkan informasi dengan cara yang baru dan menarik untuk mendorong inovasi organisasi.
• Learn : proses belajar secara formal dari pengalaman sebagai sarana menciptakan keunggulan kompetitif.
• Contribute : mendapatkan karyawan untuk memposting apa yang telah mereka pelajari untuk repositori.
• Assess : evaluasi pada modal intelektual.
• Build/Sustain : memastikan bahwa modal intelektual masa depan organisasi layak dan kompetitif.
• Divest : tidak berpegang pada aset intelektual fisik atau tidak mencipatakan nilai lagi.

1. The McElroy KM cycle (2003)

Model ini memberikan penjelasan mengenai bagimana pengetahuan dimanfaatkan untuk evaluasi organisasi. Proses pengetahuan pada produksi pengetahuan dan integrasi pengetahuan, dengan serangkaian umpan balik untuk memori organisasi, keyakinan, klaim dan pengolahan lingkungan bisnis.

• Knowledge Production

Pada tahapan ini, organisasi mencoba menyelesaikan masalah yang sedang mereka hadapi dengan melakukan berbagai cara seperti formulasi, kodifikasi dan evaluasi kinerja organisasi sehingga organisasi akan memperoleh pengetahuan mengenai sumber masalah yang selama ini menghambat jalannya kinerja organisasi.

• Knowledge Integration

Untuk menyelesaikan masalah yang sedang dihadapi oleh organisasi, maka pihak organisasi dapat melakukan beberapa cara yang kiranya dapat memberikan pengetahuan baru bagi organisasi dalam menyelesaikan masalah mereka.

1. The Wiig KM cycle (1993)

Berfokus pada 3 kondisi yang perlu hadir bagi suatu perusahaan untuk menjalankan usahanya berhasil yaitu harus memiliki bisnis dan pelanggan, memiliki sumberdaya, dan kemampuan dalam bertindak.

Berikut ini adalah tahapannya :

• Building knowledge adalah mengacu pada berbagai kegiatan mulai dari riset pasar, focus groups, survei, competitive intelligence, aplikasi data mining. Lima kegiatan utama adalah memperoleh pengetahuan, menganalisis pengetahuan, merekonstruksi pengetahuan, menyusun dan model pengetahuan, dan mengatur pengetahuan.
• Holding knowledge adalah pengetahuan yang terdiri dari mengingat, diakumulasi pengetahuan ke dalam repositori, dan pengarsipan pengetahuan.
• Knowledge pooling adalah koordinasi pengetahuan, perakitan pengetahuan, dan mengakses pengetahuan.
• Apply the knowledge ada caranya yaitu menggunakan pengetahuan untuk melakukan tugas rutin, menggunakan pengetahuan untuk survei, menggunakan pengetahuan untuk menggambarkan situasi dan ruang lingkup, dll