Menentukan Visi BPM dan Strategi Implementasi (Part 2)

Component 2 – Program Management

Dengan adanya kolaborasi projek management dan communication. Kemungkinan besar,  organisasi tidak invest dengan semestinya pada saat implementasi dan delivery plan agar secara simple dan konsisten menyapaikan status, meningkatkan kepercayaan, mencegah rumor, dan pemberian support. Program atau projek management menjadi vital untuk membangun tim yang kuat , delivery yang masuk akal, dan pandangan user yang baik.

Tim member harus mempertimbangkan beberapa komponen program management dibawah ini :

1. Project Management
   1. Apakah ada project plan ?
   2. Apakah ada WBS atau project schedule ?
   3. Apakah ada sumber daya manusia yang mencukupi untuk mendelivery project secara tepat waktu dan murah ?
   4. Apakah personel sudah dilatih terkait peran dan tanggung jawab untuk delivery yang cepat ?
   5. Apakan environment dan system tersedia untuk instalasi, konfigurasi, integrasi, development, dan deployment ?
   6. Apakah perubahan management dan penerimaan kriteria sudah tepat ?
2. Cummunication Plan (Lives within project plan)
   1. Apakan penyampain pesan tepat untuk setiap audience ?
   2. Apakah tools komunikasi siap dan tersedia untuk stakeholder dan user ?
   3. Apakah stakeholder sudah setuju dengan timing dan frequency ?
3. Reward and recognition(Lives within project plan)
   1. Apakah tim member termotivasi untuk sukses ?
   2. Apakah kontrubusi mereka dihargai dan diakui ?
   3. Apakah mereka mimiliki peluang untuk tumbuh ?
4. Governance (Lives within project plan
   1. Apakah standar tepat untuk project selection, business case analysis, implementation methodology, dan user acceptance ?
   2. Apakah ada orang yang bertanggung jawab dan bisa diandalkan untuk memilih dan menetukan pekerjaan dan project acceptance ?
   3. Apakah projek didokumentasikan dengan baik untuk keperluan KM ?
   4. Apakah pelajaran sudah dipahami untuk menghindari kesalahan masa lalu ?
   5. Apakah tim member dan user mengikuti internal policies dan prosedur untuk memastikan pemenuhan ?
   6. Apakah tim member ditraining dan disupport untuk bisa sukses ?
5. Optimization (Lives within project plan)
   1. Apakah terdapat peluang untuk mempercepat proses dengan mengeliminasi proses yang tidak berguna ?
   2. Apakah terdapat peluang untuk mempercepat dan mengautmatisasi proses dengan mengintegrasikan upstream atau downstream activities ?
   3. Apakah terdapat perluang untuk mempercepat proses dengan cara memperoleh metriks baru untuk mengukur efektifitas dan efesiesnsi ?