Menentukan Visi BPM dan Strategi Implementasi (Part 1)

Ada 3 kompenen penting dalam menentukan kesuksesan sebuah implemntasi BPM, yang diantaranya adalah :

1. Analysis and Design – Proses assessing dan re-engineering dilakukan untuk memastikan ke efektifitasan ketika mengidentifikasi requirement bisnis dan teknikal secara realistis dan objektif agar bisa dicapai. Spesifikasi dan solusi juga harus selaras dengan objektif strategi dan matriks.
2. Program Management – Menyelaraskan strategi dengan solution desaign dan human resources untuk dijadikan acuan development, dan perbubahan management yang berkelanjutan untuk memastikan on-time pada penyampaian budget.
3. Training and Talent Development – Mengembangkan skill untuk menganalisis, mendesain, implementasi, deploy, mengola, dan merubah solusi.

Anggota tim termasuk jajaran eksekutif bisnis, bisnis analis, developer, arsitek, dan projek manager. Setiap individu harus memiliki spesifik peran dan tanggung jawab. Bersama-sama mereka harus fokus dengan tranfomational objektives, budget, deliverable, dan timelins.

Component 1: Analysis and Design

Kebanyakan orang ingin mengetahui “Apa yang terjadi pada profesional BPM requirement design specification” Jawabnnya adalah “Banyaknya pertanyaan provokasi dan banyaknya kolaborasi”

Ketika mempersiapkan sebuah implemtasi BPM, secara teliti melakukan pendekatan tahapan analisis dan desain. Bisnis dan teknikal requirement menghasilkan “spesifikasi” dokumen yang digunakan untk mengesrimasi Level of Effort (LOE) dan menghasilkan asosiasi projek plan dan work breakdown structure (WBS). Dalam setiap projek plan ada time budgeted untuk torubleshooting, namun tujuannya adalah untuk memiliki dokumentasi requirement secara komperensif yang berguna untuk mengeliminasi keraguan akan objektif dan ekspetasi dan menyediakan dasar yang kuat untuk mengontrol scope projek secara menyeluruh. Sehinnga kemampuan atau seni dalam melakukan pertanyaan menjadi sangat penting dalam menyelesaikan projek.

Tim member harus menanyakan pertanyaan-pertanyaan ini :

1. Problem statement (describe/define)
   1. Apa saja masalah yang perlu diselesaikan ?
   2. Kapan masalah itu muncul ?
   3. Kenapa masalh bisa terjadi ?
   4. Siapa yang diruginak karena masalah tersebut ?
   5. Apa saja yang terkena dampaknya ?
2. Goal and objective (harus spesifik, bisa diukur, dapat dicapai, relevan, dan dalam time boundaries)
   1. Apa tujuannya ?
   2. Apa saja yang akan dihasilkan ?
   3. Apa implikasi dari strategi ?
3. Project scope
   1. Berdasarkan timeline dan budget, apa saja yang ada didalam scope (contoh region, customer segment, regulation) ?
   2. Apa saja yang diluar scope ?
   3. Bagaimana menanggapi sebuah ide baru dan opportunity untuk menghindari scope creep ?
4. Project plan dan project schedule
   1. Kapan timeline untuk deliveri ? apakah hal tersebut masuk akal ?
   2. Bagaimana prodject delivery milestones ?
   3. Apakah human dan system resource tersedia ?
   4. Bagaimana projek tersebut cock untuk strategi tranformational bisnis secara menyeluruh pada organisasi ?
5. Success metrics and KPIs
   1. Bagaimana sukses bisa diukur ?
   2. Apa key input dan output yang dibutuhkan untuk mengukur sukses ?
   3. Bagaimana data diperoleh ?
   4. Bagaimana data disajikan ?
   5. Siapa yang harus mengakses data tersebut ?
6. Business Process Components
   1. Apa itu proses ?
   2. Apa saja workflow objects/activities ?
   3. Apa saja business rules untuk mengatur object dan aktivitas ?
   4. Apa saja proses variable yang berhubungan dengan setiap aliran objek ?
   5. Seberapa besar flexibility dibutuhkan agar bisa secara cepat menyelesaikan dan berkolaborasi dengan semestinya ?
   6. Apakah hal yang sia-sia sudah dieliminasi ?
7. User Experience Components
   1. Bagaimana user dapat mengakses solusi ?
   2. Bagaimana user bisa berinteraksi denga efektif dan efesien ?
   3. Data apa yang dapat secara otomati terintegrasi dengan system ?
   4. Bagaimana user berkolaborasi ?
   5. Bagaimana dokumen dimanage ?
   6. Bagaimana dokumen dimanage dalam proses untuk memungkiinkan case management ?
   7. Apakah anda membutuhkan suppor mobile user ? jika iya, seberapa berbeda pengalaman mereka ?
   8. Apakah kesamaan use case untuk user pada platform terbatas oleh handphone atau browser yang sudah usang ?
8. Reporting and dashboards
   1. Siapa yang membutuhkan dashboard laporan ?
   2. Apa saja data yang harus diperoleh ?
   3. Bagaimana data harus ditampilkan ?
   4. Siapa yang membutuhkan ad-hoc reporting ?
   5. Siapa yang harus melakukan analisis ?
   6. Siapa yang membutuhkan activity-based atau metric-based notification ?
9. System and configuratino requirement ?
   1. Berapa banyak user ?
   2. Berapa banyak grup ?
   3. Berapa banyak environement ?
   4. Apa saja system yang terintegrasi dengan workflow ?
   5. Bagaimana menangani notifikasi ?
   6. Bagaimana menangani lampiran ?
   7. Berapa lama perkejaan harus diarsipkan ?
10. Data Migration ?
    1. Apa saja data dan proses yang akan dipindahkan dari system ke system setelah diproduksi ?

Setiap tahapan harus dipastikan akan integrity dan accuracy terkait requirements/ Benefit harus diukur menggunakan financial yang sudah matang, cost dan invement metedologi.