Bussiness Proccess Reenginering (Part 3)
BPR pertama kali diperkenalkan pada tahun 1776 oleh Adam Smith yang digunakan untuk membagi area pekerjaan untuk meningkatkan produktivitas. Dan setelah itu pada tahun 1820 digunakan oleh American Railway untuk membuat birokrasi bisnis modern. Dan pada tahun 1880 digunakan oleh Frederic taylor untuk melakukan observasi dan analisa untuk mengoptimalisasi rata-rata produksi dengan kata lain untuk mengembangkan pekerjaan dengan cara yang paling tepat (Decision Support Systems Laboratory, NTUA, 2013).
Business process reengineering(BPR) merupakan penrancangan ulang inti proses bisnis untuk mencapat peningkatan produktivitas yang signifikan baik dari pengurangan biaya dan waktu siklus serta peningkatan kualitas (Bain & Company guide, 2015). BPR digunakan untuk menjebatani operasi bisnis dan perancangan sistem dan banyak perusahaan yang mendapatakan benefit yang tinggi dari pengimplementasian dari project BPR (Huang, Lee, Chiu, & Yen, 2015). BPR menggunakan pendekatan untuk perancangan kembali cara kerja dalam mendukung misi organisasi dan mengurangi biaya. Perancangan ulang dimulai dengan penaksiran level tinggi terhadap misi organisasi, tujuan strategis, dan kebutuhan pelanggan. Pertanyaan dasar yang ditanyakan seperti “apakah misi kita harus diperjelas? Apakah tujuan strategis kita berjalan beriringan dengan misi kita? Siapa pelanggan kita?”. Secara ekstrim, dapat dikatakan bahwa BPR menganggap dan mengandaikan bahwa proses yang digunakan sekarang sudah tidak relevan lagi, tidak layak lagi, sudah kadaluwarsa, jadi harus dilupakan dan ditinggalkan saja. Mulai sama sekali dari permulaan. Sikap semacam ini memungkinkan para designer proses bisnis untuk tidak terikat lagi pada proses yang lama, namun dapat terfokus pada proses yang sama sekali baru. Langkah-langkah dalam melakukan BPR:
- Hilangkan semua aktifitas yang tidak mempunyai nilai tambah
Dalam suatu organisasi terkadang ditemukan aktifitas-aktifitas yang tidak berkaitan dengan inti usaha yg dijalankan, karena terkadang aktifitas itu hanya bertujuan untuk membuat karyawan lebih aktif dan produktif hanya saja tidak menunjang tujuan dari organisasi tersebut.
- Mempermudah semua aspek kerja jika memungkinkan
Masih ada pekerjaan yang dilakukan secara manual seperti workflow dari proses MOC yang harus menjalankan proses nya dengan mencetak semua dokumen terkait dan membawanya kesetiap orang yang terkait untuk proses approval.IT dapat menjadikan proses lebih mudah, dengan menerapkan e-moc, semua proses tersebut dibuat secara elektronik dan digital tanpa harus menggunakan kertas dan kurir. Semua proses dilakukan aplikasi komputer yang dibuat sedemikian rupa sehingga memudahkan dalam proses yang jauh lebih cepat dan praktis.
- Mengintegrasikan semua elemen di dalam proses
Dahulu di suatu perusahaan besar, semua pekerjaan di setiap departemen dilakukan secara terpisah dan sulit memonitor semua pekerjaan dan hasilnya dalam waktu bersamaan. Saat ini dengan menggunakan aplikasi IT seperti SAP, semua departemen di dalam perusahaan berintegrasi. Seorang Manajer, Direktur atau CEO bisa dengan mudahnya mengakses semua pekerjaan bawahannya diseluruh departemen, seksi-seksi dan seluruh bagian dalam perusahaan dalam waktu bersamaan hanya melalui aplikasi komputer tersebut. Integrasi ini menjadikan organisasi atau perusahaan lebih efektif dan efisien dalam kaitannya dengan proses dan waktu.
- Mengotomatisasi aktifitas-aktifitas jika perlu.
Proses otomatisasi di dalam perusahaan menjadikan perusahaan lebih efisien karena aktifitas yang sebelumnya dilakukan banyak orang dengan waktu yang panjang dapat dilakukan oleh mesin atau komputer dengan waktu yang lebih pendek. Tapi tidak semua aktifitas bisa diterapkan otomatisasi ini, tergantung jenis pekerjaannya.
