BPM Models (Part 4)

Root Cause Analysis

Menurut Tomic dan Brikic (2011:16) root cause analysis merupakan langkah – langkah    dengan    urutan    tertentu    untuk    mengidentifikasi,    menyelidiki,    dan mengelompokkan akar penyebab sebuah di dalam sebuah kejadian.

Berikut merupakan 4 langkah dalam melakukan root cause analysis menurut Rooney dan Heuvel (2004) :

1. Data Collection.

Langkah    pertama    merupakan    mengumpulkan    data,    sehingga    dapat melengkapi  informasi  apa  saja  yang  dibutuhkan  dan  memahami  kejadian yang    terjadi.    Sebagian    waktu    dihabiskan    untuk    menganalisa    dan mengumpulkan data.

2. Causal factor charting.

Menyediakan struktur bagi para penyelidik untuk mengatur dan menganalisa informasi   yang   dikumpulkan   selama   penyelidikan untuk mengatur   dan menganalisis   informasi   yang   dikumpulkan   selama   penyelidikan   dan mengidentifikasi kesenjangan dan kekurangan yang terjadi.

3. Root cause identification.

Ketika semua faktor penyebab telah diidentifikasi, langkah dilakukan dengan menggunakan   sebuah   diagram   keputusan   untuk  mengidentifikasi   alasan pokok   atau   alasan   untuk   setiap   faktor   penyebab.   Dalam   langkah   ini, identifikasi   dapat   membantu   untuk   menemukan   cara   untuk   mengatasi masalah yang terjadi.

4. Recommendation generation implementation

Memberikan    rekomendasi    untuk    melakukan    implementasi terhadap pemecahan   masalah   yang   ditemukan   pada   langkah   ke   3 (root  cause identification).  Dan  perusahaan  harus  memastikan  bahwa  rekomendasi  yang diberikan akan diawasi hingga implementasi selesai.

PCM(People Capability Matrix)

Menurut  Jetson  dan  Nelis  (2008:136) people  capability  matrix merupakan sebuah framework yang digunakan untuk mengatur dan mengembangkan orang yang terlibat langsung dalam proses. Dilakukan perbandingan antara PCM terhadap proses sekarang dan PCM proses baru untuk melihat gap yang terjadi. Garis horizontal pada matrix  menunjukkan  kemampuan  atau  kompetensi  utama yang  dibutuhkan  oleh setiap  proses  untuk  menyelesaikan  tugas  atau  aktifitas,  sedangkan  garis  vertical menunjukkan  end-to-end  process  model,  gabungan  dari  beberapa  proses  atau  satu proses.

BPMN (Business Process Management Notation)

Menurut  Jetson  dan  Nelis  (2008:196) BPMN  merupakan  sebuah  notasi standar  untuk  permodelan  proses bisnis. BPMN  digunakan  untuk  permodelan  grafis antara  alat  permodelan  bisnis  proses  dan  aplikasi BPM yang  digunakan,  dengan demikian, BPMN digunakan untuk melengkapi standar BPM lainnya.

Menurut  Flowers  dan  Edeki(2013:35-40)  BPMN  diagram mempunyai  4 kategori elemen grafik, yaitu :

• Flow Objects

Dalam  kategori  ini  terdapat  aktivitas  dan gateway.  Aktivitas  yang  dimaksud  adalah proses  yang  dilakukan  oleh  para  aktor  dan gateway  menunjukkan  bahwa  adanya keputusan yang dibuat.

• Connection Objects

Merupakan garis yang menghubungkan elemen – elemen pada diagram. Connection objects  terdapat sequence  flows (menghubungkan  elemen  pada  swimlane  yang sama), message  flows  (menghubungkan  elemen  dari pools yang  berbeda)  dan associations (menghubungkan input dan output terhadap elemen lainnya)

• Swimlanes

Komponen  ini  digunakan  untuk  menjelaskan  siapa  aktor  yang  melakukan  suatu aktivitas atau tindakan tersebut.

• Artifacts

Merupakan  elemen  yang  mengelompokkan  dan  meganotasikan  model,  sehingga pembaca  dapat  mengerti  dengan  baik  maksud  dari  aktivitas  dan  tindakan  yang dilakukan.